Tanto emprendedores como grandes empresarios sueñan con ser personas productivas. Todos desean hacer lo más que se puedan en el menor tiempo posible. Sin embargo, constantemente les sucede que pierden el tiempo en tareas que no son las más importantes o se distraen con el teléfono celular y pasan minutos valiosos navegando en sus redes.

Una de las ventajas de contratar un asistente virtual (VA) es que los empresarios pueden delegar en ellos las tareas que son importantes, pero no constituyen el núcleo del negocio y así pueden enfocarse en tareas que solucionen los grandes problemas de sus marcas y, por lo tanto, ser más productivos.

Pero entonces son los VA los que se enfrentan al reto de ser lo más productivos posibles en sus horarios, a la vez que atienden uno o varios clientes.

Sin lugar a dudas, más de un VA tendrá que trabajar más horas de las recomendadas y hasta fines de semana para poder completar las tareas que les fueron asignadas.

Que las horas no les alcancen podría deberse a que se distraigan con facilidad, aunque no es la única razón por la que un VA no pueda ser lo productivo que quisiera. Existen otros factores que pueden ser comunes a muchos de estos profesionales, como aceptar más carga laboral de la que pueden manejar, tratar de ser multitasking o no organizar su día con antelación.

Ventajas de ser productivo

La productividad, como muchas otras actividades, se puede trabajar. Deshacerse de ciertos hábitos es fundamental para que las horas rindan y hasta tengan tiempo de adelantar trabajo del día siguiente.

El gran beneficio de la productividad es hacer más en el menor tiempo posible. Imagina un mundo en el que no tengas tareas pendientes del día anterior, puedas ejecutar todas tus obligaciones con calma y tengas la certeza de hacerlas bien. Suena lindo, ¿verdad?

Abandonando hábitos que afectan tu productividad como VA tendrás menos stress, te da seguridad laboral ya que tus clientes sabrán que eres capaz de hacer el trabajo en los tiempos establecidos y sin apuros, tendrás más tiempo para dedicarte a otras tareas o disfrutar con tu familia y podrás avanzar en tu carrera porque al tener más tiempo, podrás realizar cursos o especializaciones que te ayuden a resaltar dentro del tan competitivo campo de los VA.

¿Están preparados para aplicar las siguientes herramientas y convertirse en VA súper productivos?

Recomendaciones de para ser productivos

1.- Haz una sola tarea a la vez: Los VA suelen atender a más de un cliente, por lo que deben cumplir con diversas tareas para cada uno de ellos. Con frecuencia se suele pensar que si hacemos más de una tarea a la vez, estaremos “aprovechando el tiempo”. Grave error. Hacer varias cosas al tiempo solo repercute en que no terminaremos realmente ninguna. Lo recomendable es enfocarse en una sola tarea, o un solo cliente, a la vez, culminar esa tarea y continuar a la siguiente. Por alguna razón vemos el multitasking como una fortaleza, cuando en realidad es una debilidad que afecta la seriamente la productividad.

2.- Organiza tu día: Antes de comenzar la jornada laboral, o quizás la noche antes, organiza el día de trabajo. Apunta una “to do list” en la que escribas las tareas que debes cumplir con cada cliente. Si surge alguna solicitud de urgencia por parte de alguno de tus clientes, dale prioridad, pero al culminarla vuelve inmediatamente a la lista inicial. Dejar por escrito las tareas da una sensación de deber y te sentirás más comprometido a cumplir las prioridades del día. Si queda tiempo, podrás hasta adelantar tareas del día siguiente.

3.- Establece horarios y respétalos: Si trabajas desde casa, puedes verte expuesto a despertar tarde, comer a deshoras o irte a la cama en la madrugada del día siguiente por culpa del trabajo. Establece un horario en el que se contemple desde la hora que despertarás, las comidas del día, los momentos de descanso y el tiempo que dedicarás a cada uno de sus clientes. Trata de cumplir con ese horario en la medida de sus posibilidades. Si bien es cierto que trabajar desde casa permite cierta flexibilidad, ese “relajo” podría atentar contra tu productividad. Es importantísimo que también respetes tus horas de descanso. Evita pasar noches enteras terminando el trabajo del día. Si tienes sueño, no podrás hacer las cosas correctamente.

4.- Aleja el celular… o por lo menos mantenlo en silencio: El celular es el gran distractor de los VA. Cuántas veces te ha pasado que tomas tu teléfono para revisar Whatsapp y terminas viendo fotos en Instagram y perdiendo valiosos minutos de trabajo. Ojalá solo sucediera una vez al día, pero seguro te pasa con mucha frecuencia. Evita caer en el agujero negro que representan los celulares. Por supuesto que debes responder los mensajes de Whatsapp o Skype, sobre todo si es tu principal medio de comunicación con tus clientes, pero trata de no estar pegados al teléfono cada rato. Quizás revísalo cada 15 o 20 minutos y responde exclusivamente los mensajes o usa las versiones desktop de esas apps. Así mantienes las manos en el computador y no en el teléfono inteligente.

5.- Usa técnicas de aprovechamiento de tiempo: Una de nuestras preferidas es la técnica del  pomodoro. Esta técnica consiste es establecer lapsos de tiempo para ejecutar las tareas. Por ejemplo, si debes armar el plan de contenidos de las redes sociales de tu cliente para la semana siguiente, establece un plazo de 30 o 45 minutos trabajar y pon una alarma que avise cuando culmine ese tiempo. Durante ese tiempo te dedicarás de forma exclusiva a esa tarea, sin revisar celular o pararse por un vaso de agua, y mucho menos distraerse con otra tarea. Cuando suene la alarma, suelta la tarea y vas a un break de descanso de 5 o 10 minutos para despejarte, ir al baño, tomar agua o contestar mensajes. La idea es que en esos minutos exclusivos puedas poner toda tu atención en la ejecución de la tarea y así culminarla en el menor tiempo posible. Si no logras terminar, vuelves a poner a alarma y le dedicas unos minutos más. Se le llama pomodoro porque el que inventó la técnica usaba una alarma de cocina en forma de tomate.

6- Aprende a decir no: Muchos VA sienten que tienen una responsabilidad muy grande con sus clientes ya que no comparten el mismo espacio físico y deben demostrar que son capaces de hacer ese trabajo a distancia. Si sus clientes piden cosas a última hora, estos VA dirán “sí” a todos sus requerimientos para complacerlos y demostrar que son capaces. Al finalizar la jornada, estos VA solo se llenaron de más tareas y no pudieron cumplir las de su to do list. Aprende a decir no. Todos tenemos límites y debemos hacerlos cumplir tanto por nuestros clientes como por nosotros mismos. Decir “no” no te hace un profesional de menos valor, sino una persona comprometida con sus tareas y que sabe diferenciar una solicitud urgente puntual de los caprichos de otras personas.

7.- Aprende cosas nuevas: Seguro te preguntarás cómo aprender algo nuevo puede ayudar a que seas más productivo. Leer, estudiar o aprender cosas que no están relacionadas a nuestra profesión o trabajo amplía nuestro campo de visión con respecto a la vida misma y nos ayuda a encontrar soluciones novedosas y creativas a los retos a los que nos enfrentamos día a día.

Si eres un VA y estás buscando el mejor lugar para demostrar tu productividad, en Ciav Group podemos ayudarte. Ciav Group se encarga de reclutar a los mejores VA para organizar, planificar y priorizar las tareas de los clientes que requieran sus servicios. Si tienes experiencia en Asistencia Virtual, marketing digital, administración o customer care, entre muchas otras especialidades, contáctanos y trabajemos juntos.

Nos encantaría que aplicaras estas herramientas y nos contaras cómo mejoraron tu productividad. Además, si tienes alguna otra técnica que te ayude a hacer más cosas en menos tiempo, queremos escucharla. Déjanos tus herramientas de productividad en los comentarios.

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