Imagina que estás haciendo el plan de contenidos de redes sociales de tu marca de bolsos hechos con material amigable con el medio ambiente, pero en ese momento te llaman porque hubo un problema con un proveedor que envió el color incorrecto de tela, lo que afecta la producción. Sabes que debes terminar el plan de contenidos, pero atender la situación con el proveedor es más urgente ya que de eso depende que se puedan confeccionar los bolsos de ese mes. Sin embargo, el plan de contenidos es importante porque todas tus ventas las realizas por redes sociales.

El proveedor está seguro de que no cometió error y te pide que vayas a su oficina para que veas el pedido. Sabes que tienes que ir, pero dejar el plan de contenidos para mañana te va a atrasar en otras tareas que son importantes y que solo puedes realizar tú mismo.

Una vez en la oficina del proveedor, quien se da cuenta de que invirtió unos pedidos y por eso el error, le cuentas que estás muy estresado por todo el trabajo que tienes encima y le cuentas que no has podido culminar el plan de contenidos de redes sociales. Llevas un año en tu emprendimiento y, aunque te ha ido bien, sientes que no puedes con tantas cosas. El proveedor te hace una pregunta que cambia completamente tu forma de ver las cosas “¿Y por qué no contratas un asistente virtual que se encargue del social media?”.

¡Eso es justo lo que necesitas! ¿Cómo no se te había ocurrido antes?

Al llegar a la oficina, dejas de lado el plan de contenidos y preparas una publicación para Facebook e Instagram en donde anuncias que estás buscando un asistente virtual para que se encargue de tus redes. Al momento tienes decenas de mensajes de gente interesada.

Lo primero que haces es descartar aquellos que no están en tu ciudad. Luego, descartas aquellos que no saben qué es un textil amigable con el medio ambiente. Así, te quedan unos 4 prospectos. Analizas con detenimiento sus hojas de vida y decides llamar a una chica para que vaya a la oficina al día siguiente.

Al reunirse, comienzas con las típicas preguntas de entrevista de trabajo: “¿En dónde te graduaste? ¿Cómo comenzaste en el mundo del marketing digital? ¿Qué te apasiona? ¿Has trabajado como Asistente virtual? ¿Cuál es tu rutina de trabajo?”.

Cuando crees que la entrevista ha finalizado y que ella es la persona que necesitas, la chica te dice: “Pero, un momento, yo no he tenido oportunidad de entrevistarlo a usted. Para mi también es importante saber con quién voy a trabajar y si sus creencias cuadran con las mías”. (…) ¿Qué harías si un prospecto a asistente virtual te suelta esa frase? ¿Aceptarías la “entrevista”?

Para muchos Asistentes Virtuales, al momento de ser contratados para un trabajo, también están contratando al cliente con el que colaborarán y por eso consideran fundamental esa primera “entrevista” para saber si será una buena relación de trabajo o no.

El blog de la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA por sus siglas en inglés) establece cuatro aspectos que debes presentar a tu futuro asistente virtual para iniciar con buen pie la relación colaborativa.

¿Cómo prepararte para la entrevista con tu futuro Asistente Virtual de acuerdo al IVAA?

1.- Haz tu tarea: El IVAA recomienda que antes de buscar un asistente, tengas muy claro qué es un Asistente Virtual, la diferencia que existe entre cada uno de acuerdo a sus especializaciones y la diferencia entre un asistente virtual y un trabajador freelance.

Recuerda tratar al asistente virtual como el emprendedor que es. Él también tiene su empresa, por lo que considera que hablas con un par. Algunos trabajan solos y otros en equipo. Todos estos detalles son fundamentales para que esa primera aproximación sea la ideal.

Por otro lado, nadie conoce tu empresa como tú mismo. Es por eso que debes poder explicar qué hace tu marca, cómo lo hace y, sobre todo, por qué hace lo que hace. No importa si estás buscando un Asistente Virtual que se dedique a diseño, redes sociales, contaduría o atención al cliente. Cada colaborador debe conocer tu empresa tan bien como tú y desde la primera comunicación, debes transmitirle esa pasión que sientes por lo que has construido. Si logras que ellos se sientan plenamente identificados con tu marca, a pesar de no formar parte de la plantilla de empleados fijos, lograrás que den lo mejor de sí en cada tarea que les asignes.

2.- Ten un presupuesto: Sabemos que al emprender, el dinero suele ser un tema delicado. Se invierte mucho en materia prima, equipos, arrendar espacios, contratar empleados y no hay ganancias hasta dentro de varios meses…con suerte. El trabajo de un asistente virtual tiene valor y por lo tanto, también tiene un precio justo que debes estar dispuesto a pagar. Si tus finanzas no son las mejores, quizás no es el momento de contratar ayudar extra. Si ves que es urgente tener a un colaborador que se encargue de ciertas tareas, pero los números no te ayudan, trata de lograr algún tipo de intercambio con el asistente. Con seguridad, alguno querrá ayudarte y estará orgulloso de haber sido fundamental en el surgimiento de tu emprendimiento.

Te pedimos que nunca intentes pedir algún tipo de servicio “gratis”. Un asistente virtual también debe mantener a flote su emprendimiento y si a ti no te gusta que te pidan productos o servicios gratis, a él tampoco.

3.- Crea una lista de lo que necesitas que haga un Asistente Virtual: Volvamos al ejemplo de este artículo. Al hacer su plan de contenidos, el emprendedor de dio cuenta de que ya era hora de delegar esa tarea y que para eso, necesitaba contratar a un Asistente Virtual. Ahora bien, nuestro emprendedor debe hacer una lista con las actividades que espera de ese asistente: puede necesitar solo crear el plan de contenido y los posts ya que él puede automatizar las publicaciones o quizás necesita un community manager que se encargue de todo el proceso. Tal vez necesita un estratega que cree una estrategia de marketing digital desde cero y luego otro profesional que se encargue de la ejecución. Las variantes son muchas y está en cada uno determinar qué necesita y dejarlo muy claro desde el comienzo de la relación laboral. Esto no quiere decir que esa lista de actividades sea cerrada y no se puede modificar. Siempre puede (y debe) haber optimización, pero comenzar con una base sólida, asegura un buen futuro en la relación.

4.- Ten referencias: No es común que un asistente virtual te pida referencias. Lo normal es que hagan un estudio de tu marca en internet para saber a qué te dedicas. Sin embargo, recuerda que los Asistentes Virtuales son un negocio en sí mismo, por lo que trabajar con el cliente ideal es fundamental para dar sustentabilidad al negocio y construir relaciones a largo plazo. Por esto, indica el blog del IVAA, algunos están solicitando referencias a sus clientes potenciales para así tener la certeza de que trabajarán con el cliente correcto. Parece exagerado, pero no lo es. ¿No harías tú lo mismo con tus empleados?

Si quieres ahorrarte estos pasos y asegurarte de contratar al mejor Asistente Virtual del mercado, no dudes en acudir a una agencia de Asistentes Virtuales como Ciav Group. En Ciav Group brindamos servicios de Asistencia Virtual en las áreas administrativas, customer care, marketing digital y comercial.

Te aseguramos que trabajarás con los asistentes virtuales mejor preparados de la región ya que solo contratamos a profesionales con educación universitaria y/o postgrados, bilingües y con más de 5 años de experiencia en sus campos. Además, los mantenemos en constante formación con nuestros sistema de educación continua. Si deseas más información, no dudes en hacer click aquí.

Sin lugar a dudas, la contratación de un Asistente Virtual elevará tu empresa al siguiente nivel ya que, con tiempo disponible, tú podrás crear nuevas soluciones para tus clientes o perfeccionar las que ya tienes, mientras que el Asistente Virtual se encarga de otras tareas que mantienen en correcto funcionamiento a tu empresa. Desde la búsqueda del Asistente ideal, recuerda darle un trato de igual y sé muy consciente de que estás hablando con alguien que también debe mantener en números verdes y la buena reputación de su empresa.

¿Estarías preparado para que un Asistente Virtual te entreviste? Cuéntanos qué piensan en nuestra sección de comentarios.

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