Recibes entre 15, 20 o 30 correos electrónicos todos los días. Delega tu Gmail a un Asistente Virtual. No importa si estás en la oficina, en la casa o en el camino al trabajo porque apenas aparece esa notificación en tu teléfono celular, abres el Gmail para responder de forma inmediata.

Te escriben clientes potenciales con preguntas acerca de tu producto o servicio, clientes actuales para contarte cómo les fue con el producto, proveedores que te envían presupuestos, colaboradores que tienen dudas acerca las tareas que deben ejecutar.

Así pasas minutos y hasta horas respondiendo estas comunicaciones, de día y de noche. Seamos sinceros, has abierto tu Gmail hasta en la madrugada. Sabemos que lo has hecho porque nosotros también lo hicimos cuando nuestro emprendimiento estaba en crecimiento.

Sentíamos que si ese correo no era respondido apenas llegaba, perderíamos a ese cliente potencial o quizás se dañaría la relación con el proveedor.

Y aunque el correo electrónico es una de las herramientas más poderosas de comunicación con la que contamos en la actualidad, también es cierto que es uno de los grandes enemigos de productividad que existe. La razón es clara: si inviertes mucho de tu tiempo productivo (y hasta parte de tu tiempo de descanso) en estar pendiente de tu correo electrónico para responder de forma inmediata cada comunicación, tendrás menos tiempo disponible para optimizar tus producto o servicios, crear nuevas soluciones para tus clientes y atender los asuntos que realmente no puedes delegar a otras personas.
Es decir, el correo electrónico sí puedes, y debes delegarlo a un Asistente Virtual.

¿Te da miedo? ¿Sientes que es una decisión invasiva con la privacidad de tu empresa? ¿Temes perder la posesión de tu Gmail? ¿Te genera desconfianza entregar la contraseña de tu Gmail a un extraño? Existe una manera segura de ceder parte de tu Gmail a un asistente virtual y mientras sigues siendo tú el dueño de la cuenta. Lo único que debes hacer es conceder accesos a un colaborador externo, quien podrá gestionar tus correos, pero no podrá cambiar la configuración.

Así permites que un Asistente Virtual pueda manejar tu Gmail

Si requieres los servicios de un Asistente Virtual especializado en manejo y gestión de correo electrónico, debes preparar tu Gmail para que el asistente tenga acceso a él.

Veamos paso a paso lo que debes hacer en tu cuenta de Gmail:

Paso 1: Entra a Gmail desde tu computador. A pesar de que Gmail tiene una muy muy aplicación móvil, desde el celular no podrás ejecutar el resto de pasos.

Paso 2: Haz clic en la pequeña tuerca que se encuentra arriba a la derecha. Busca la opción “acceder a la configuración” y haz clic.

Paso 3: En la parte superior se desplegará un menú de forma horizontal. Haz clic en “cuentas e importación”

Paso 4: Baja hasta “conceder acceso a la cuenta”. Haz clic en “añadir otra cuenta”.

Paso 5: Aparecerá una ventana emergente en donde deberás introducir el correo electrónico de tu Asistente Virtual.

Paso 6: Haz clic en “enviar correo para conceder acceso”. El asistente dispondrá de 7 días para aceptar el acceso. Luego de ese período, el enlace perderá vigencia.

Paso 7: Al aceptar el acceso a tu cuenta, el Asistente Virtual podrá gestionar tu correos sin necesidad de tener el control absoluto de tu Gmail.

“Ey, ¿y qué pasa si necesito revocarle este acceso?”, te preguntarás. Es muy sencillo hacerlo. Haz todos los pasos hasta el punto 4 y haz clic en “eliminar”.

4 manos en Gmail: Cómo mantener el orden

Antes de que el Asistente Virtual comience a responder correos, es importante crear reglas y procesos y así evitar que se pierdan comunicaciones o que se duplique el trabajo.

Si requieres que el Asistente Virtual se encargue de forma exclusiva de la atención al cliente, indícale de forma expresa que solo delegas la tarea de responder esos correos.

Sin embargo, para saber si es o no un correo de un cliente, tendrá que abrirlo. Y es en este momento dónde puede haber confusión.

Existen varias manera de mantener organizado el Gmail de manera que cada persona sepa a qué comunicación debe prestar atención. Un Asistente Virtual especializado en el área, sabrá cómo organizarlo y te ayudará en la creación de ese proceso.

Por ejemplo, puede crear etiquetas o marcas de destacado para hacer seguimiento de los correos que ya fueron leídos y respondidos o de los correos que te corresponden a ti.

Delega la bandeja de tu Gmail a una agencia de Asistentes Virtuales

Si aún no te convence la idea de dejar en manos de un desconocido los correos que recibes en tu Gmail y preferirías tener el respaldo de una empresa que garantice la privacidad de tu correo y la experiencia de un Asistente Virtual especializado, deja esta tarea en manos de una agencia de Asistentes Virtuales como Ciav Group.

En Ciav Group te brindamos asistencia administrativa especializada en donde te ayudaremos a mejorar tu productividad al ser soporte en las tareas recurrentes, urgentes e importantes, como la gestión de tu correo electrónico.

Contamos con Asistentes Virtuales especializados en diversas áreas empresariales, que son seleccionados mediante un riguroso proceso y cuentan con más de 5 años de experiencia y con una sólida carrera universitaria. Nuestros asistentes especializados en gestión de correo electrónico, conocen cada truco y secreto de Gmail para ordenar las comunicaciones que recibes todos los días y encargarse de forma eficiente de las respuestas que les delegues.

Como sabemos que te preocupa la seguridad de tu empresa y sus comunicaciones, garantizamos que tu información estará segura con nosotros, ya que contamos con políticas de confidencialidad y código de ética.

¿Quieres conocer a fondo cómo podemos encargarnos de tu Gmail mientras tú te encargas de crear nuevas soluciones que impulsen tu emprendimiento hacia el crecimiento? Agenda ya mismo una reunión con nosotros haciendo clic aquí.

Cuéntanos, ¿qué es lo que más te preocupa de la gestión de tu correo electrónico? ¿Has pensado en contratar un asistente Virtual para gestionarlo? ¿Qué te impide dar ese paso? Queremos leerte y ayudarte a hacer de tu empresa, un referente en tu industria.

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