El mundo cambió, pero no fue lo único. Cambiaron las personas. Cambiaron las escuelas. Cambiaron las empresas. Y por supuesto, cambió la forma en la que esas empresas contratan personal.

Aunque lo “normal” era contratar empleados a tiempo completo, que debían ir a una oficina y trabajar de 8 a 5, sin excepción, desde antes de 2020 se preveía un cambio. Las empresas y emprendimientos de la región habían comenzado a experimentar con una forma de contratación menos estricta y más beneficiosa para sus propias economías: los asistentes virtuales.

Para aquel momento, las empresas veían en los asistentes virtuales una solución “más económica” y que generaba resultados positivos en sus proyectos. Desde hace unos años se veía a la industria de Asistentes Virtuales como una opción viable y en constante crecimiento.

Pero llegó la pandemia y con ella las restricciones y los despidos masivos en las empresas.

Quienes ya habían experimentado con los asistentes virtuales pudieron adaptar sus sistemas y dar un giro hacia esa forma de contratación.

Otras se valieron del ensayo y error para contratar sus primeros asistentes virtuales. Desconocían la industria y todos sus beneficios en un momento de crisis.

Y una buena parte optó por hacer despidos masivos y cargar de trabajo a los pocos empleados que quedaron en nómina. Los resultados en ese caso no pudieron ser positivos.

Hay un grupo más a tomar en cuenta en este tablero: los emprendedores.

Muchas personas vieron en la crisis una oportunidad de explotar sus talentos y ponerlos a disposición de un público. Ellos también se dieron cuenta muy rápido que para crecer, necesitaban ayuda. ¿Dónde la buscaron? En el campo de los asistentes virtuales. Para ellos, que también fue una situación nueva, los retos fueron aún mayores.

¿Cuáles fueron esas situaciones retadoras en la primera contratación de asistentes virtuales tanto para empresas como emprendedores?

Revisemos algunos de los errores más comunes al momento de contratar asistentes virtuales y cómo solucionarlos para aprovechar al máximo a este profesional especializado.

5 errores al contratar asistentes virtuales y cómo solucionarlos

1.- Esperar mucho tiempo para contratar un asistente virtual: ¿Cuándo es el momento ideal para contratar una asistente virtual? La respuesta sin duda es apenas notes que necesitas ayuda para poder cumplir con tu objetivo final.

Lo más común es que eso sea al principio de un proyecto nuevo.

Esa es nuestra recomendación, pero ¿qué es lo que sucede la mayoría de las veces?

En el caso de las pequeñas empresas, los dueños suelen pensar que los empleados con los que cuentan se pueden hacer cargo de las nuevas tareas para un proyecto en particular. Y aunque podrían tener cierta idea, cometen errores y retrasan el proyecto. No son especializados.

Si un dueño de empresa nota que necesita ayuda extra para un proyecto específico, podría contratar una asistente virtual especializada solo para esa tarea puntual. Así ahorraría no solo dinero, sino tiempo, a la vez que optimiza resultados y hace el trabajo de sus empleados mucho más productivo.

Por su parte los emprendedores, al contar con presupuestos muy reducidos, ni siquiera se plantean la posibilidad de contratar colaboradores. Piensan que es un gasto innecesario y que ellos solos se pueden encargar de todas las tareas.

Al poco tiempo, ven cómo su salud física y mental se ve comprometida. El estrés de ser el responsable de todo los afecta, retrasa sus resultados y perjudica el buen desempeño de sus emprendimientos.

Cuando tomas la decisión y contratas a un asistente virtual desde el comienzo de tu emprendimiento o proyecto, notarás cómo tu carga se aligera y pasas del estrés a la tranquilidad de saber que tu empresa trabaja en varios niveles al mismo tiempo.

Además de que tú mismo serás mucho más productivo porque te encargas solo de esas actividades que requieren de tu absoluta concentración.

Si tienes un emprendimiento o una empresa pequeña y te gustaría tener ayuda especializada en una o varias áreas de tu marca, agenda una reunión con nosotros en Ciav Group. Escucharemos con atención tu situación y te guiaremos en el proceso de contratación de tu primera asistente virtual.

2.- No determinar la tarea específica para la que necesitas ayuda: Sí, necesitas una asistente virtual a quién delegar ciertas tareas. Pero, ¿sabes con certeza qué actividades le asignarías? No se trata de contratar colaboradores y que se encarguen de todo a la vez.

La idea es que hagas una evaluación de tus procesos y determines en qué área necesitas ayuda para poder alcanzar tus objetivos.

Por ejemplo, si necesitas aparecer en las primeras búsquedas de Google, necesitarás una asistente virtual especializada en CEO. Si deseas ganar autoridad en redes sociales, busca una que esté especializada en marketing digital. Si buscas organizar tu agenda, correo electrónico y citas con clientes, quizás requieras de una asistente personal.

Saber qué área debes atender con prioridad, te garantiza una mejor selección y resultados más eficientes.

3.- Regatear el precio: Sí, sabemos que estamos en un momento de crisis económica mundial y que muchas empresas pequeñas y emprendimientos están sobreviviendo. Sin embargo, cuando contactas a una asistente virtual, recuerda que ella también lidera un emprendimiento y que, como tú, está tratando de que su marca escale y sea rentable.

Si a ti no te parece correcto que un cliente te pida rebaja sobre tu producto o servicio, no lo hagas con la asistente. Lo que sí puedes hacer es negociar las horas y asignaciones de manera que puedas conseguir resultados y a un precio que puedas costear.

4.- No entrenarlo: Las asistentes virtuales son profesionales con experiencia y capacitación. Pero no saben nada de tu empresa. No conocen tus sistemas, tus herramientas ni tus procesos. Es normal que necesiten un tiempo de adaptación para poder sentirse confiadas y hacer las tareas que les has delegado.

Tómate unas horas para entrenarlas, enseñarles cómo funciona tu empresa y contestar sus preguntas.

Ese tiempo invertido en la capacitación se te retornará en un trabajo hecho sin contratiempos y de forma eficiente.

5.- Delegar de forma incorrecta: Delegar no es fácil. Los emprendedores o dueños de pequeñas empresas suelen pensar que solo ellos saben hacer lo que hacen y que nadie nunca jamás lo hará tan bien como ellos. Le pasa a la gran mayoría.

La buena noticia es que delegar es una habilidad que se aprende.

Confía en la asistente que acabas de contratar, sus capacidades y su experiencia. A partir de ese momento, será tu compañera de trabajo y se esforzará como tú para que tu marca sea reconocida, venda de forma constante y escale.

¿Qué dudas tienes al contratar una asistente virtual?

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