Una asistente virtual te ahorra tiempo y dinero. Eso ya lo sabes. Es lo primero que te cuentan todos los artículos y especialistas que hablan acerca del tema. Como este blog.

Y es cierto. Aunque no es el único beneficio que trae a tu empresa.

De hecho, la integración de un profesional de este tipo puede significar una modificación en la cultura de tu empresa ya que supone un cambio de paradigma profundo, cuando se hace de forma correcta.

¿Qué significa hacerlo de forma correcta? Entender que una asistente virtual no es una profesional que se renta por horas, por decirlo de una manera. Sino un colaborador que aporta experiencia, habilidades y profesionalismo a tu equipo de trabajo. Este colaborador te ayudará a descubrir qué áreas de tu empresa puedes potenciar y qué áreas están interfiriendo con el cumplimiento de tus objetivos.

Antes de contratar tu primer asistente virtual, o solicitar nuevamente los servicios de uno en tu agencia de asistentes virtuales de confianza, te invitamos a descubrir qué áreas de tu empresa se pueden potenciar al sumar este colaborador a tu equipo de trabajo.

5 aspectos de tu empresa en los que te ayudará una asistente virtual

1.- Productividad: Uno de los grandes desafíos de toda empresa es mantener productivos a sus empleados.

Y mientras algunos jefes y cabezas de empresas piensan que la productividad es hacer la mayor cantidad de tareas en el menor tiempo posible, tú sabes que el multitasking quedó en el pasado. Bastante se ha demostrado que la productividad no es hacer mucho, sino hacer lo que hay que hacer en el tiempo estipulado para hacerlo. Es decir, decidir cuáles tareas son las verdaderamente importantes en el día y realizarlas durante la jornada.

¿Esto se cumple en las empresas? Lamentablemente, no.  Es bastante común ver a empleados realizando tareas que no corresponden a su cargo. Por ejemplo, creadores de contenido haciendo diseño gráfico. O vendedores ejerciendo cargos de atención al cliente.

Estas malas prácticas tienen un impacto negativo en el desempeño global de la empresa y puede tener repercusión en la salud mental de los empleados.

Sumar una asistente virtual a tu empresa garantiza que tus empleados se ocupen de forma exclusiva de las tareas para las que fueron contratados, mientras la asistente se ocupa de su especialidad.

Por ejemplo, si contratas a una asistente virtual especialista en diseño gráfico, tu personal dedicado a la creación de contenido usará de forma óptima su tiempo en… crear contenido.

Si contratas un especialista en atención al cliente, tu personal de ventas podrá dedicar su tiempo productivo en vender. Si buscas una asistente para investigación de mercado, el personal de marketing tendrá a su disposición estas investigaciones para el análisis y la creación de estrategias.

De esta manera, el flujo de trabajo se optimiza, cada empleado dedica su tiempo a sus tareas específicas y la productividad global se eleva.

Otro dato importante: si tienes problemas de productividad en tu equipo, pregúntale a la asistente qué técnicas usa para optimizar su tiempo. Seguro conoce un par de técnicas, como la del pomodoro o el principio de Pareto, que te ayudarán a hacer un uso más eficiente del tiempo

 

2.- Organización: Contratar una asistente virtual supone un reto en cuanto a organización del flujo de trabajo.

¿A qué nos referimos? Antes de contratar una asistente virtual debes tener unos sistemas de trabajo muy bien definidos, que puedas enseñar a este colaborador que apenas está llegando a tu empresa y que sea coherente con el trabajo que va a realizar.

Por ejemplo, ¿te has preguntado si ese flujo de trabajo que tiene tu equipo es realmente funcional? Puede que sí. Puede que no. ¿Cómo saberlo?

Pues la llegada del asistente te lo va a decir.

Todo asistente necesita de un tiempo de adaptación para comprender cómo funciona la empresa y el equipo con el que trabajará, pero si nota que algo en el sistema se puede optimizar, te lo hará saber. Y no solo eso, sino que te ayudará a mejorar ese flujo para que sea mucho más eficiente.

Eso sí. No es fácil para ningún equipo escuchar a otra persona decir “Ey, no lo están haciendo bien. Esto no está organizado de la forma correcta”. Sin embargo, dale un voto de confianza al asistente y escucha su propuesta. Lo mejor que puede pasar es que te regale una manera más organizada y productiva de realizar el trabajo. Como por ejemplo, que te presente Trello y las maravillas que puedes hacer con este organizador digital.

 

3.- Comunicación: La comunicación es un reto enorme cuando se trabaja con equipos a distancia. Más aun cuando no se tiene experiencia en estas áreas. Porque en persona, basta con levantarse de la silla, caminar hasta el escritorio de la otra persona y decir lo que quieras. Pero cuando se teletrabaja…

Existen decenas de herramientas para mantener una comunicación efectiva entre cliente y asistente virtual o entre asistente y equipo de trabajo.

Si desconoces estas herramientas, pregúntale al asistente cómo prefiere que sea la comunicación. Con seguridad, sabrá cuáles son las más eficientes para evitar malos entendidos.

Una recomendación: Establece el método de comunicación y los horarios desde el primer momento. Recuerda que el teletrabajador tiene un horario de trabajo y se debe respetar, hasta para enviar un mensaje de whatsapp.

 

4.- Trabajo en equipo: ¿Qué es el trabajo en equipo? De acuerdo a Seth Godin, autor y speaker especializado en emprendimiento, es la confianza que tiene cada miembro de un equipo de trabajo en el otro. Es saber que el personal a tu cargo está haciendo la tarea que debe hacer sin necesidad de estar sobre esta persona cada minuto.

Un asistente virtual valora el trabajo en equipo y esa confianza que hay en cada miembro de la empresa, incluido él como colaborador.

Evita abrumarlo con llamadas o mensajes para ver si está ejecutando sus tareas o cómo las está realizando. En él delegaste parte de tu trabajo o el de tus empleados, lo has entrenado y le has permitido un periodo de adaptación. Confía en él como en cualquier otro trabajador de tu empresa.

5.- Aumento de ventas: Si cada miembro del equipo está haciendo lo que debe, si la productividad aumenta, si cada proceso está organizado, si hay comunicación eficaz entre el personal, si las áreas débiles de tu empresa las está atendiendo un especialista, las probabilidades de aumentar ventas e ingresos son muy altas.

 

Entonces, un asistente no solo te ahorra dinero, sino que da ganancias. ¿Qué más puedes pedir?

 

¿Qué otro aspecto de tu empresa has visto beneficiado con la contratación de un Asistente Virtual? ¡Cuéntanos!

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