Con seguridad, nuestro post Que es un asistente virtual (VA) y por qué mi empresa necesita uno te convenció de lo útil que un VA puede resultar. Pero hay algo que no te termina de convencer: ¿cómo me comunico de manera efectiva con un VA con el que no comparto el mismo espacio físico y puede que ni siquiera esté en mi misma cuidad o país?

La comunicación es uno de los retos más grandes a los que se enfrentan clientes y VA, ya que deben superar no solo las barreras del espacio físico, sino tecnológicas y hasta culturales para poder entenderse a plenitud.

A pesar de que la comunicación efectiva pudiese verse como algo imposible si las personas no están cara a cara, la cultura del teletrabajo no hace más que aumentar. El Bureau de estadísticas laborales de Estados Unidos afirma que el teletrabajo (ya sea en horario completo o por algunas horas al día) ha aumentado de 19% en 2013 a 24% en 2015. Y espera que 68% de los trabajadores de ese país trabajen de forma remota en el futuro.

Si estos números continúan su crecimiento, y tanto empresas como profesionales siguen apostando por el teletrabajo, entonces podríamos decir que la comunicación puede ser efectiva entre un empresario y su asistente virtual, ya que de lo contrario, la cultura del teletrabajo habría fracasado hace años. Solo debes saber cómo ejecutarla de forma correcta.

En CiavGroup queremos ofrecerte 7 tips para que la comunicación con tu VA sea efectiva y tanto clientes como VA logren sus objetivos.

1.- La comunicación debe ser una prioridad: Esto es especialmente vital sobre todo al principio de la relación laboral, cuando apenas se están conociendo y deben hacer compaginar ambas formas de trabajar. Establezcan en conjunto tanto horas de comunicación, como formas de hacerlo: teléfono, correo electrónico, Skype, Whatsapp, o cualquier otra herramienta creada para comunicarse. Tómense varias sesiones para conversar sobre lo que hacen, cómo lo hacen y cómo trabajarán ahora juntos. No será tiempo perdido, ya que esto agilizará sus comunicaciones más adelante cuando ya estén trabajando en lo importante.

2.- Mantengan el respeto mutuo: Un VA colabora con su cliente para qué este cumpla sus objetivos, por lo que el cliente debe respetar sus opiniones.  En las relaciones de teletrabajo, el respeto mutuo resulta fundamental para que tanto la comunicación como el trabajo fluyan de manera exitosa. Deben respetar la experiencia y conocimientos de cada uno. Si no están de acuerdo con algún método, háblenlo oportunamente y eviten las imposiciones. En caso de que alguno de los dos deba llamar la atención del otro con respecto a algo, deben hacerlo siempre desde el respeto.

3.- Establezcan expectativas, tareas, obligaciones y fechas de entrega de forma explícita: Al principio de cada semana, mes o proyecto, los clientes deben especificar a sus VA cuáles serán sus tareas y obligaciones, cuáles son prioridad o urgencia, qué metas deben cumplir y cuáles serán las fechas de entrega de los proyectos o asignaciones. El VA debe avisar a su cliente qué tareas quedan pendientes, cuánto tiempo le lleva cumplir con cada asignación y cómo piensa cumplir con sus obligaciones. Toda esta información evitará que haya malentendidos a lo largo del proyecto y no se cumplan los objetivos planteados por ambos. En caso de que surja algún imprevisto, podrán resolverlo con tiempo y buscar la mejor solución posible, sin que eso afecte el negocio.

4.- Creen registros compartidos: Con sistemas compartidos a los que los dos tengan acceso de forma inmediata, ahorrarán tiempo y malos entendidos. Por ejemplo, apóyense en herramientas como Dropbox, Google Drive, Google Documents o cualquier otra plataforma que les permita compartir documentos, formularios, tablas, etc. Lo importante es que ambos tengan acceso a todo este material en conjunto. De esta manera evitan que los documentos se pierdan en los correos, o se dupliquen. En estos mismo documentos compartidos, pueden tener el “to do list”, en el que el cliente irá anotando tareas y el VA irá marcando las que ya haya realizado.

5.- Respeten sus horas de trabajo: Suele suceder que surge una tarea inesperada que el cliente desea que el VA atienda urgentemente, pero ya las horas del trabajo del VA culminaron por el día. El cliente no se da cuenta, o no lo considera, y decide escribirle o llamarlo en ese momento. El cliente estaría irrespetando el horario de trabajo del VA e invadiendo un tiempo en el que quizás el VA esté trabajando para otro cliente o descansando. Por otra parte, muchos VA prefieren trabajar en horarios pocos convencionales, como la madrugada, que es cuando nadie los interrumpe. Enviarle un mensaje de Whatsapp a su cliente a esa hora sería sumamente irrespetuoso. Establezcan los horarios de trabajo y comunicación desde un principio para evitar futuros inconvenientes.

6.- Construyan confianza: Entre ambos, creen una atmósfera amigable desde el primer momento. Serán compañeros de trabajo, quizás el único que tengan si es un emprendedor el que solicite los servicios de un VA. No compartir una oficina puede hacer que las comunicaciones se tornen muy secas ya que solo se hablan por medios electrónicos. Pregúntense que tal estuvo el fin de semana, cómo está la familia, cómo se sienten. Hagan de su relación laboral, una relación de seres humanos.

7.- Avisen con anterioridad cuando no estén disponibles: ya sea que vayan a viajar, estén de reposo médico o tengan un evento importante que los mantendrá alejados de la oficina o de su lugar de trabajo, avisen a su cliente o a su VA con tiempo. También infórmense de qué hacer en caso de ausencia y qué canales de comunicación usar.

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¿Cómo te comunicas con tu asistente virtual? ¿Qué otro tip de comunicación agregarías a nuestra lista? Déjanos tus comentarios.

Fuentes consultadas:
10 Ways to Successfully Communicate with Your Virtual Assistant: https://www.linkedin.com/pulse/10-ways-successfully-communicate-your-virtual-susan-mayfield/
How To Work Well With Your Virtual Assistant: https://www.forbes.com/sites/dorieclark/2014/09/16/how-to-work-well-with-your-virtual-assistant/#a4e968f56369
Work From Home In 2017: The Top 100 Companies Offering Remote Jobs: https://www.forbes.com/sites/laurashin/2017/01/31/work-from-home-in-2017-the-top-100-companies-offering-remote-jobs/#6ede810b42d8

 

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