En la cultura laboral de la actualidad, muchos jefes y emprendedores cargan con una cantidad de trabajo absurda sobre sus hombros ya que piensan que mientras más tareas ejecuten al mismo tiempo, más productivos son y mejor se verán ante los ojos de sus superiores o clientes.

Sin embargo, llenarse de tareas que bien pudieran ser realizadas por otros miembros del equipo solo tiene un fuerte impacto en la productividad, haciendo que menos acciones sean completadas y el trabajo sea deficiente.

Al liderar un equipo o estar al frente de un emprendimiento, la persona a cargo debe ser muy sabia y elaborar un mapa en donde establezca cuáles son esas tareas fundamentales que él debe ejecutar y cuáles, importantes pero secundarias, pueden o deben ser ejecutadas por otros miembros del equipo o hasta por un asistente virtual. Esa acción de entregar tareas a otra persona se denomina delegar.

Sí, delegar es difícil por varias razones. Cuántas veces no has dicho las siguientes frases: “Es que solo yo sé hacer ese trabajo” o “Nadie lo va a hacer tan bien como yo”.

Te decimos un secreto, esas dos frases son de las más grandes mentiras que un empresario, jefe o líder se puede decir a sí mismo.

En un equipo bien conformado existen personas capaces no solo de ejecutar muy bien las tareas que les sean asignadas, sino de aprender habilidades nuevas que les sirvan para asumir un reto de ese tipo.

Cómo ya te dijimos, delegar es complicado, pero puede ser logrado de forma efectiva si se sistematiza y se cumplen ciertos pasos básicos.

Diferencia entre delegar y dar instrucciones

Antes de seguir con los pasos para delegar de forma efectiva, queremos hacer una diferenciación importante entre delegar y dar instrucciones.

Delegar consiste en asignar tareas que son importantes para la ejecución de un plan mayor, en donde la persona a la que se le asignan esas tareas asume una buena parte de la responsabilidad total, toma decisiones en torno a esas tareas y tiene autonomía para realizarla de la forma que le parezca más conveniente.

Dar instrucciones es simplemente decirle a los empleados o colaboradores cuáles son sus funciones básicas y cómo deben hacerlas, sin posibilidad de que tengan mayor responsabilidad o autonomía sobre esas tareas.

A todo empleado se les da instrucciones, pero no a todos se le delegan tareas importantes.

La importancia de delegar de forma eficiente

Delegar forma parte importante en la gestión de tiempo de jefe, líder o emprendedor ya que es un factor relevante en la productividad. Si eres capaz de delegar efectivamente, más productivo serás.

En la dinámica laboral, delegar juega un papel fundamental en la confianza que se genera en el equipo de trabajo. Cuando un jefe le dice a un empleado “Necesito que ejecutes esta tarea importante, que lo hagas a tu manera y que tomes tus decisiones” en realidad le está diciendo “Confío tanto en ti y en tu trabajo que sé que eres capaz de hacer esta tarea”. Para el empleado, esa responsabilidad se traduce en la necesidad de hacer el mejor trabajo posible para no defraudar a su jefe.

Para los asistentes virtuales, cuando un cliente le delega tareas importantes para el crecimiento de una empresa, la responsabilidad es aún mayor ya que no solo es responsable de ese proyecto, sino que su reputación como profesional está en juego.

Para la persona que delega, los beneficios son importantes ya que luego de asignar estas tareas, podrá enfocarse en el núcleo de su negocio o cargo y ser mucho más productivo. Además, tanto el empleado como el jefe, encontrarán nuevas formas de hacer esa tarea, lo que supondrá un desarrollo en sus vidas profesionales.

Si no sabes si es momento de delegar alguna tarea, el sitio web Forbes propone cuatro preguntas que te dirán si debes hacerlo o no:

1.- ¿Puedes confiar en las habilidades y capacidades de aquellos en los que delegas?

2.- ¿Los estándares y expectativas de desempeño son claros y obvios?

3.- Existen reglas o pautas que se deben seguir para confiarle a alguien una tarea o responsabilidad?

4.- ¿La tarea a completar requiere de mucha autoridad o no?

Con base en tus respuestas a estas preguntas, decidirás si debes o no delegar una tarea importante.

Cómo delegar de forma efectiva

1.- Establece un sistema de prioridades: Tómate tu tiempo y, con lápiz y papel en mano, establece cuáles son esas tareas fundamentales que solo tú debes ejecutar y cuáles son importantes, pero secundarias. Esas tareas secundarias son las que debes delegar.

2.- Identifica las fortalezas y debilidades de cada miembro de tu equipo: Todos tenemos fortalezas y debilidades. Identifica cuáles son las de tu equipo y con base en eso podrás asignar tareas. Ten claro que aunque un empleado tenga una debilidad en equis área, siempre puedes ayudarlo a aprender, de manera que deje de ser una debilidad y se convierta en fortaleza.

3.- Establece objetivos e instrucciones claras: La comunicación efectiva es clave en todo proceso de delegar tareas. Evita asumir cosas. Aunque algo sea obvio para ti, puede no serlo para quien ejecutará la tarea. Ofrece instrucciones claras que incluyan tanto ejecución, prioridades y fechas de entrega.

4.-  Pregunta si hay dudas o sugerencias: Luego de informar cuál será la tarea y de establecer objetivos e instrucciones, pregunta si hay alguna duda o sugerencia. Puede que algo no haya quedado suficientemente claro o que el empleado proponga una manera diferente de hacer lo que se le pide.

5.- Define el qué, el porqué, el cómo y el cuándo: Luego de hablar con el empleado o Asistente Virtual, te recomendamos que redactes un documento en donde establezcas qué hay que hacer, por qué le asignas esa tarea a él, cómo sugieres que la ejecute y cuándo debe entregarla. Incluye las fechas de revisión del proyecto de manera de que te asegures de que todo marcha bien y puedas sugerir correcciones a tiempo. En este documento deja muy claro lo que se puede hacer y qué está prohibido. Si hay dinero involucrado, establece el presupuesto máximo y cómo se puede usar.

6.- Si es necesario, enseña nuevas habilidades: Si al asignar una tarea, el empleado te informa que no sabe usar equis software o que no sabe cómo hacer una parte del proyecto, no temas a enseñarle esa habilidad que le hace falta. Si decidiste asignarle esa tarea es porque confías en su capacidad para ejecutarla de forma correcta. Ve esta situación como una oportunidad de hacer que tu empleado aprenda algo nuevo y sea mejor cada día. Ten en cuenta que si está aprendiendo, le tomará un poco más de tiempo hasta que tenga la destreza necesaria. Respeta la curva de aprendizaje. Ese tiempo invertido dará sus frutos cuando sea un maestro en la ejecución de esa tarea.

7.- Da y recibe feedback: Al finalizar la tarea, ofrece a tu empleado o asistente virtual un feedback de su desempeño. Evita basar tu feedback en opiniones personales. Recuerda que la intención de esta evaluación es que el empleado crezca en lo profesional y en lo personal. Pídele que también te evalúe, de manera que seas consciente de tus debilidades como cabeza de proyecto.

Delegar no es sencillo. Comienza por pequeñas tareas que estés seguro que otros pueden hacer por ti y ve aumentando la responsabilidad poco a poco. Cuando te des cuenta, habrás delegado todas las tareas importantes, pero no vitales y tú solo estarás concentrado en lo realmente fundamental para que tu empresa vaya hacia el éxito.

¿Sueles delegar tareas a tus empleados? ¿Has usado un Asistente Virtual para delegar? Déjanos tu experiencia en los comentarios.

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