Se acaba el 2018 y aunque muchas empresas están pensando en la fiesta de fin de año y los regalos, lo mejor que puedes hacer es comenzar a trabajar en la planificación estratégica de 2019.

Porque no hay mejor momento para analizar los éxitos y “fracasos” del cierre de ejercicio que los últimos días del año. Así que toma algunos días de tus vacaciones decembrinas, agarra papel y lápiz y planifica de una vez lo que serán las finanzas para 2019.

“Yo soy un Asistente Virtual que trabaja solo en su emprendimiento. ¿También debo hacer esta planeación?”. Sí, todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben dedicar unos días a planificar el año entrante. Nadie emprende un viaje largo sin antes revisar el clima, armar el equipaje, ver el mapa y decidir qué caminos tomar y cuáles evitar.

Tomando como referencia una clase en vivo dictada por nuestros amigos de smartBeemo, escuela online que ayuda a emprendedores a tener negocios rentables, les contaremos cómo se debe realizar esta planeación estratégica en cinco simples pasos. ¿Están preparados?

5 pasos para realizar una planeación estratégica para 2019

1.- Tener un plan de negocios: Puede parecer obvio que si has emprendido y tienes tu propia empresa, ésta cuenta con un plan de negocios… pero son muchas las personas que obvian este paso tan importante. Ya sea porque no saben qué es, cómo hacerlo o piensan que no lo necesitan, algunos emprendimientos van por la vida sin un plan que los sustente. Y esto es fundamental para hacer tu planeación estratégica porque con el plan de negocios, podrás ver si estás siendo fiel a la visión, misión y objetivos de tu empresa. Es más, hasta podrías darte cuenta que tu misión, por ejemplo, ya no es la correcta y debes replantearla. Pero esto solo lo sabrás si cuentas con ese plan de negocios.

¿Qué es un plan de negocios? El sitio web Entrepreneur define el plan de negocios como “un documento escrito (…) que incluye básicamente los objetivos de tu empresa, las estrategias para conseguirlos, la estructura organizacional, el monto de inversión que requieres para financiar tu proyecto y soluciones para resolver problemas futuros (tanto internos como del entorno). También en esta guía se ven reflejados varios aspectos clave como: definición del concepto, qué productos o servicios se ofrecen, a qué público está dirigida la oferta y quiénes son los competidores que hay en el mercado, entre otros. Esto sin mencionar el cálculo preciso de cuántos recursos se necesitan para iniciar operaciones, cómo se invertirán y cuál es el margen de utilidad que se busca obtener”.

Así, el primer paso de la planeación estratégica consiste en revisar este plan de negocio para analizar si el desempeño de la empresa durante el año que culmina fue el esperado, si se desvirtuó su propósito o si hay que modificar algún aspecto fundamental. Y si no cuentas con un plan de negocio, debes crear uno antes de seguir adelante.

2.- Evaluar resultados del año que culmina: Esta evaluación debe hacerse en todas las áreas de la empresa: administración, recursos humanos, producción, finanzas, contabilidad, mercadeo, etc. Las compañías de los emprendedores suelen tener menos áreas (y mucho menos personal) que las grandes empresas por lo que se podría presumir que ese análisis es más sencillo. Como Asistente Virtual puedes analizar el área de finanzas, ventas, comunicaciones y mercadeo, por ejemplo. El análisis del año tiene un objetivo concreto: definir las estrategias del próximo año. Los resultados te dirán que no funcionó, para que lo modifiques y que sí funcionó, para que lo optimices y repliques el año entrante.

3.- Elaborar una matriz FODA: ¿Sabes que es una matriz FODA (o DOFA)? En nuestro artículo Cómo crear una Estrategia Digital para mi marca de Asistente Virtual la definimos como “la identificación de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de nuestra empresa. Las fortalezas y debilidades son internas de la empresa, mientras que las oportunidades y amenazas son externas a ella”.

Al realizar esta matriz, podrás ver de forma más clara cómo está tu emprendimiento con respecto a ella misma, al mercado y a la competencia. Cuando analizas a la propia empresa, y descifras cuáles son sus fortalezas y debilidades, descubrirás qué aspectos hay que mejorar y cuáles hay que replicar para el siguiente año. Al estudiar las oportunidades y amenazas, podrás estar un paso adelante a las tendencias y peligros que el mercado te presente y tendrás un plan de acción para aprovechar lo bueno y atacar los peligros.

4.- Planeación financiera en tres pasos concretos: Todos los análisis de los pasos anteriores te darán la información necesaria para realizar esta planeación financiera. Al ejecutar estas tres acciones, podrás establecer las metas del año siguiente.

  • Proyección de ventas: cuánto vas a vender en el año siguiente. En el caso de los Asistentes Virtuales podrías proyectar cuántos clientes vas a atender en el 2019.
  • Presupuesto de ganancias y pérdidas: Cuánto te va a costar vender, cuánto vas a gastar operativa y administrativamente. Incluye, por ejemplo, el valor correcto de tu tarifa.
  • Proyección de flujo de caja operacional: Cuánto te va a dejar el negocio.

Estas proyecciones deben hacerse de forma desglosada y mes por mes.

5.- Desarrollo del plan maestro: Ya analizaste y proyectaste así que ha llegado el momento desarrollar los planes de ejecución de cada una de las estrategias.

Define cuánto vas a crecer o vender, cuánto te va a costar vender y cuánto vas a gastar. Estos tres datos te dirán cuál va a ser la ganancia neta del año entrante.

Este plan maestro tendrá un objetivo global que debe ser numérico. Por ejemplo: “Voy a crecer X%, mi margen bruto va a ser X% y mi margen neto será X%”.

Este plan contendrá las estrategias puntuales para cumplir ese objetivo global. Por ejemplo: escribir un blog, añadir un nuevo servicio en comunicaciones internas, escribir un ebook con los 5 aspectos a tener en cuenta para llevar correctamente las finanzas, incluir el  uso del email marketing, etc.

Una vez hayas decidido qué estrategias te llevarán a cumplir el objetivo, debes desglosarlas paso a paso en esas acciones necesarias completarlas. Quizás para escribir un blog, primero debes definir el tema central y establecer un calendario de publicaciones con los temas específicos que desarrollarás.

El siguiente paso dentro del plan maestro es asignar responsabilidades. Si tienes empleados o personas que te colaboren en tu emprendimiento, decide de una vez a quién delegarás cada uno de estos planes. Además, debes establecer el tiempo en el que se hará cada tarea y cómo medirás que la tarea se esté ejecutando de la forma correcta y en los tiempos establecidos.

Perfecto, ya tienes tu planeación estratégica para 2019. Quizás pienses que no tendrás que hacer ningún cambio en este documento en los próximos 365 días. Pues no. De hecho, debes realizar reuniones con tu equipo cada dos o tres meses porque estas planeaciones suelen complicarse al llevarlas a la realidad. Y esto está bien. La vida real te dirá qué aspectos debes cambiar para que el objetivo se cumpla y cuáles otros no funcionarán de ninguna manera.

¿Y qué pasa si la planeación estratégica no es tu fuerte? Tranquila, recuerda que siempre puedes acudir a un colega Asistente Virtual para que te ayude a crecer tu emprendimiento en 2019.

¿En algún momento has hecho una planeación estratégica? ¿Cuál fue el aspecto más complicado de desarrollar y cómo lo hiciste? Déjanos tu historia en los comentarios.

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