Si has considerado la posibilidad de contratar los servicios de un Asistente Virtual (VA por sus siglas en inglés) seguramente es porque entiendes que necesitas ayuda para que tu empresa crezca.

Si tienes una compañía que apenas está iniciando y no tienes empleados ni mucho dinero, un VA atenderá esas tareas de las cuales tú no tienes mucho conocimiento o no tienes el tiempo suficiente para atender. Además, te será muy rentable ya que no formará parte de la nómina de tu empresa y solo le pagarás por horas.

Las tareas que les puedes asignar son muchas: desde el manejo del social media de tu marca, el diseño de tu identidad gráfica, la redacción de informes para clientes hasta el manejo del área contable o el mantenimiento de tu sitio web.

Todas estas son tareas vitales para el correcto funcionamiento de tu empresa y, mientras vas creciendo y consolidándote en el mercado y decides si contratarás empleados para cada unidad de negocios de tu marca, tener a un equipo virtual es definitivamente la mejor opción.

Ya sabiendo que necesitas un VA, buscaste al mejor entre tus conocidos y sitios webs especializados en este tema. Los entrevistaste, estudiaste sus hojas de vida y te decidiste por el que calificaba más para el puesto. Sin embargo, no lo conoces realmente.

Comenzar a trabajar con un desconocido, genera ciertos niveles de ansiedad, que se incrementan por el hecho de no estar en la misma oficina. Resulta muy difícil generar confianza con alguien a quien no le ves la cara todos los días y con quien te comunicas de forma virtual.

La confianza es la base de todo equipo de trabajo, ya sea presencial o virtual. Cuando ésta no está creada sobre unas bases sólidas, los equipos no cumplen las metas y se generan fisuras en la empresa que son muy difíciles de arreglar.

Delegar tareas no es fácil, sobre todo porque creemos que nadie lo hará mejor que nosotros mismos y al contratar un VA podemos cometer el error de no fomentar esa confianza y entorpecer todo el trabajo.

3 errores que debes evitar con tus VA

1.- Dejar al VA solo: Sí, contrataste un VA para que se encargue de tareas que tú mismo no puedes, o no debes ejecutar. Sin  embargo, es un grave error asignarle tareas y no volverse a comunicar con él hasta la fecha límite para entregar el proyecto.

Si acordaste con él que debe entregar avances del proyecto cada tantos días o semanas, es importante que revises lo que entrega, hagas las correcciones necesarias (si las hay) y le des siempre un feedback de su trabajo. En el caso de que el trabajo va muy bien, recompénsalo ya sea con una llamada de agradecimiento o un email en donde lo felicites por su buen trabajo. Si hay que hacer correcciones, guíalo y comunícate con él para explicarle lo que necesitas y anímalo a que siga adelante.

Si el VA va solo por el camino, no sabrá cuando este cometiendo un error o hará el trabajo de mala gana porque siente que no es reconocido.

Como dijimos más arriba, la clave del éxito de cualquier equipo de trabajo es la constante comunicación. Ve en tu VA a ese compañero de trabajo que te apoya en las tareas y con el que lograrás cumplir los objetivos de tu marca.

2.- No darle espacio para que haga lo que sabe hacer: Delegar es difícil y delegar en alguien que realmente no conocemos lo es aún más. En estos casos podría pasar que tú, como cabeza de proyecto, quieras estar todo el día sobre tu VA para saber sí está ejecutando sus tareas y cómo las está haciendo.

Si la idea era delegar para tener el tiempo disponible y ocuparte de las tareas importantes, ¿por qué estarías todo el día pendiente de lo que hace tu equipo virtual? Quedarías en las mismas, ¿no?

Si estableces metas claras desde el comienzo del proyecto y armas un calendario para reuniones virtuales donde puedas ver los avances de las tareas, puedes dejar que cada VA haga su trabajo a su ritmo y a su manera, siempre y cuando cumpla con las asignaciones y fechas de entrega.

Confía en el VA que contrataste. Si no estás muy seguro de que haya comprendido a cabalidad sus asignaciones, pauta reuniones frecuentes con él, así tendrás la certeza de que todo marcha por buen camino y que si hay que optimizar algo, podrás hacerlo a tiempo.

Darles su espacio tiene otra ventaja: el VA puede desarrollar su creatividad y dar con soluciones que a nadie en la empresa se le habían ocurrido. Eso siempre es un plus que favorecerá a tu compañía.

Es normal que a un VA le tome un par de días o semanas, de acuerdo a la complejidad de la tarea, ejecutar sus asignaciones de la forma correcta o como tú las esperas. A esto se le llama curva de aprendizaje y se soluciona por medio del ensayo y error. Una vez que el VA agarra el hilo del proyecto, podrá trabajar con más holgura y tú te sentirás tranquilo y con la certeza de que el trabajo se está haciendo bien.

3.- Asignar demasiadas tareas: Algunas personas son víctimas de la tentación de delegar todas sus tareas a sus VA para ellos solo disfrutar de las “ganancias” de la empresa. La verdad, ninguna empresa funciona así. Tú eres responsable del funcionamiento de toda la empresa y tienes a tu cargo las tareas importantes para que crezca y sea robusta.

Si llenas a tu VA con decenas de tareas todas las semanas y no le permites que se concentre en aquellas que son las importantes, habrás perdido tu dinero y tu tiempo y, lo peor, no lograrás ninguno de los objetivos que te planteaste.

Es normal que sientas que tu VA puede encargarse de un par de tareas más, pero antes de asignárselas, consúltalo con él. Eso sí, evita que sea trabajo que te corresponde a ti como cabeza de empresa. Tú eres el líder y el equipo, ya sea presencial o virtual, te acompaña a cumplir objetivos.

Si prefieres evitar cualquiera de estas situaciones, te recomendamos contratar los servicios de un VA a través de una agencia de asistentes virtuales como Ciav Group.

En Ciav Group te ofrecemos Asistentes Virtuales con presencia en EEUU y Latinoamérica. Nuestro personal cuenta con educación universitaria y/o postgrados, acumula más de 5 años de experiencia, forma parte de nuestro sistema de educación continua y es contratado mediante un riguroso proceso de selección. Esto te asegura que son VA absolutamente capacitados para ejecutar las tareas que les son asignadas y podrás tener la confianza de que cumplirán con sus asignaciones de la manera correcta. Mientras, tú estarás tranquilo y te ocuparás solo de lo que te corresponde.

Contáctanos aquí y descubre mucho más de nuestros servicios.

¿Has contratado los servicios de un VA? ¿Qué otro error crees que se puede evitar en estas situaciones? Déjanos tus comentarios.