Trabajar a distancia, como lo hacen los Asistentes Virtuales (VA por sus siglas en inglés) es una modalidad que representa muchos retos: desde cómo optimizar el tiempo, medir progresos, transferir archivos pesados hasta cómo comunicarse con rapidez y fluidez y asegurarse de trabajar las horas acordadas, son algunas de las preocupaciones a las que se enfrentan VA’s y clientes.

No es lo mismo trabajar desde una oficina, en donde jefes y empleados hablan cara a cara, pueden transferirse material en una memoria portátil y reunirse en cualquier momento del día a ver el estatus de cada proyecto y conversar los avances y retrasos de los mismos.

Para los VA y sus clientes esto no es así y por eso deben usar algunas herramientas on line que facilitan el trabajo, las comunicaciones y las transferencias de archivos.

Herramientas para la productividad

1.- Google Docs: Esta plataforma online de Google nos permite administrar la creación y edición de documentos desde la nube. En esta herramienta, a la que se accede desde un computador o desde una app para teléfonos móviles, los usuarios tienen acceso en todo momento a un editor de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones, lo que representa un plus para la productividad. La gran ventaja de Google Docs es que todo lo que se haga queda en línea y puede ser compartido por varios usuarios. Es un herramienta que resulta muy útil en caso de que tus clientes pidan revisar con frecuencia los textos que escribas o los cálculos que realices. Con solo hacer click al enlace, se accede al documento y se puede editar y hasta ver los cambios que se hayan realizado. La segunda ventaja es la facilidad que da para guardar cada cambio. No tienes que hacer nada. Cada cambio se guarda de forma inmediata y automática. Así, si se va la luz o se cae el internet, no perderás nada del trabajo que hayas realizado. Sin embargo, en caso de no contar con conexión, podrás seguir trabajando y en cuanto te conectes nuevamente, los cambios se guardarán. Si te gusta trabajar en Google Docs por todas las ventajas que tienes, pero tu cliente prefiere que le entregues los documentos en un archivo adjunto, puedes descargarlo desde el sitio web a tu computador ya sea en formato .doc .pdf y hasta .epub.

2.- Drive: En esta oportunidad, Google ofrece una herramienta de almacenamiento en la nube, que en su versión gratuita ofrece 15 GB gratuitos (suficiente si solo debes almacenar archivos de texto u hojas de cálculos). Ahora, si eres diseñador, editor de foto o video y sueles necesitar más espacio, Drive te permite comprar hasta 30 TB. Drive es una muy buena alternativa al popular Dropbox ya que además del almacenamiento, ofrece un robusto sistema de protección de datos personales y de los archivos que almacenes, permite compartir una misma cuenta en todos tus dispositivos y puedes aprovechar la búsqueda de Google para encontrar tus documentos dentro de la nube. Para las empresas, Google Drive ofrece un plan especial en el que permite que varios usuarios usen la misma cuenta y puedan compartir sus archivos con compañeros de trabajo y hasta clientes, mejorando así el flujo de trabajo. Además, combinando Drive y Google Docs, todos los miembros del equipo pueden editar el mismo tiempo un documento, lo que ahorra tiempo cuando las fechas límites se acercan.

Herramientas de comunicación

1.- Skype: Skype es una plataforma de llamadas, video y chat que permite la comunicación entre distintas personas alrededor del mundo que estén conectadas a internet. La herramienta está disponible para desktop, computador portátil y smartphones. Además de llamar, también se puede compartir pantalla, lo que es muy útil si quieres explicarle a la otra persona lo que estás haciendo o necesitas orientación para proseguir tu trabajo. También resulta muy útil para hacer reuniones con los equipos de trabajo.

2.- Google Hangouts: Hangouts es la herramienta de Google para las comunicaciones a distancia. Si tienes una cuenta Gmail, puedes acceder a los hangouts con cualquier otra persona que también tenga su correo electrónico en esta plataforma. La herramienta permite mensajería, llamadas de voz y videollamadas, además de llamadas en conferencia y transferencia de archivos. Como todas las herramientas de Google, tiene versiones para computador, smartphones y tablets y cada cuenta se sincroniza con todos tus dispositivos.

Herramientas de tracker de tiempo

1.- Hubstaff: Para los emprendedores y empresarios que solicitan los servicios de un VA, una de las mayores preocupaciones es saber si el asistente está trabajando las horas acordadas, sobre todo al principio de la relación laboral cuando la confianza apenas se está consolidando. Hubstaff es un software de seguimiento de tiempo, con capturas de pantalla y monitoreo de internet. Al usarlo, la plataforma dirá cuánto tiempo estuvo el VA conectado, a qué sitios web accedió y qué veía en su pantalla. Además, ofrece un project managament integrado, en donde tu equipo virtual podrá ver cuáles son sus tareas y actualizar los avances de cada una. La herramienta es tan inteligente que no solo toma capturas de pantalla de forma aleatoria, sino que sabe cuántos movimientos de mouse hace el VA y si está o no escribiendo en su teclado. Algunos clientes piensan que la herramienta es demasiado invasiva y, aunque la usan para medir el tiempo, prefieren desactivar las capturas de pantalla y confiar en el trabajo de sus Asistentes Virtuales.

Si prefieres evitarte la molestia de saber si el VA está o no trabajando en sus tareas asignadas, te recomendamos que hagas uso de una agencia de asistentes virtuales como Ciav Group. En Ciav Group nos ocupamos de asignar a nuestros clientes un VA que cumpla con todos sus requerimientos, ya sea en las áreas administrativas, servicio al cliente, marketing digital o tele-mercadeo, gestionando tareas recurrentes, urgentes e importantes. Además, como contratamos solo a los mejores, te aseguramos que las tareas que les sean asignadas, serán cumplidas en los plazos prometidos y de manera óptima, sin necesidad de instalar un tracking de tiempo y mucho menos estar tomando capturas de pantallas. Si te interesa nuestro servicio, no dudes contactarnos a través de nuestro sitio web.

Herramientas para redes sociales

1.- Canva: Los community managers encontrarán en Canva una herramienta on line ideal para diseñar de forma gratuita sus posts para redes sociales. Por medio de plantillas prediseñadas o estableciendo tus propios parámetros, Canva ofrece un sinfín de posibilidades para crear las publicaciones más vistosas para Facebook, Instagram y hasta tus blogs. Lo mejor: es gratis, a no ser que quieras utilizar algunas de las imágenes que la plataforma te ofrece, que suelen costar $1 cada una.

2.- Cyfe: Si debes gestionar una o más redes sociales para tus clientes Cyfe es la herramienta que debes tener a la mano. En esta plataforma podrás hacer un análisis en las redes más usadas, como Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Youtube, entre otras, ya que por medios de diferentes dashboards creados por ti mismo, tendrás una analítica confiable y realista de tus redes. Además, permite ver el comportamiento de las campañas publicitarias y de email marketing, monitorear tendencias y alertas, ver los avances en ventas y administrar las finanzas, entre otras acciones más. Puedes usar la versión gratuita, con algunas limitantes, o ir a la versión premium pagando una tarifa mensual. Si tus clientes necesitan que les proveas un informe de sus redes sociales, con solo hacer click en descargar, podrás tener acceso a un documento que les puedes enviar con los resultados de desempeño de sus redes y campañas.

Internet pone a nuestra disposición decenas de herramientas muy útiles para las personas que trabajan a distancia, como los VA, y para los clientes que requieren sus servicio. Una simple búsqueda en internet, te dará resultados de cualquier herramienta que requieras para optimizar tu trabajo y ofrecer mejores resultados cada día.

¿Cuáles son tus herramientas preferidas que te ayudan a optimizar tus labores? ¿Hay otra herramienta que te sea muy útil y complemente esta lista? Déjanos tus impresiones en la sección de comentarios.