Una de las claves fundamentales al momento de teletrabajar es aumentar la productividad en esos espacios de tiempo en los cuales nos sentamos frente a la computadora.

En los artículos anteriores de este seriado en el que hemos tratado el teletrabajo, hemos abordado temas como la maternidad y el teletrabajo, la perspectiva del empleador y del empleado. El punto en donde todas estas aristas se unen es: la productividad.

Durante años nos han vendido la falsa creencia que hacer muchas cosas al mismo tiempo nos convierte en “súper productivos”. Sin embargo, el multitasking, como se le conoce a esta peligrosa técnica, solo logra retrasar tareas y procesos.

Realizar más de una actividad al tiempo tiene como resultado que ninguna de las tareas se culmine en el tiempo previsto, y si lo hacen, podrían no ser realizadas de la manera más óptima posible.

Por un momento imagina la cocina de un restaurant en plena hora pico del almuerzo. La cocina se divide por estaciones: fría, caliente y zona de decorado de plato. Los cocineros se distribuyen entre las estaciones de manera que cada uno sepa qué debe hacer en ese momento y, a pesar del estrés del momento, pueda ejecutar su trabajo sin distracción. Así, quien hace las ensaladas, no está pendiente del pollo que se está cocinando y quien está a cargo de ese pollo, no tiene por qué preocuparse por armar el plato para llevarlo al comensal. Si un cocinero debe preparar una ensalada, mientras al tiempo cocina el pollo y además debe armar el plato, podrían pasar varias cosas: que se le olvide algún ingrediente fundamental de la ensalada, que se le queme el pollo o, peor, no quede bien cocido o que el plato sea desastroso a la vista porque mientras decora, debe estar pendiente de otro alimento en la cocina.

Ahora supongamos que eres un diseñador que teletrabaja y el lunes te llegan tres solicitudes de diseño para una misma semana. De repente, te sientes agobiado porque desde casa no tendrás el apoyo de tus compañeros de oficina. Comienzas con el primer diseño de inmediato, pero enseguida comienzas a pensar en qué hacer para el segundo diseño. Paras lo que estás haciendo y entras a internet a ver referencias y así ir adelantando ese segundo diseño. Entonces recuerdas que ya habías comenzado el primer diseño y vuelves a él. A los pocos minutos ves una fuente tipográfica ideal para lo que te piden en el tercer diseño y decides hacer unas pruebas. Así termina el lunes y, aunque sientes que hiciste muchas cosas, en realidad no has avanzado nada en ninguno de los tres diseños porque fuiste “multitasking”.

Algunos expertos en productividad aconsejan hacer una sola tarea por lapso de tiempo y enfocarse profundamente en su ejecución, con la finalidad de que el resultado sea lo mejor posible.

No importa cuál sea ese lapso de tiempo. Cinco, diez o quince minutos son suficientes para enfocarse en una sola actividad y avanzar en ella.

Uno de los promotores de esta técnica es Francesco Cirillo quien ideó el famoso método Pomodoro (o método del tomate).

Cirillo propone usar un temporizador (como esos en forma de tomate que se usan en la cocina) para dividir el tiempo laboral 25 minutos por actividad, con descansos de 5 minutos. A los cuatro temporizadores, los descansos son más largos.

La técnica pomodoro es ideal si deseas comenzar a trabajar de forma más productiva y eficiente. Dividiendo el tiempo en 25 minutos y enfocándote en una sola tarea durante ese periodo, podrás avanzar en tus actividades como teletrabajador o Asistente Virtual.

¿Cómo funciona la Técnica Pomodoro?

De acuerdo al sitio web de Francesco Cirillo, la técnica pomodoro no solo es efectiva, sino también divertida, lo que permite cumplir con las asignaciones en poco tiempo, de forma eficiente y pasando un buen rato.

Su creador asegura que en 6 simples pasos podrás incrementar tu productividad de manera exponencial:

1.- Escoge una tarea que te gustaría terminar: Para comenzar, no tienes que probar la técnica directamente en tus obligaciones laborales. Piensa en algo que tienes pendiente en casa como arreglar ese gabinete que se descompuso hace meses o planchar la ropa acumulada desde hace días. Lo que realmente importa es “escoger una actividad que requiera de tu absoluta atención”.

2.- Establece 25 minutos en el temporizador: no importa si es un pomodoro de cocina o el temporizador del celular, lo importante es que tengas a la mano alguna herramienta en la que puedas contabilizar 25 minutos. Antes de programar el tiempo, sé sincero contigo y promete no distraerte durante ese tiempo. Son solo 25 minutos que dedicarás de forma absoluta a esa actividad. ¿Qué son 25 minutos? Nada. Y son muy valiosos cuando logras avanzar en esa tarea que tienes pendiente.

3.- Trabaja en la tarea hasta que suene el temporizador: Sumérgete en la tarea. Concéntrate y enfócate. Y si de repente recuerdas que debes hacer otra cosa “urgente”, toma nota de esa otra actividad, pero evita cambiar de tarea en este lapso de tiempo.

4.- Cuando suene el temporizador, detente: ¡Lo has logrado! Has aprovechado al máximo esos 25 minutos y seguramente avanzaste un gran trecho en la tarea que debías ejecutar. Si no lo lograste por alguna razón, no te desanimes. Quedan mucho minutos por delante para seguir intentando manejar la técnica.

5.- Tómate un descanso: Toma cinco minutos para descansar. Ya sea revisar tu correo electrónico, escuchar algo de música, tomar una taza café o té o simplemente meditar, estas actividades relajarán tu mente y tu cuerpo y te prepararán para sacar lo mejor en los próximos 25 minutos. Es importante que durante el descanso, te desconectes completamente de la tarea que estás ejecutando.

6.- Continúa el ciclo y toma descansos más largos luego de 4 temporizadores: Vuelve a establecer 25 minutos en tu temporizador y trabaja en esa tarea que debes terminar. A los cuatro temporizadores o pomodoros, toma descansos más largos. Ve aumentando los minutos de desconexión a 10, 15 o 20 minutos, el tiempo que necesites para pensar y asimilar mejor la actividad que estás realizando.

Cirillo asegura que la técnica que ha desarrollado te ayudará a establecer el esfuerzo que una tarea realmente necesita, eliminar interrupciones, estimar el tiempo que tus actividades regulares requieren para ser culminadas con éxito, establecer los temporizadores de forma más eficiente, establecer un horario y definir tus propios objetivos.

Ninguna técnica de manejo de tiempo es infalible ni todas funcionan para todos los teletrabajadores, pero si estás buscando un método que se ajuste a tus necesidades, la técnica del pomodoro es ideal para comenzar.

¿Cuál es la técnica de manejo de tiempo más efectiva para ti? ¿Has probado la técnica del pomodoro? Cuéntanos tu experiencia.

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