Nuestra productividad puede estar en peligro si estamos pendientes todo el día del email.

Queremos que seas absolutamente sincero con nosotros y nos respondas la siguiente pregunta: ¿Qué es lo primero que haces al despertar?

Si la respuesta es: saludar a mi pareja, hacer meditación, realizar estiramientos o ir directo a la ducha… ¡felicidades! Pero, si lo primero que haces al despertar el tomar el celular y revisar los correos que recibiste durante la noche para ver qué es eso súper importante que requiere tu atención desde que abres los ojos, lamentamos decirte que tienes un problema. ¿Por qué? Porque desde el primer momento del día estás enfocando tu atención en situaciones que en ese momento no puedes resolver, te llenarás la cabeza con problemas de otros que se robarán tu tiempo, acumularás tareas por hacer que en realidad no te corresponden y no podrás dedicarte a culminar esas tareas que sí son de tu entera responsabilidad y que son las que mueven tu negocio. ¿Te suena? Seguro que sí.

Si eres un emprendedor, nos dirás: ¿Pero qué hago si recibo correos de proveedores, clientes, bancos, etc.?

Y si eres un Asistente Virtual, nos dirás: ¿Pero qué quieres que haga si recibo correos de mis clientes, de clientes potenciales, de colegas, etc.?

Lo primero que debes hacer es comprender la gravedad de permitir que el correo electrónico absorba tu productividad desde el momento en que despiertas. Nadie quiere comenzar así su día. Si nos ponemos estrictos, es una irresponsabilidad contigo mismo.

Pero como sabemos que quieres cambiar tus hábitos y tener más productividad en tu día a día, te presentamos 4 acciones que debes ejecutar ya mismo para no ser más nunca esclavo del correo electrónico.

4 pasos para gestionar de forma efectiva tu correo electrónico sin perder la productividad

1.- Evita revisar el correo a primera hora de la mañana

Como explicamos más arriba, dedicar los primeros minutos de tu día a revisar el correo electrónico es irrespetuoso para ti mismo. Los primeros momentos del día debes dedicarlos a ti, a tu bienestar, a tu salud, a tu familia. Ya sea que ores, hagas yoga, realices estiramientos, vayas a la ducha, dediques tiempo a tus hijos o vayas directo a la cocina a tomar café y desayuno, usa tu mañana para ti y para aprovechar tu día al máximo. ¿Qué pasa cuando nos dejamos arrastrar por el correo electrónico desde que abrimos los ojos? Comenzamos a llenarnos la cabeza con obligaciones, tareas, problemas y un sinfín de cosas que logran que inicies tu jornada con predisposición, cansancio y hastío. Es muy probable que asumas que todos esos correos son importantes y que requieren solución inmediata. La realidad es que no es así. Pensar que todos son urgentes hará que veas muy comprometida tu productividad. Muchos de esos requerimientos que llegan a tu bandeja de entrada pueden ser resueltos cuando ya hayas culminado tus asignaciones más urgentes e importantes. Si es algo que realmente requiere de tu inmediata atención, poco podrás hacer desde la cama o antes de desayunar. ¿Trabajas desde una oficina? Revisa tu correo cuando llegues a la oficina y puedas atenderlo como lo requiere. ¿Trabajas desde casa? Luego de hacer tu rutina de las mañanas y una vez estés instalado en tu escritorio, atiende el correo.

2.- Determina qué tipo de correo es urgente, importante o puede esperar

Tómate un día para organizar tus contactos y el tipo de correo que suelen enviarte. Por ejemplo, puedes clasificar los remitentes en: clientes, clientes potenciales, proveedores, finanzas, colaboradores, etc. Dentro de cada tipo de cliente, determinar las causas más comunes por las que te escriben. Si es un cliente, puedes clasificar sus correos por: tareas frecuentes, tareas nuevas, solicitudes extras, retroalimentación, etc. Si eres una empresa, en el caso de los clientes lo puedes clasificar por: sugerencias, quejas, solicitudes, etc. A cada clasificación, le debes dar una prioridad de acuerdo a tus intereses y objetivos. En cuanto a tus clientes, ¿qué es eso que no puede esperar? ¿Qué se puede atender luego? ¿Qué se puede delegar? Es un trabajo difícil porque a priori te parecerá que todo debe atenderse de forma urgente. Estamos acostumbrados a eso. Y nuestros remitentes también están acostumbrados a recibir una respuesta inmediata a sus solicitudes. Pero poco a poco serás más selectivo y podrás decidir con precisión qué correo debe ser atendido con urgencia y cuál puede ser respondido más tarde o ser delegado.

3.- Haz una lista con esos correos que son realmente urgentes

Llegaste a tu oficina, abriste tu gmail y organizaste tus correos, teniendo como prioridad aquellos que son realmente importantes o urgentes. Determinas que hay uno que es realmente importante de un cliente difícil y que debes atender ese mismo día. ¿Qué debes hacer? Incluir esa asignación en tu lista de tareas por ejecutar ese día. Recuerda que una lista de tareas efectiva no debe contener más de tres puntos. Si has escrito una interminable lista de tareas, con mucha seguridad no podrás cumplirla y te sentirás frustrado al final del día. Esto hace que caigas en un círculo vicioso porque al no terminar las tareas de ese día, las acumularás para el siguiente y las sumarás a las que ya tienes para mañana. Obviamente ese lista tampoco podrás cumplirla y volverá la frustración. Entonces, ya sea antes de salir de la oficina o cuando llegas en la mañana, establece esa única tarea importante que debes culminar ese día para que tu negocio ande sobre ruedas. Pueden ser dos, pero evita las listas interminables. Al recibir ese correo que te alerta de una tarea importante, súmala a tu lista. Así tendrás que ocuparte solo de tres tareas, por lo que las posibilidades de éxito son muy altas.

4.- Delega las respuestas de esos correos que no son importantes o que pueden esperar

Si cuentas con una Asistente Virtual, entrénala para que responda los correos por ti. Puedes delegar aquellos correos de clientes que tienen alguna sugerencia o reclamo. También los de proveedores o personas que quieran agendar cita contigo. Los correos de socios o clientes vip los puedes gestionar tú mismo. La idea es crear un flujo de trabajo con los correos electrónicos que no obstaculicen tus tareas importantes del día.

Bonustip: Establece horarios para revisar el correo. Cierra esa pestaña en la que lo tienes abierto todo el día a la espera de que llegue algo. Quita las notificaciones del teléfono. De esta manera, estarás obligado a ajustarte a los horarios que has establecido. Un buena agenda para revisar correos es: al llegar a la oficina, a media mañana, al llegar de almorzar, a media tarde y antes de salir de la oficina. Son 5 oportunidades de ver si tienes alguna notificación importante. Más que suficiente.

¿Tienes algún truco para que el correo electrónico no te robe tu productividad? ¡Cuéntanos!

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