El paso más difícil ya lo diste: entender que necesitabas un Asistente Virtual que te ayude a ejecutar ciertas tareas con la finalidad de que tu empresa crezca.

Y vaya que te costó. Es normal. Los emprendedores y empresarios se enfrentan a muchos mitos al momento de requerir ayuda extra en sus negocios: que es costoso, que el teletrabajo es complicado, que no hay forma de controlar lo que hacen, que tu información sensible estará en riesgo y mil cosas más sin fundamento.

Sin embargo, luego de comprender las razones por las que necesitas un Asistente Virtual y los beneficios que traerá a tu empresa y a tu vida personal, debes ponerte en acción y comenzar cuanto antes el proceso de selección.

¡Calma! Seleccionar tu Asistente Virtual, sea mujer u hombre, es un proceso que debe hacerse con cabeza fría. No se trata de contratar al primero que aparezca o de dejarle todo el proceso a tu agencia de asistentes. La idea es conseguir a ese profesional ideal que es perfecto tanto para cumplir con los objetivos de tu empresa como para ser tu fiel compañero de trabajo.

Contrata tu primer Asistente Virtual siguiendo estos pasos

1.- ¿Qué estoy haciendo con mi tiempo?: Antes de ir a las bolsas de empleo o los sitios web de freelancers, debes tener muy claro qué está pasando con tu tiempo. Si ya tomaste la decisión de contratar una Asistente Virtual es porque has notado que pasas demasiado tiempo en tu oficina, pero tu empresa no avanza. Quizás inviertes horas y horas en contestar correos, atender proveedores, responder mensajes de los clientes, llevar las redes sociales, sacar cuentas de deudas y pagos, realizar tu producto, prestar tu servicio, pero nada de desarrollar nuevas ideas que permitan que tu marca crezca. Y si algo quieres es poder ejecutar todos esos proyectos que tienes en mente, pero que no han visto luz por falta de tiempo.

Entonces, el primer paso es descubrir en qué estás gastando tu valioso tiempo. Toma lápiz y papel y comienza anotar cada una de las tareas que realizas en un día y el tiempo que inviertes en su ejecución. Esto lo vas a hacer por una semana. Parece mucho tiempo, pero es vital para descubrir dónde está la fuga y poder determinar de forma correcta la especialidad de tu futuro asistente virtual. Recuerda que la clave está en delegar esas tareas que no tienes por qué hacerlas tú.

Si estás usando mucho de tu tiempo atendiendo las preguntas y solicitudes de tus clientes, busca un especialista en atención al cliente. Si compruebas que son las redes la que se chupan tu tiempo, opta por una asistente especialista en marketing digital.

Este paso, aunque algo tedioso, te garantizará tomar la decisión correcta.

2.- ¿Cuánto dinero tengo?: El dinero siempre es un problema, sobre todo para los emprendedores. Quizás es tu principal objeción al momento de contratar una asistente porque, a primera vista, ves difícil poder garantizar un pago mensual cuando tus ingresos no son del todo regulares.

Sin embargo, no te sorprenderá saber que para las Asistentes Virtuales, que son emprendedoras como tú, el dinero también es un punto complicado. Por esa razón, la mayoría de Asistentes Virtuales tienen diferentes tarifas de acuerdo a las necesidades de sus clientes. Es decir, tienen tarifas por hora, por semana, por mes y hasta por proyecto. ¡Hasta las agencias de Asistentes Virtuales ofrecen estas comodidades de pago!

Eso sí, si ves que tu presupuesto no es suficiente para pagar el precio que una asistente ha establecido, evita convencerla de que baje su tarifa. Recuerda, ella también es emprendedora y esos precios que ha establecido son los que necesita para mantener su empresa a flote.

3.- ¿Dónde comienzo la búsqueda de mi Asistente Virtual?: Por obvias razones te diremos que comiences por una agencia de Asistentes Virtuales como CiavGroup. Los beneficios son muchos: sus asistentes han sido seleccionados luego de un riguroso sistema de selección, acumulan estudios profesionales y experiencia laboral en sus industrias, cuentan con personal especializado en tareas muy específicas, te garantizan resultados, tu información sensible estará a salvo y sus tarifas se ajustan a tu presupuesto.

Sin embargo, también puedes buscar entre tu red de conocidos o colegas profesionales. Cuenta en tus redes que estás comenzando un proceso de selección y con seguridad, alguna persona podrá recomendarte a alguien con quien ya haya trabajado. Si decides buscar Asistentes Virtuales en sitios web de freelancers debes tener mucho cuidado y prestar atención a su desempeño con otros clientes y los comentarios que éstos dejaron en sus perfiles.

4.- ¿Qué le pregunto en la entrevista?: LA ENTREVISTA, así con mayúscula, es el proceso más importante en tu búsqueda de Asistente Virtual.

Pero antes, debes seleccionar a tus posibles candidatos. ¿Cómo hacerlo? Presta atención a su hoja de vida o perfil en la web: qué estudió, dónde trabajó, muestra portafolio, tiene referencias comprobables… Estos detalles te darán una primera impresión que no debes desestimar.

Si tienes la oportunidad de realizar una entrevista cara a cara, cita a tu prospecto en algún sitio cómodo. Si no es el caso, aprovecha la tecnología y agenda una videollamada.

¿No sabes qué preguntar? Tranquilo, que nosotros sí sabemos. Evita las preguntas pesadas y que ponen nerviosos a los candidatos. La parte académica y laboral ya la viste en su hoja de vida. Mejor pregunta por aquello que te demuestre un poco su forma de pensar, sus intereses y sus aspiraciones: ¿cómo llegaste hasta dónde estás en este momento?, ¿qué disfrutas hacer fuera del trabajo? o ¿en qué tipo de trabajo te consideras muy buena? Estas preguntas son inesperadas y por eso los candidatos tienden a dar respuestas más sinceras. Ve a nuestro artículo Qué preguntar a un candidato a Asistente Virtual y descubre las 7 preguntas que no pueden faltar en tu entrevista.

5.- ¡Tengo un candidato! ¿Lo contrato de una?: Sí, estás emocionado. Has encontrado a alguien con una muy buena hoja de vida, que se desenvolvió de forma perfecta en la entrevista y con la que tuviste mucha química. Te mueres de ganas de que ya mismo forme parte de tu equipo. ¿Qué podría salir mal? Todo podría salir mal. Imagina firmar un contrato en donde establezcas una relación de un año y con el primer proyecto te des cuenta de que las cosas no van a fluir como tú esperas. Esto pasa y con mucha frecuencia. Por eso, nuestra recomendación es que le ofrezcas un proyecto de prueba. Este proyecto debe ser remunerado, pero dejando claro que si la relación y el trabajo no cumplen con las expectativas luego de ese periodo de prueba, no tienes compromiso de extender la relación.

Recuerda que en ese periodo debes ofrecer también una capacitación. Es normal que al principio haya tropiezos por parte de la Asistente. No conoce tu empresa, no conoce tu flujo de trabajo, no conoce qué te gusta y qué no. En ese lapso de tiempo debes tener paciencia y ofrecer todo tu apoyo a la asistente. Si logra adaptarse a tu ritmo, completar las tareas con éxito y crear una buena relación laboral contigo, puedes extender el contrato por el tiempo que lo desees.

¡Listo! Ya tienes tu Asistente Virtual. Recuerda que el secreto para que la relación sea exitosa y duradera es la comunicación efectiva entre el Asistente y tú. Mantén todos los canales abiertos y ofrece tu confianza. En poco tiempo verás cómo tienes más tiempo para dedicar a lo importante (tu empresa, tu familia, tus proyectos personales) y tu empresa comienza a alcanzar los resultados esperados.

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