¿Conoces la regla 80/20? Es muy común en política o economía. Por ejemplo, este modelo asegura que el 20% de la población es propietario del 80% de las tierras de un país. Seguro que ahora sí te suena y lo relacionas con esos temas pesados relacionados al dinero de una nación y hasta el medio ambiente. Pues el principio de Pareto, como se llama formalmente esta relación 80/20, está en todos los aspectos de la vida, hasta en tu productividad.

Pero comencemos por el principio, ¿qué es el principio de Pareto? Wikipedia lo define como “el fenómeno estadístico por el que en cualquier población que contribuye a un efecto común, es una proporción pequeña la que contribuye a la mayor parte del efecto”.

El término fue acuñado por el italiano Vilfredo Pareto quien mediante conocimiento empírico notó que la relación 80/20 se repetía en varios aspectos de la vida. Pareto comprobó que hay dos grupos de población a los que dividió de forma arbitraria en 80% y 20%. Así, el 20% de la población hace el 80% de algo, mientras que el 80% hace el 20% restante.

En un principio, Pareto usó esta distribución en política, economía y bienes naturales. Luego se extendió a muchos ámbitos de la vida como el control de calidad, la ingeniería, redes informáticas, marketing, negocios, etc.

Sin embargo, este modelo también puede ser de gran utilidad para ti que eres Asistente Virtual o emprendedor ya que la gestión de tiempo es uno de los temas que te produce más dolor de cabeza, ansiedad y estrés. El experto en ventas y éxito personal Brian Tracy lo explica de la siguiente manera: “20% de tus actividades te dará el 80% de los resultados”.

Vamos a verlo de una manera práctica: Si tienes una lista con 10 tareas por hacer en un día, 2 de esas tareas tendrán más valor que las 8 restantes.

Aunque, ya sabrás que tener una lista de cosas por hacer de 10 ítems es algo que atenta de forma directa contra tu productividad. Y si usas la excusa de que puedes hacer varias cosas a la vez para adelantar lo más que puedas esa lista, te estás mintiendo. Los grandes emprendedores del mundo huyen del multitasking porque saben que dividir la atención en varias actividades al mismo tiempo solo tiene como consecuencia no terminar ninguna de las asignaciones. ElonMusk o Mark Zuckerberg lo tienen muy claro: enfocan sus esfuerzos diarios en 1 o 2 tareas importantes que sí o sí deben culminar ese día. Esa única tarea es lo que hace que sus empresas avancen. Representa, en ese momento, el núcleo de sus negocios. Las otras tareas son delegables o puedes ser ejecutadas solo cuando la lista haya sido culminada. Si ellos se alejan del multitasking, tú también debes hacerlo.

Y estarás pensando: “Esto del principio de Pareto me está gustando porque en lugar de trabajar todo el día en mi lista de 10 tareas por hacer, solo haré 2 tareas y tendré el resto del tiempo libre”. Detente ahí. No se trata de trabajar menos, sino de hacerlo en actividades que realmente valgan la pena. Esa una, o dos o tres tareas pueden ocuparte todo el día o más. Pero al culminarlas, verás que esas actividades son las que hacen que el resto de la rueda se mueva. Porque puedes emplear toda tu jornada sumergido en correos electrónicos, facturas por cobrar y reparando esa gotera de la oficina, pero si no te sientas a escribir los textos de ventas de tus clientes, tu empresa no avanzará un paso.

Aplica el principio del 80/20 para optimizar tu tiempo de trabajo

El sitio web Entrepreneur establece seis maneras en las que puedes optimizar tu tiempo utilizando esta regla tan popular.

1.- Piensa nuevamente las cosas que tienes que hacer: ¿De verdad tienes que encargarte tú mismo de tu correo electrónico, de las redes sociales y hasta de arreglar el aire acondicionado? Estas pueden ser tareas que le puedes asignar a un Asistente Virtual (y a un técnico especializado en aires). Cuando se es emprendedor, pensamos que no podemos permitirnos gastar dinero en Asistentes Virtuales, pero cuando conoces cómo funciona la industria de asistentes y cómo una agencia como CiavGroup puede ayudarte a que tu empresa crezca y escale, verás que gastarás mucho menos de lo que piensa y que los beneficios son enormes. Tómate unos días para decidir cuáles son esas tareas imprescindibles que tú debes ejecutar y cuáles son importantes, pero se pueden delegar.

Eso sí, debes ser muy sincero contigo mismo y evitar asumir actividades que no son vitales para tu empresa. Esas tareas que dependen únicamente de ti, son tu 20% para que el 80% restante de la empresa fluya.

2.- Evalúa todas tus actividades y objetivos: Así como en el punto anterior, identifica tus actividades más importantes (ese 20%) que dan el 80% de resultados. Entrepreneur propone responder las siguientes preguntas:

  • ¿Considero que todas mis tareas y funciones son urgentes?
  • ¿Estoy invirtiendo demasiado tiempo en tareas específicas?
  • ¿Esta tarea me ayuda a lograr mis objetivos?
  • ¿Soy la persona mejor calificada para el trabajo? ¿O debería hacerlo alguien más?

Con esto claro, el siguiente paso es evaluar los objetivos. De esas tareas fundamentales, ¿cuáles cumplen con tu objetivo principal? Así lograrás enfocar tus esfuerzos en esas tareas que realmente te hacen crecer.

3.- Identifica cuando estés más productivo: Las madres que teletrabajan lo tienen muy claro. Saben en qué momento del día son más productivas. No importa si es muy temprano en la mañana, si es en el horario tradicional de trabajo o muy tarde en la noche. Lo importante es que identifiques tus horas productivas para que puedas culminar tus tareas en el plazo establecido.

4.- Elimina las distracciones que más te interrumpan: Parecería que no tiene mucho que ver con la regla del 80/20, pero ¿cómo puedes culminar tu 20% de tareas importantes si estás todo el día pendiente de las redes, del correo electrónico o respondiendo el Whatsapp? Recuerda que el objetivo es cumplir con las tareas fundamentales y para lograrlo debes estar completamente concentrado.

5.- Deja ir los trabajos que no te dan dinero: No se trata de que despidas a tus clientes difíciles o que elimines esas unidades de negocio menos rentables. De lo que hablamos aquí es de que delegues a otras personas esas tareas que debes hacer para que tu día a día fluya como buscar la ropa en la tintorería, hacer arreglos en la oficina o hacer la limpieza de la casa.

6.- Date tiempo libre: ¿Sabías que la Organización Mundial de la Salud ya asume el síndrome del Burnout como un trastorno mental? El burnout es el resultado del estrés laboral crónico manejado de forma incorrecta. Si te sientes agotada física y mentalmente, rechazas tu trabajo y sientes que no rindes, es probable que sufras de este síndrome. Es evidente que si sientes burnout, no podrás avanzar en tu trabajo, así tengas identificadas tus actividades principales y tus objetivos. Tómate un momento y descansa. Respira, haz actividad que te relajen, haz deporte. Es importante tener la mente descansada para poder ejecutar ese 20% de tareas importantes y así lograr objetivos.

Recuerda, no se trata de trabajar menos, sino de hacerlo de forma eficiente. Pareto estableció el 80/20 de forma arbitraria por lo que es justo pensar que esta no es la relación para todas las personas. Determina cuál es tu relación ideal y trabaja en función de ello.

¿Haz utilizado el principio de Pareto en la administración de tu tiempo? ¿Te parece que podría funcionar? Deja tus opiniones en la sección de comentarios.