Una vez que un empresario ha tomado la decisión de contratar los servicios de un Asistente Virtual (VA) se enfrenta al enorme reto de buscar a la persona ideal con la que pueda trabajar de forma cómoda y eficiente y cumplir sus objetivos.

Algunas personas se siente tan abrumados al momento de escoger un VA  porque se enfocan de forma exclusiva en las capacidades profesionales de los candidatos: su experticia en el campo que requieren, idiomas que habla, softwares que maneja, ya que piensan que esto es lo importante y necesario para la correcta ejecución de las tareas que deba asumir.

Sin embargo, los VA deben tener ciertas capacidades que van más allá de las profesionales para ser catalogado como un excelente asistente: capacidad de comunicación, orden y precisión en el detalle son solo algunas de esas capacidades poco valoradas al principio, pero que todo VA debe tener.

Si ya superaste el primer reto que fue comprender que necesitabas ayuda en tu emprendimiento para que este saliera adelante, este nuevo desafío solo fortalecerá tu decisión inicial y hará que la elección de VA sea la indicada.

Te recomendamos que hagas una primera selección con base es esas aptitudes profesionales que tu VA debe tener. Por ejemplo, si necesitas alguien que se ocupe de las redes sociales de tu marca, busca personas con experiencia en marketing digital, que tengan conocimientos básicos de fotografía, video, redacción y que sepa crear campañas y anuncios en redes sociales, por ejemplo. Luego, ya teniendo a los candidatos que cumplan con esa primera descripción, enfócate en determinar si los aspirantes cumplen con las siguientes cualidades:

Comunicación, comunicación y más comunicación

Uno de los aspectos más importante que todo buen VA debe tener es una excelente capacidad para comunicarse.

Cuando tengas a tus candidatos preseleccionados, presta mucha atención a la manera como se comunican contigo. Agenda una llamada o videollamada con cada uno de los aspirantes al cargo y conversa un rato con ellos. La idea de esta charla informal es descubrir cómo se comunica diariamente. Con una conversación tan básica como esta podrás descubrir si tu candidato y tú hablan “el mismo idioma” y podrían comunicarse de forma efectiva en el futuro.

Atención al detalle

La atención al detalle es fundamental en cualquier posición dentro de una empresa, pero es aún más importante en trabajos a distancia como el de un VA.

Una persona descuidada, dispersa o desordenada entorpecerá el trabajo y hará más lentos todos los procesos.

Además, un error cometido por descuido, podría significar pérdida de dinero, además de tiempo, para la empresa.

Podría resultar complicado saber si un candidato a VA tiene atención al detalle. Una manera muy básica, pero que podría darte una visión de sus capacidad de detalle, es ver cómo responde a los emails que le envías. ¿Hace uso correcto de la gramática y la ortografía? ¿Se le escapa un correo sin adjunto o te adjunta el documento incorrecto? ¿Ha respondido a todas las preguntas que le hiciste en el correo anterior? Si suele cometer algún error en alguna de estas premisas, quizás la atención al detalle no sea uno de sus fuertes.

Profesionalismo

Un VA debe saber cuáles son sus tareas y realizarlas en el plazo establecido, sin necesidad de que el cliente esté constantemente recordándole sus obligaciones. Su trabajo debe realizarlo de forma eficiente y profesional, siempre aportando valor a sus tareas y cumpliendo con sus objetivos para alcanzar el éxito deseado.

Evita a esas personas que solo ejecutan sus tareas por una paga mensual, ya que ellos no le podrán mente y corazón a tu marca o empresa.

Confiabilidad

¿Quién no quiere un compañero de trabajo confiable, que culmine a tiempo su trabajo, que lo haga lo mejor posible, que no dude en darte una mano y que aporte ideas cuando te sientas estancado? Ese sería el VA ideal. Y no es utópico, estos profesionales sí existen.

Una de las mejores maneras de conocer si tus candidatos son confiables es conversando con sus clientes anteriores. Pídeles referencias de sus trabajos anteriores (así no haya sido como VA) y conversa con sus ex clientes o ex jefes. Si es una persona de confianza, no dudarán en decírtelo. Si no lo es, dudarán de sus respuestas y podrás darte cuenta de que no es el candidato para ti.

Capacidad para solucionar imprevistos

En todos los trabajos suceden imprevistos que pueden poner de cabeza hasta al más experto. Un buen VA es aquel que es capaz de solucionar esos contratiempos sin que eso suponga un gasto de tiempo o dinero para el cliente.

No se trata de que sepa de todo, sino que tenga los conocimientos básicos para saber dónde buscar una respuesta que aclare sus dudas para que el cliente no se sienta agobiado con decenas de preguntas cuyas respuestas fácilmente se pueden encontrar en una rápida búsqueda en Google.

En el caso de tareas un poco más complicadas y específicas, valora el hecho de que tu VA te diga que no sabe cómo ejecutarla y que requiere de cierta inducción para cumplir con su asignación. Un profesional que sea capaz de asumir que desconoce algún proceso y que además pida ayuda para lograrlo es una persona valiosa.

Proactividad

Uno de los mayores valores que podría tener tu próximo VA es la capacidad de hacer cosas nuevas y con valor sin necesidad de que le estén pidiendo que lo haga.

Una persona proactiva no dudará en dar lo mejor de sí para probar nuevas cosas que la ayuden en sus tareas diarias y hasta le hará propuestas a su cliente para mejorar sus procesos.

Al igual que con la confianza, la única manera de saber si un candidato a VA es proactivo es consultando a sus clientes antiguos. No dudes en hacer esa llamada.

Quizás te pueda parecer complicado dar con el VA ideal para ti y tu negocio o emprendimiento. Esta elección puede tomar mucho tiempo, ya que no solo se trata de buscar a alguien con los conocimientos profesionales que requiere tu empresa, sino que además tiene que cumplir con una cantidad de valores que no tenías en mente al comienzo.

En CIAVGroup queremos ayudarte y por eso te brindamos los servicios de asistencia virtual y personal, en las áreas administrativas, servicio al cliente, marketing digital y tele-mercadeo gestionando tareas recurrentes, urgentes e importantes.

Garantizamos que todo nuestro personal cuenta con educación universitaria y/o postgrados, acumulan más de cinco años de experiencia en importantes empresas y están en constante aprendizaje gracias a nuestro sistema de educación continua.  Como nuestros procesos de selección son muy rigurosos, solo contratamos a los mejores.

Además, como te garantizamos que nuestro personal es de la más alta calidad, no tendrás que llamar a sus clientes o jefes anteriores para saber si son profesionales, comunicativos, confiables o proactivos. Nosotros te lo aseguramos.

Si deseas más información de los servicios de CiavGroup, contáctanos aquí.

¿Cuál de estos valores consideras que es el más importante en un VA? ¿Agregarías algún otro?

 

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