Los Asistentes Virtuales peleamos todos los días una batalla contra la pérdida de tiempo. Sucede que aunque investiguemos acerca de las más efectivas técnicas de productividad, siempre encontramos algo que nos distrae y nos hace perder tiempo muy valioso.

Luego nos vemos en alguna de estas situaciones:

  • Trabajamos en horas pocos convencionales para cumplir con los plazos
  • Pedimos al cliente un par de días más para poder culminar una asignación
  • Debemos descuidar otras obligaciones para poder cumplir nuestro trabajo
  • Nos sentimos enfermos porque el estrés nos consume y afecta nuestra salud y calidad de vida

Lo sabemos. Ninguna de estas situaciones es ideal, pero no te vamos a mentir, ocurre y ocurre con demasiada frecuencia.

En anteriores artículos como Las técnicas no tan secretas de productividad de los grandes emprendedores mundiales o Aumenta tu productividad con estos seis simples trucos, te hemos regalado algunos tips para que tu día rinda al máximo. Desde establecer un horario, evitar el multitasking hasta apagar tu teléfono celular o trabajar desde un coworking, estas recomendaciones pueden ser de mucha utilidad si sabes bien a qué te estás enfrentando. Antes de decidirte por alguna de las herramientas que te hemos recomendamos, es vital que descubras quién es el enemigo de la productividad. Una vez lo identifiques, te será más sencillo luchar contra las distracciones y la procrastinación.

Identifica al enemigo de la productividad y atácalo

El escritor de negocios, Thomas Oppong, redactó un interesante artículo para el portal web Medium en donde identificó 12 hábitos que matan la productividad. Los asesinos de tu tiempo productivo son:

1.- El malvado multitasking: El multitasking es el enemigo número uno que debes evitar. Si alguna vez te dijeron que el profesional moderno debía ser capaz de hacer varias cosas al mismo tiempo, y además hacerlas bien, te mintieron. Así de simple.

“De acuerdo con Gloria Mark, profesora de la UC Irvine, en FastCompany, se tarda unos 23 minutos y 15 segundos en volver a una tarea por completo después de la interrupción. Así que puedes estar perdiendo mucho más tiempo del que crees”, asegura Oppong en su artículo. Así que si comienzas una tarea, pero la interrumpes para hacer otra, tardarás más de 20 minutos en retomar la primera.

Los grandes emprendedores, como ElonMusk o Mark Zuckerberg, se enfocan en una sola tarea importante al día, delegan las menos importantes y optimizan su tiempo al máximo.

Por eso, antes de comenzar tu jornada laboral, establece esa gran tarea que debes culminar y enfócate en ella. Luego, si queda tiempo, puedes adelantar trabajo o atender otras tareas menores.

2.- La historia sin fin llamada bandeja de entrada: Te levantas y lo primero que haces es revisar la bandeja de entrada de tu correo. Antes de comenzar a trabajar, decides responder algunos correos. A la media hora, ya tienes respuesta así que debes nuevamente ir a la bandeja de entrada. Y en este perverso juego se te va toda la mañana. Al final del día, te das cuenta de que nunca saliste de tu buzón de mensajes, mientras las asignaciones del día están estancadas.

Lo más recomendable es revisar el correo un par de veces al día; por ejemplo, antes de comenzar a trabajar y al finalizar tu jornada.

3.- El mayor temor de todo emprendedor, delegar: Solo pensar en la palabra “delegar”, le da escalofríos a muchas personas. “Nadie lo va a hacer como yo lo hago. Es mi negocio y solo yo sé lo que hace falta”. Sí, es cierto, nadie lo va a hacer como tú lo haces, pero esto no es algo malo. Como Asistente Virtual conoces muy bien la importancia de delegar. Tú mismo ejecutas tareas importantes que otros emprendedores o empresas te han delegado. ¿Por qué? Porque esos emprendedores saben que para hacer crecer sus empresas, deben enfocarse solo en lo más importante, en el núcleo de sus compañías. Tú, como asistente virtual, también puedes apoyarte en otros colegas que te colaboren para que tu emprendimiento crezca cada día más.

4.- “No”, la palabra más difícil de pronunciar: Todo el mundo quiere algo de ti. Es que eres excelente en tu trabajo y siempre das más de lo que se espera. Eso está bien. Lo que no está bien es que quieras complacer a todos a expensas de tu propia productividad. Cuando debes atender los requerimientos de todas las personas que te rodean, tienes menos tiempo para enfocarte en lo importante. La próxima vez que alguien quiera algo, y ese algo interrumpa con tus labores, muestra tu mejor sonrisa y responde: “en este momento no”.

5.- La pesadilla de no evaluar resultados: Sí, te descargaste la última app para ser productivo. Además, tienes una “to-do list” que toma en cuenta cada aspecto de tu día y por si fuera poco, esta semana decidiste comenzar con el método pomodoro de productividad. Genial, de verdad, pero ¿estás midiendo cómo estos cambios han impactado en tu productividad? Si no lo estás midiendo, vas a perder el tiempo. Cada vez que decidas hacer un cambio en tu rutina para que el tiempo te rinda más, haz un seguimiento de los resultados para descubrir si ese método, app o herramienta es la ideal para ti.

6.-  La kriptonita, también conocido como “no tomar descansos”: Todos hemos pasado por ahí. Tenemos trabajo acumulado y no se nos ocurre mejor idea que trabajar corrido por horas. De repente, nos damos más. Las ideas desaparecen, así como la fuerza de nuestros brazos. ¿Qué nos pasa? Es como si a Superman lo hubiesen atacado con kriptonita. Nuestra kriptonita es el cansancio. No podemos permanecer demasiado tiempo ejecutando una tarea. Lo recomendable es enfocarte por máximo 90 minutos en esa tarea y luego tomar un descanso de 10 o 15 minutos.

7.- Miedo a la rutina: Una rutina diaria te anticipa qué va a suceder, así que nada te toma por sorpresa o sin nada que hacer. ¿Qué mejor manera de optimizar el tiempo?

8.- La perversa e interminable lista de pendientes: Una lista de pendientes (o to-do list) es muy útil cuando se quiere hacer más en determinado tiempo… siempre y cuando no esté saturada de tareas innecesarias. Delimita tu lista a una o dos tareas fundamentales y mantente fiel a ella.

9.- El monstruo de mil brazos llamado conectividad: Oppong es muy claro en este aspecto: “si puedes ser contactado vía smartphone, email, Twitter, Facebook o LinkedIn, estás demasiado disponible y todas esas formas (…) te pueden distraer de tu propósito”. La solución es más sencilla de lo que parece: desaparece el teléfono celular cuando necesites absoluta concentración. Si el móvil no te está avisando cada segundo que tienes una notificación, será más difícil que te desconcentres.

10.- La mentira de querer saberlo todo: Esa constante conectividad nos anima a leer todas las noticias que vemos en redes, hasta aquellas de fuentes poco confiables. Sé muy selectivo con lo que lees o ves en Internet y aprovecha el tiempo de lectura para educarte con información valiosa y de fuentes fiables.

11.- El inminente peligro de la indecisión: Sabes qué debes hacer, pero no sabes cómo abordarlo. Dudas de ti y de tus capacidades. ¿Por qué tu cliente te daría una tarea que no esté seguro que puedes realizar? Prioriza tus tareas y ejecútalas sin temor ni indecisión.

12.- La falsa necesidad de reinventar la rueda: Una vez descubras una manera de hacer más durante tu jornada laboral, mantente fiel a esa forma de trabajar. No pierdas tiempo inventando nuevas fórmulas que a la larga afectarán tu productividad. Como dice Oppong, no necesitas reinventar la rueda.

Una vez tengas claro cuál es ese enemigo que está atentando contra tu productividad, haya una manera de neutralizarlo y optimizar tu tiempo. Recuerda que el tiempo es el único recurso que nunca podrás recuperar, así que utilízalo de la mejor manera posible.

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