Ya sabes que necesitas de forma urgente un Asistente Virtual que te apoye con la realización de ciertas tareas que te quitan mucho tiempo útil, que no sabes cómo hacer o que simplemente no quieres hacer.

Has determinado con claridad la tarea a realizar y el objetivo que quieres alcanzar con la contratación de este asistente.

Además, has establecido las vías de comunicación que te gustaría tener con tu asistente, los lineamientos de la relación laboral y el presupuesto que destinarás a esta contratación.

Pero… ¿dónde puedes buscar un Asistente Virtual confiable?

Existen varias maneras de buscar a tu primer asistente virtual. Por ejemplo, puedes pedir recomendaciones entre tu grupo de colegas. Esta búsqueda tiene una gran ventaja: te pueden dar fe del buen trabajo de ese asistente. Sin embargo, cuando eres emprendedor, encontrarás bastante complicado eso de tener colegas con quienes conversar.

Otra opción muy popular es buscar asistentes en sitios web de freelancers como Upwork o Freelancers. Sí, en esos websites hay mucho freelance capacitado para hacer ese trabajo que necesitas, que seguro tienen una tarifa irresistible y que están a la orden para comenzar cuando quieras, pero ¿quién te garantiza que el que escojas sea un profesional responsable, honesto y con capacidad para teletrabajar? Es una decisión arriesgada, si tomamos en cuenta que no tiene el aval de alguien que conozcas.

Queda una tercera opción que no debes pasar por alto: buscar tu asistente en una agencia de Asistentes Virtuales, como CiavGroup.

Las agencias suponen un gran beneficio para los clientes: te garantizan que trabajarás junto a un profesional capacitado tanto en el área que requieres, como en habilidades tipo teletrabajo y comunicación efectiva.

Aunque a primera vista pareciera ser más costoso que establecer la relación de forma directa con el asistente, a la larga verás que el costo-beneficio es mucho mayor.

Pero existen más razones por las que contratar un asistente a través de una agencia de Asistentes Virtuales es la mejor opción, sobre todo si es la primera vez que sumarás este tipo de colaborador a tu equipo.

Ventajas de contratar un asistente en una agencia de Asistentes Virtuales

Comencemos por la razón más obvia. Contratar por medio de una agencia de Asistentes Virtuales te asegura personal calificado para ejercer el trabajo que tú requieres. Puedes estar seguro de que las agencias serias y con tradición como CiavGroup, solo contratan Asistentes Virtuales que tengan estudios universitarios, acumulen experiencia en un área profesional específica y estén en constante capacitación. Es más, muchas agencias, como la nuestra se preocupa porque sus asistentes sean lo más especializados posible en un aspecto determinado. Es decir, si buscas un asistente para conseguir clientes a través de redes sociales, podrás contratar aquel especializado en ventas en social media, en lugar de un community manager general.

Además, una agencia te garantiza una respuesta oportuna ante cualquier inconveniente. Imagina que contrates un asistente en un sitio web de freelancers y éste desaparezca, nunca responda tus correos y se quede con información sensible de tu empresa. Una catástrofe. Con una agencia de asistente es poco probable que esto suceda porque sus asistentes firman contratos que los vincula de forma legal a la agencia. Y si llegas a tener algún inconveniente con el asistente o la forma como ejecuta el trabajo, la agencia responderá de forma oportuna para que tu empresa no corra riesgo alguno.

Si el dinero es un problema, las agencias suelen tener diferentes opciones de pago como: pago por horas trabajadas, proyecto culminado o un periodo de tiempo fijo. La agencia te asegura que el asistente ha trabajado las horas que dice, así que pagarás lo acordado. Además, los asistentes reciben una remuneración acorde a sus conocimientos, experiencia y capacidades, por lo que sus ingresos serán justos.

¿Ya estás convencido? Pues veamos cómo es el proceso de contratación.

¿Cómo contrato un asistente en un agencia de Asistentes Virtuales?

1.- Determina tus necesidades reales: Como dijimos al principio, antes de contratar a un asistente, debes tener muy claro cuál es tu objetivo a cumplir y por qué requieres de un Asistente Virtual para alcanzarlo. Además, establece si necesitas que cumpla una sola tarea en un momento específico o si será una relación a largo plazo. Determina cómo te gustaría pagar (por horas trabajadas o por proyectos) y cuánto presupuesto puedes destinar a este colaborador. Toda esta información te presentará un panorama muy claro que te ayudará en la contratación.

2.- Escoge una agencia: Antes de lanzarte en el infinito océano de Google para conseguir una agencia de Asistentes Virtuales, comienza por hacer una investigación entre colegas o personas que conozcas en reuniones de networking. Quizás alguien ya haya trabajado con una agencia y te la puede recomendar. Si no es el caso, busca en Google bajo palabras claves como “agencia de asistentes virtuales en español” o “agencias de asistentes virtuales en Quito”. También puedes buscar en sitios como LinkedIn. Revisa quiénes conforman la agencia, quién está a la cabeza, cómo es su currículo, con qué empresas han trabajado, cómo es su metodología y cómo seleccionan a su personal.

3.- Contáctalos: Ve al botón o ventana de contacto. Con seguridad, deberás rellenar un formulario con tus datos y el servicio que requieres. Ellos se pondrán en contacto contigo ya sea mediante un correo electrónico o una llamada telefónica.

4.- Agenda una reunión por videollamada: Cuando te contacten, te pedirán agendar una reunión vía Skype o cualquier otro medio que prefieras como Google Hangout o Zoom. En esta reunión deberás profundizar en lo que necesitas. La agencia te hará preguntas para concretar tus requerimientos. Aquí pueden pasar varias cosas: que tengas tan claro lo que necesitas que la negociación sea muy rápida; que, con ayuda de la agencia, te des cuenta de que necesitas otro servicio distinto para alcanzar tus objetivos de empresa; o que te des cuenta de que no necesitas un Asistente Virtual, sino quizás un empleado a tiempo completo o un mejor sistema de organización de tiempo. Una agencia honesta te ofrecerá justo lo que requieres, así eso sea descartar el servicio de Asistente Virtual.

5.- Acuerden los términos: Una vez decidido qué tipo de servicio contratarás, deben acordar los términos del contrato. Recuerda especificar lo que necesitas como: horas de trabajo del asistente, modalidad de pago, sistema y cláusulas de confidencialidad, si son necesarias.

6.- Comienza a trabajar con tu asistente: Con todos los términos aclarados y el contrato firmado, estás listo para trabajar con tu asistente. Recuerda que para él, éste es un trabajo nuevo, y necesitará un tiempo para adaptarse. Considera ofrecerle una inducción en la que le indiques qué debe hacer, qué esperas de él y que pueda despejar dudas en cuanto a la ejecución de la tarea. Indícale también cómo quieres que se comuniquen (e mail, Whatsapp, Skype u otro), la frecuencia de esas comunicaciones y la forma de hacer feedback. Tú también necesitarás tiempo porque delegar de forma efectiva no es nada fácil. Trata de establecer desde el principio un ambiente de confianza, de manera que la relación sea cómoda para ambos y el trabajo fluya de la mejor manera posible. Si todo marcha bien, verás que ya no será “mi asistente Virtual”, sino “mi compañero de trabajo”.

¿Qué esperas de una agencia de Asistentes Virtuales? Cuéntanos en los comentarios.