¿Será necesario documentar los procesos operativos de mi negocio?

 

La respuesta es sí, aunque pienses en principio que la idea es un poco descabellada, a la larga será la mayor inversión de tiempo que hayas podido emplear en tu negocio.

 

Todo negocio tiene procesos repetibles que son la clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve para realizar una guía fundamental de referencia para los que conforman tu negocio.

 

La documentación de procesos operativos es un mapa de ruta para la empresa que facilita la identificación del estado actual de un proceso, con el fin de saber cómo mejorarlo. 

 

Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen de forma numerosa las personas, tiene que ser documentada. Esto ofrece una oportunidad de uniformidad de la organización y facilita monitorear y supervisar todos los procesos sobre la marcha.

 

Al momento de contratar un personal es necesario contar con procesos documentados para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecua dentro de la organización. 

 

Ya conociendo todo lo descrito, vale resaltar que al momento que decidas documentar los procesos operativos de tu negocio, será necesario contar con el soporte de una asistente virtual que maneje distintas herramientas digitales, puesto que los registros deben ser respaldados en los formatos que más se adapten a las necesidades de la empresa como: videos, imágenes, flujograma, infografías, entre otros. 

 

Tomando en cuenta, que no solo necesitas documentar tus procesos, sino que debes hacerlo de forma adecuada. Un procedimiento mal redactado puede traer problemas. 

 

Los documentos de procesos desactualizados pueden ser una señal de falta de cuidado. Los documentos actuales y precisos empoderan a los equipos y mejoran la eficiencia.

 

Las ventajas más resaltantes de documentar las tareas operativas de tu negocio con una Asistente Virtual son:

  1. Determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse, permitiendo descubrir vacíos que se podrían cubrir con otros pasos que añadan valor a toda la actividad. El resultado es mayor productividad y mejor calidad.
  2. Al conocer bien todas las fases del proceso, se aclaran conceptos y procedimientos de actuación, pudiendo implementar la automatización, traduciendo todo esto en ahorro de tiempo y esfuerzo.
  3. Planifica los recursos necesarios, permitiéndole al negocio reducción de tiempos de espera y aumentando el rendimiento. También podemos definir mejor los objetivos a alcanzar, lo que permite el crecimiento del negocio, manteniendo procesos actualizados.

 

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