“¿Un asistente virtual? Por favor, yo puedo hacer todo lo que mi empresa/emprendimiento necesita para triunfar. Además, solo yo conozco mi empresa a profundidad. Y eso debe ser súper costoso. Yo apenas estoy empezando a ver ganancia. No puedo permitirme gastar un centavo en un empleado.  No te preocupes por mí, que mi día me alcanza para todo lo que tengo que hacer… si me despierto a las 6 am y me acuesto a las 3 am del día siguiente. ¿Quién necesita dormir? Para mantenerme despierto y activo existe el café. Por cierto, ¿qué día es hoy?”.

Con seguridad has dicho alguna de estas frases (si no todas) cuando alguien te ha propuesto contratar un asistente virtual o virtual assistant (VA) para tu empresa o emprendimiento. Es normal. A pesar de que la figura del VA no es nueva, aún existen muchos mitos alrededor de este tipo de tele trabajadores, sobre todo en Latinoamérica.

Un VA se puede convertir en tu mano derecha y en la clave para conseguir los resultados esperados en el menor tiempo posible y al costo más bajo.

Antes de contratar un VA, es necesario que comprendas lo siguiente: si quieres ser una persona exitosa y tener una empresa exitosa, no puedes hacerlo todo tú mismo.

Es común ver a empresarios, grandes y pequeños, haciéndose cargo de tareas que no forman parte del corazón del negocio, pero que les ocupan gran parte de su agenda diaria. Esta situación los lleva a un colapso profesional, mental y físico.

Los grandes empresarios construyen una red de apoyo a su alrededor para delegar tareas y enfocarse solo en lo importante.

No nos imaginamos a Mark Zuckerberg enviando emails a posibles clientes o diseñando el logo de Facebook cuando creaba esta red social. Sí, ahora es una empresa con miles de empleados in house, pero su éxito se debe en gran medida a su capacidad de delegar pequeñas tareas que consumen tiempo, son repetitivas, pero imprescindibles para que la empresa funcione.

Aunque pienses que solo tú sabes cómo hacer las cosas o que el dinero no te alcanza para contratar un VA, los beneficios de contar con esta ayuda son invaluables, tanto para el desarrollo de tu empresa como para tu bienestar emocional y físico.

¿Qué es un asistente virtual?

Un VA es una persona especializada en un área específica que provee sus servicios de forma remota. Se suele encargar de tareas repetitivas y que consumen tiempo, pero que son necesarias para el correcto funcionamiento empresarial: administración, desarrollo web, marketing, social media, manejo de agenda, gestión de llamadas, entre otras.

Usualmente, los VA trabajan de forma independiente (bajo un modelo de negocio escalable), aunque debido a su popularidad, han surgido agencias de asistentes virtuales, que se encargan de conectar a los VA con sus clientes.

CiavGroup es una de estas agencias que te ofrece los servicios de un VA. En CiavGroup nos encargamos de organizar, planificar y priorizar las tareas de los clientes. Nuestros servicios engloban las tareas que tu negocio necesita y hace que el tiempo juegue a tu favor. Contamos con asistentes de todo tipo: personales, administrativos, comercial, de marketing digital, de servicio al cliente y también contamos con el servicio de oficina virtual. Si quieres más información, haz click aquí.

Para las empresas, un VA es un teletrabajador que no forma parte de la nómina, por lo que no tiene que pagarle beneficios laborales, seguro o vacaciones o disponer para él de un puesto de trabajo en las oficinas, pero le realiza un trabajo fundamental.

La figura del VA tuvo su boom a partir del año 2005. La revista Entrepreneur afirma que desde esa fecha, el teletrabajo en EE.UU. aumentó 79,7%.

Este incremento se debe principalmente al desarrollo tecnológico que ha vivido el planeta en las últimas décadas. Ahora, gracias al internet, cualquier persona es capaz de teletrabajar y estar conectado cuando lo requiera su jefe, sin necesidad de estar presente en la oficina.

Ventajas de contratar un asistente virtual

Antes de seguir adelante, es fundamental entender que hay que delegar. Ubica tú foco. Pregúntate “¿cuál es el núcleo de mi empresa?”. Con base en tu respuesta, determina cuáles son las tareas de las que realmente te debes encargar y delega el resto. Serás un mero supervisor de esas tareas y muchas sucederán de forma automática frente a tus ojos. En realidad, habrá alguien desde otro punto del planeta haciendo funcionar esas pequeñas piezas.

Un VA es una solución efectiva y económica (sí, económica) a los pequeños problemas que ralentizan el crecimiento de tu empresa.

Un VA resulta imprescindible cuando, por ejemplo, tu cargo te impone viajar con frecuencia. Imagina todas las tareas que podrían estar ejecutándose mientras tú tomas un vuelo. También es útil cuando debes hacer un papeleo administrativo interminable y que además no comprendes muy bien.

Ya te hemos explicado a grandes rasgos las ventajas de contratar un VA. Pero seamos más específicos:

1.- Un VA te ahorrará dinero ya que pagarás solo por las horas que lo requieras y no tendrás ningún tipo de obligación contractual con él. Es decir, no le pagarás vacaciones, seguro ni impuestos o disponer de un espacio en tu oficina para él. Además, si tu VA requiere un permiso de maternidad o por enfermedad, no tendrás que contratar otro ya que al contratar un Asistente Virtual de CiavGroup, se te asignará un asistente dedicado y un asistente de reemplazo.

2.- Además de dinero, también ahorrarás tiempo: Imagina que pierdes dos horas diarias entre gestionar llamadas, armar tu agenda, enviar emails y gestionar el Instagram de tu empresa. Si trabajas cinco días a la semana (aunque seguro también usas tu fin de semana para adelantar tareas), estaríamos hablando que se te van diez horas en estas tareas administrativas ¡Diez horas! Eso es más de un día laboral extra que podías usar en planear nuevas estrategias, idear productos, compartir con tu familia o simplemente descansar. Un VA podría ocuparse de esas tareas (y tú solo pagarías por esas dos horas diarias) y aliviar de forma significativa tu carga.

3.- Un asistente virtual te ayuda a alcanzar los objetivos de tu empresa más rápidamente: Al no estar preocupado y ocupado por tareas que no son el núcleo de tu empresa, podrás concentrarte más en las que sí lo son y enfocarte en buscar soluciones a los grandes problemas o en idear nuevas vías para alcanzar tus objetivos.

4.- Ya no estarás solo: un VA será tu compañero de trabajo y se convertirá en tu apoyo incondicional para tratar otros problemas. Si te sientes atascado en algún proceso, podrás conversarlo con él y en conjunto podrán llegar a una solución. Piensa en este asistente como tu mano derecha que te dará tanto una palabra de aliento cuando más la necesites como una gran idea cuando lo requieras.

Las ventajas de contratar un VA son numerosas. Saber que estás ahorrando tiempo y dinero y que los procesos de tu empresa están funcionando de forma correcta y sin retrasos, te dará tranquilidad y la seguridad de estar llevando a tu marca al éxito.

¿Te habías planteado la posibilidad de contratar un asistente virtual? ¿Qué tareas crees que podrías delegarle a un asistente virtual? Queremos leer tus comentarios.

 

Fuentes consultadas:

Entrepreneur: https://www.entrepreneur.com/article/250015

Vitual Assistant Assistan: https://www.virtualassistantassistant.com/advantages-of-working-with-your-own-virtual-assistant

https://www.virtualassistantassistant.com/virtual-assistant-vs-intern

Startups.com: https://www.startups.co/articles/why-you-need-a-virtual-assistant

Ellen and company desing: http://www.collaborative.elleandcompanydesign.com/blog/virtual-assistant

 

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