Uno de los grandes retos que enfrentan los Asistentes Virtuales en su día a día es la gestión del horario, tareas y equipos ya que al no estar presente en alguna oficina, deben comunicarse de forma digital tanto con sus clientes como con sus colaboradores.

Entre las situaciones que los Asistente Virtuales deben manejar todos los días está el de organizar su tiempo (sobre todo si tienen más de un cliente), dar prioridad a ciertas tareas, comunicarse efectiva y oportunamente con sus clientes y colaboradores, organizar sus materiales en una sola plataforma sin traspapelar las tareas, coordinar husos horarios, entre varias más.

Sí, es cierto, en la actualidad existen decenas de aplicaciones para coordinar con éxito equipos de asistencia virtual y grupos de trabajo virtuales, pero entonces hay que enfrentar otra dificultad más: no enloquecer entre tal cantidad de herramientas tecnológicas e incluir en la dinámica laboral solo aquellas que sean realmente útiles para cada equipo o cada asistente y sus clientes.

En una publicación anterior, recomendamos esas herramientas básicas para los Asistentes Virtuales. En esta oportunidad, hablaremos de algunas aplicaciones bien punteadas por sitios web como Hubspot, Entrepreneur e Inc., quienes se caracterizan por hacer un muy buen ranking de este tipo de aplicaciones web.

Cuatro herramientas para Asistentes Virtuales

1.- Trello: De las herramientas consentidas por los Asistentes Virtuales y los emprendedores. Trello permite dividir una tarea en los pasos que hay que hay que seguir para culminarla con éxito e ir evaluando qué se ha hecho y qué falta por alcanzar. La herramienta es colaborativa, por lo que varias personas pueden tener acceso a una misma tarea e ir agregando sus logros alcanzados. Lo más vistoso de Trello es que funciona como un tablero (muy parecido a Pinterest), lo que la hace atractiva y divertida.

2.- Asana: Asistentes virtuales, empresas con grupos de trabajo a distancia y emprendedores han encontrado un gran aliado en Asana. Tal y como lo indica en su sitio web, la herramienta gestiona “proyectos para que los equipos puedan dar seguimiento a su trabajo y obtengan resultados”. Cada proyecto puede ser desglosado en tareas y responsables. El seguimiento es visible para todo el equipo por lo que cada miembro sabe quién está a cargo, en qué fase está trabajando y qué está completado. Además, puedes conversar con otras personas que formen parte del equipo y adjuntar documentos de forma sencilla. Asana tiene una versión gratuita para equipos que están comenzando en el trabajo colaborativo.

3.- Timezone: ¿Cuántas veces no te ha pasado que necesitas hablar con un cliente que está en un continente distinto al tuyo y cuando lo llamas… ¡es la madrugada en su país!? Para que no pases más vergüenzas, Timezone te da los husos horarios del planeta y la diferencia horaria con el lugar en donde estás ubicado. Lo mejor: es completamente gratuita.

4.- Slack: Si estás buscando una herramienta en donde se asignen tareas, se organice el tiempo, se pueda hablar en vivo y se adjunten documentos de forma fácil, Slack es para ti. Slack organiza las actividades por canales: por ejemplo, puedes tener tres canales distintos como proyectos, sugerencias y ventas. En cada canal sucederán conversaciones ligadas a esa actividad. Así evitas que en una misma plataforma se hable de distintas actividades y se desorganicen las tareas. Una de las funciones que más nos gusta de esta herramienta es que se pueden invitar personas que no formen parte del equipo de trabajo (como clientes). Además, tiene la función de videollamadas y podrás compartir archivos sin salir de la herramienta. Slack es compatible con otras plataformas como Asana, Google y Dropbox. La herramienta ofrece una opción gratuita, pero si realmente quieres sacar el mayor provecho, por $8 por usuario activo tendrás toda una oficina virtual.

Antes de descargar y usar herramientas para Asistentes Vituales

Es común que las personas que trabajan a distancia se vean ante una de estas dos situaciones:

–       Creer que no necesitas ningún tipo de herramienta tecnológica para optimizar el trabajo

–       Saturarse de herramientas web y creer que entre más herramientas, mejor será el trabajo.

Si bien es cierto que la herramienta es una ayuda, descargar demasiadas solo hará que te sientas un poco agobiado y hasta confundas dónde estás guardando tus documentos importantes de trabajo, cuál es la que más te funciona para comunicarte o dónde anotaste las tareas urgentes del día.

Ahora, pretender no apoyarse en herramienta alguna y confiarle todo a la memoria, por ejemplo, puede jugarte una mala pasada. En el día a día deberás estar al pendiente de cualquier cantidad de actividades laborales y personales, por lo que no llevar una agenda digital solo tendrá como resultado que se te pasen por alto entregas o llamadas de importancia. Además, en un mundo tecnológicamente conectado, huirle a estas herramientas puede quitarte competitividad frente a otros Asistentes Virtuales o causar inconvenientes con clientes que sí requieran de estas herramientas.

Antes de sacar la tarjeta de crédito y comprar alguna herramienta, debes asegurarte de elegir la o las correctas:

–       Detecta cuál es esa área en la que necesitas apoyarte en una herramienta: Puede ser para organizar tu día, comunicarte con tu cliente o con el equipo de trabajo, organizar tus documentos, compartir documentos, entre otras actividades.

–       Investiga cuáles son las mejores apps en el mercado: Ya sea que le preguntes a colegas o hagas una investigación en la web, ten en cuenta aspectos como fácil manejo, interfaz limpia y organizada, idiomas de uso, popularidad, personas que pueden colaborar en una misma herramienta, versión móvil y precio.

–       Aprovecha las pruebas gratis: La mayoría de las herramientas tienen una versión gratis con funciones limitadas, que bien pueden funcionar para tus necesidades. Hay otras que te ofrecen una prueba gratis de solo 30 días. Aprovecha esas pruebas gratis para que decidas si es la herramienta que necesitas. Si lo es, invierte en ella ya que te ayudará a que ejecutes tu trabajo de una manera más óptima. Si no lo es, prueba otra hasta que des con esa herramienta ideal para ti.

–       Usa Google y Whatsapp: Si estás comenzando y tu presupuesto es limitado, en Google podrás hacer uso de muchas aplicaciones que harán tu trabajo de una manera más fácil y completamente gratis. A tu disposición, Google tiene Hangouts (comunicación), Docs (procesador de palabras, hojas de cálculo y presentaciones con la opción de que varias personas colaboren en un mismo documento), Drive (para almacenar documentos), Calendar (para organizar tu día) y muchas más. Para comunicarte de forma inmediata, Whatsapp será la opción más útil.

Como bien lo dice el autor de libros de negocios Jim Collins en su libro Good to Great, la tecnología no hará por sí sola que una empresa sea grandiosa. La tecnología es un acelerador que hace que todas las demás piezas se impulsen y funcionen con más precisión. Igual pasa con estas herramientas y los equipos virtuales. Las herramientas tecnológicas no harán que el trabajo a distancia funcione per se. Requieres de mucha organización, capacidades de comunicación efectiva y responsabilidad para cumplir a cabalidad con tus tareas como Asistente Virtual. Si cumples con estas características, las herramientas tecnológicas impulsarán tu trabajo y te harán un profesional aún más competente.

¿Has usado alguna de estas herramientas? ¿Cuál nos recomiendas? Escribe tu experiencia en los comentarios.

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