Gestionar un equipo de trabajo presencial es complicado. Son varias personas con intereses y capacidades distintas que deben remar juntos para cumplir un objetivo en común. Sin embargo, están todos en el mismo espacio físico, lo que facilita la comunicación y permite que haya menos malentendidos. Pero sigue siendo un reto para cualquier jefe o líder.

Ahora imagina enfrentar ese mismo reto con tus asistentes virtuales, que no están en el mismo lugar y hasta pueden vivir en países distintos y tener culturas diferentes, que debes comprender y aceptar.

Sí, es un reto mucho mayor, pero que con empatía y entendimiento se pueden superar y lograr sumar al equipo de trabajo un colaborador excepcional que no solo dará su experiencia y profesionalismo, sino que aportará ideas y recomendaciones valiosísimas a tu empresa.

¿Cómo gestionar de forma correcta a una asistente virtual?

  • Define muy bien tus expectativas y necesidades: Parece algo obvio, pero muchos clientes suelen omitir este punto en sus conversaciones iniciales con la asistente virtual. Sí, necesitas una asistente virtual especialista en programación web para que mantenga en perfecto estado tu ecommerce durante la temporada navideña. Pero en términos de objetivos concretos, ¿cuáles son tus necesidades y expectativas?

Tener una lista con cada uno de los objetivos claramente definidos te permite varias cosas: evitar la frustración, que el proceso de adiestramiento de la asistente sea más rápido y obtener mejores resultados

  • Recuerda que la asistente es una persona, no una máquina: Cuando contratas a una asistente, estás sumando un tripulante a tu equipo de trabajo. ¿Qué significa esto? Que es mucho más que un profesional que hace un trabajo y listo. Es una persona con experiencia, habilidades y expectativas que puede aportar muchísimo más que la simple ejecución de un trabajo.

Confía en su criterio y atiende sus recomendaciones. También comprende que en algún momento puede atravesar una situación personal que requiera de tiempo y comprensión, como cualquier otro miembro de tu equipo.

  • Dedica tiempo a la capacitación: Por más que la Asistente sea una profesional especializada con muchos años de experiencia, llega a una empresa que desconoce. Si deseas que cumpla con sus objetivos, debes dedicar un tiempo para capacitarla en los procesos y métodos de trabajo que se acostumbran en tu compañía. Explícale qué programas usan, cómo entregan resultados, cómo es la comunicación entre los integrantes del equipo y cualquier otro aspecto de tu empresa que sea necesario para que su trabajo fluya de forma correcta. Algunas personas piensan que esto toma tiempo… y es así. Pero el tiempo invertido en esa capacitación, brindará frutos más adelante.
  • Comunícate por mensajería instantánea: La forma más expedita para mantener una buena comunicación es a través de mensajería instantánea como Whatsapp o Telegram. Establece desde un principio que canal se les hace más cómodo a ambos. En caso de compartir información sensible por estos canales, recuerda que hay aplicaciones que encriptan los textos, imágenes y videos para cuidar la seguridad.

Estos canales son para información cotidiana. No recomendamos su uso para compartir documentos o entregar resultados.

  • Mantén los documentos que debe trabajar en la nube: Usar nubes como Dropbox o Drive para compartir documentos en tiempo real permite tener un acceso inmediato a los elementos de trabajo. Además, estas nubes dan la posibilidad de trabajar al mismo tiempo en un mismo documento de ser necesario. Muchos tienen una buena capacidad de forma gratuita.

Tu asistente con seguridad sabe cómo manejar esta herramienta y te puede indicar la forma más ordenada y fácil de usarlos para optimizar tiempo y mejorar la productividad.

  • Delega aquello en lo que eres especialista: Delegar puede salir muy bien… o muy mal. Aunque está bien delegar esas tareas pequeñas que te quitan muchas horas productivas, también es recomendable dejar que un especialista se encargue de tareas más complejas. Esas tareas en las que tú eres muy bueno, pero que perfectamente puede dejar a otro para dedicarte a hacer otras fundamentales de tu empresa. Al saber qué es exactamente lo que esperas de ese trabajo, puedes establecer expectativas concretas. Ahora bien, debes controlar el impulso de decirle cómo debe hacer ese trabajo que has delegado. Sí, tú sabes cómo hacerlo, pero lo has delegado a otro profesional. Confía en su manera de hacer las cosas y en su criterio. Te podría sorprender que existan otras formas más eficaces y rápidas de llegar al mismo objetivo.
  • Usa un gestor de proyectos: En la actualidad, y más con el boom del teletrabajo y la asistencia virtual, existe una amplia variedad de gestores online de proyectos tipo Trello o Asana. ¿Cómo funcionan? El líder asigna los participantes de cada proyecto y determina cuál es su función. Crea tableros con tareas específicas, expectativas y fechas de entrega. En estas mismas tarjetas, va dejando los elementos necesarios para que cada persona cumpla con su objetivo. Cuando los empleados o colaboradores van cumpliendo con sus tareas, las van dejando en la tarjeta digital correspondiente. De esta manera el líder y los miembros del equipo saben qué está haciendo cada participante, en qué etapa del proyecto se encuentran, cuándo entregan resultados y dónde están los documentos finales. El orden permite que la productividad aumente y se cumplan los objetivos de la empresa.
  • Ten un contrato: Antes de comenzar la relación laboral, te recomendamos firmar un contrato de contratación de servicios con tu asistente virtual. ¿Qué elementos debe contemplar este contrato? Descripción de servicios, tarifa, métodos de pago, término de relación de trabajo y cláusula de confidencialidad. Además, suma cualquier otro punto que consideres importante como horarios de trabajo, herramientas de comunicación y de entrega de trabajos, cláusulas de protección de información sensible, cláusulas de derechos de autor, entre otras.
  • Si es muy complicado, opta por una agencia de Asistentes Virtuales: Sí, sabemos que gestionar un Asistente Virtual puede ser muy complicado si no tienes experiencia previa. Para optimizar tu tiempo y mejorar la experiencia, te recomendamos que contrates los servicios de una Agencia de Asistentes Virtuales como

¿Qué beneficios obtienes al contratar una agencia? Te ahorras el engorroso proceso de buscar, entrevistar y seleccionar una asistente virtual, una agencia de asistentes virtuales se especializa en organizar, planificar y priorizar las tareas de sus clientes, una agencia de asistentes virtuales engloban las tareas que tu negocio necesita y tiene políticas de seguridad confiables.

Agenda hoy mismo una reunión en CiavGroup y descubre cómo podemos ayudarte con la contratación de tu primer asistente virtual.

 

¿Cuál ha sido tu mayor reto al momento de gestionar un Asistente Virtual? Te leemos.

Tags: