¿Sabes cuáles son las herramientas digitales que te ayudarán a aumentar tu productividad mientras teletrabajas en casa? En este artículo te las detallamos.

¿Recuerdas cómo eran las reuniones de trabajo de la “antigua normalidad”? ¿Y cómo eran las comunicaciones? ¿Eras más productivo en la oficina que ahora en tu casa? Responde estas preguntas con una mano en el corazón. Aunque pareciera que muchas personas añoran sus vidas de oficina, la verdad no dista mucho del teletrabajo.

Las reuniones en la oficina podían llegar a ser muy largas y tediosas, no llegaban a un objetivo concreto y más de una vez podían haberse resuelto con un correo electrónico.

¿Y las comunicaciones? Un desastre. Interminables correos reenviados en los que la información se perdía o comunicaciones orales que quedaban en el olvido.

La productividad

Ahora hablemos del tópico más álgido: la productividad. Bien sabemos que trabajar desde casa es un reto.

Solemos distraernos con mucha facilidad y posponer algunas tareas importantes. Pero, ¿cómo éramos en la oficina? ¿Nunca nos distraíamos? ¿No dejabas tus asignaciones varias veces al día para ir un café, conversar con un compañero o para navegar en las redes sociales desde tu teléfono celular? La diferencia es que al finalizar la jornada no solo debías entregar las tareas hechas sino abandonar el lugar de trabajo. Entonces, ante la inminente salida de la oficina, ocupabas el tiempo que restaba para culminar lo pendiente.

Tranquila, sabemos que este no es el caso de todas las personas. Hemos sido un poco generalistas y exagerados. El punto que queremos demostrar es que ya sea en la oficina o en la casa, administrar muy bien el tiempo y los recursos es complicado. Y si no cuentas tanto con un líder que señale el camino así como con la tecnología adecuada, cumplir con tus objetivos puede requerir de mucho esfuerzo.

Ahora que muchos trabajadores se quedarán en casa de forma permanente, y se han enfrentado a los retos del teletrabajo, se hace más urgente contar con las herramientas correctas para ser tan productivos como podamos y entregar el trabajo a tiempo, tal y como sucedía en la oficina. Atenta a esta lista y descubre todo un mundo nuevo de las comunicaciones, la productividad y el trabajo en equipo a distancia.

5 herramientas para teletrabajo que te ayudan a enfrentar la nueva realidad

1.- Zoom:

La herramienta estrella de 2020. Zoom tiene todo lo que pudieras necesitar para teletrabajar: versión desktop y móvil, reuniones online, seminarios web con videos, salas de conferencia y más. En su versión gratuita, permite tener a 100 participantes en línea por 45 minutos, reuniones 1 a 1 ilimitadas y número de reuniones ilimitadas. En sus versiones pagas, permite hasta 1000 participantes, almacenamiento ilimitado en la nube, reuniones de hasta 24 horas, informes, dirección personalizada URL de la empresa, transcripciones de grabaciones en la nube y más, de acuerdo al plan escogido.

Zoom no ha estado exento de polémica. Algunas personas han denunciado que la herramienta es fácil de hackear y que personas ajenas a las reuniones pueden conectarse con facilidad y sabotear las sesiones. Este problema se soluciona asegurando las reuniones virtuales con contraseñas a las que solo tengan acceso los participantes.

2.- Google Meet:

Google, siempre cumpliendo su promesa de crear herramientas que ayuden a la organización y la productividad, actualizó su antiguo Hangouts y lanzó Google Meet. Meet es un servicio de videollamadas gratuitas y seguras. Se pueden conectar hasta 100 personas sin límite de tiempo, hacer seminarios online, compartir pantalla, entre más aspectos básicos de una herramienta como esta. Acceder es muy sencillo. Solo necesitas una cuenta de Gmail y desde la interfaz del correo puedes iniciar una videollamada o conectarte a una. También puedes descargar la aplicación para el celular y acceder con solo un botón. Una de las grandes ventajas de Meet es que se puede integrar con las otras herramientas de la GSuite, como Calendar o Drive. Las personas o empresas que tengan planes pagos de Gmail, acceden a más beneficios como reuniones con hasta 250 personas y tiempos ilimitados de conexión.

3.- Trello:

Trello es de nuestras herramientas favoritas de productividad y organización para equipos que teletrabajan… y para los que están en oficina, también. La herramienta permite tener en un solo lugar las tareas asignadas a cada persona del equipo y saber con exactitud en qué etapa del proceso está. Trello está organizado por tableros. Cada tablero tiene sus listas y cada lista, sus tarjetas. Es decir: tienes un tablero con el proyecto X, que se conforma por listas como tareas por realizar, tareas en ejecución y  tareas finalizadas. En cada lista, tienes las tarjetas que serían las tareas específicas que debes hacer. En las tarjetas puedes etiquetas a otros miembros del equipo, compartir archivos desde tu computador u otras herramientas como Drive y hasta establecer una fecha de vencimiento.

La herramienta es compatible con otras como Slack, Dropbox y Evernote. No hay forma de perderse o de olvidar cuáles son las tareas que debes entregar con más urgencia.

4.- World Time Buddy:

¿Está tu equipo o tus clientes en diferentes zonas horarias? Te entendemos. Siempre es complicado saber qué hora es al otro lado del Atlántico o en la costa oeste de Estados Unidos, por ejemplo. Nadie quiere pasar vergüenza y enviar un mensaje o pautar una videollamada cuando para la otra persona aun es de madrugada o ya está en su horario fuera de oficina. World Time Buddy te permite establecer los lugares en los que están tus compañeros y así conocer sus horas. Organiza locaciones, programa horarios y personaliza calendarios. World Time Buddy es compatible también con Google Calendar. A esta herramienta se puede acceder tanto desde tu computador como desde el celular.

5.- Offtime:

El gran reto del teletrabajo es mantenerte enfocado en las tareas que tienes que realizar. Que no te distraigan las redes sociales, el correo electrónico o la ropa que tienes por lavar. Y si bien para el tema de las labores del hogar lo que necesitas es fuerza de voluntad (ni modo), para controlar el tiempo que pierdes en internet está Offtime. Esta aplicación te permite crear perfiles y seleccionar lo que quieres bloquear, crear grupos de aplicaciones y limitar su uso diario, programar bloqueos en tu dispositivo de forma periódica con fechas y horas específicas y guardar tu progreso.

¿Y cuáles son esas herramientas que siempre te servirán, que cuestan muy poco y están al alcance de tu mano? Tu agenda preferida, tu mejor lápiz y un reloj que te ayude a establecer tus tiempos y cumplirlos con juicio.

¿Ya has probado alguna de estas herramientas? ¿Te funcionaron? Déjanos tu experiencia en los comentarios.

Tags: ,,,,,,,,,