Te presentamos 3 aspectos para que logres un buen equipo con tu primer Asistente Virtual.

Contratar un Asistente Virtual por primera vez supone una serie de retos a los que un emprendedor debe enfrentarse y sortear de la mejor manera posible si quiere tener éxito y ver crecer su negocio con la colaboración de este trabajador a distancia.

“¿Será realmente bueno en su trabajo? ¿Entregará a tiempo las tareas? ¿Seguirá los procesos con orden? ¿Tendré los resultados que espero?” Estas podrían ser algunas de las dudas más comunes al momento de trabajar con tu primer Asistente Virtual.

Para superar estas situaciones, los emprendedores se arman de distintas herramientas como aplicaciones que miden el tiempo o de organización como Trello, herramientas de envío de material pesado como WeTransfer, largos formularios de retroalimentación y decenas de videollamadas a la semana.

Sin embargo, como en una relación con un empleado a tiempo completo de tu empresa, el secreto para superar los retos de trabajar con un colaborador virtual no está en la tecnología, sino en la relación humana. Y esto no es un mito.

Desde el comienzo de la selección, debes tener en cuenta que estás estableciendo una relación con otra persona y no con un robot. Por más que no estén en el mismo espacio físico, que no se conozcan en persona y que utilicen el correo electrónico como medio principal de comunicación, al otro lado de la pantalla hay un profesional dispuesto a ayudarte a que tu empresa crezca. Para que este equipo que se está formando funcione, debe crearse una dinámica de trabajo real, amena y sincera. Sólo de esta forma ambos formarán un buen equipo.

¿Cómo puedes lograrlo? Hay tres aspectos que debes tener en cuenta:

1.- Ser muy estricto en el proceso de selección

2-. Comenzar con un trabajo pequeño

3.- Recordar que estás trabajando con un ser humano igual a ti

Tres aspectos a tomar en cuenta cuando contratas a tu primer Asistente Virtual

1.- Sé estricto en tu proceso de selección:

Desde el momento en que decides que necesitas un Asistente Virtual para impulsar tu negocio, debes pensar en qué es lo que en realidad precisas de esa persona, cuáles son tus requerimientos básicos y qué es eso que definitivamente no quieres.

Además de pensar en el título universitario, cursos realizados, experiencia acumulada y referencias comprobables, ten en cuenta que esta persona también debe estar en línea con la cultura de tu empresa. La persona ideal será aquella que combine sus conocimientos profesionales con ese “no sé qué” que te genera confianza desde el principio. Estas son sin duda las claves para que la relación de ambos llegue a ser la de un buen equipo.

¿Cómo descubrir que esa es la persona ideal?

Hazte las siguientes preguntas y si respondes sí a todas, haz logrado hacer una selección perfecta.

  • ¿Esta persona entiende mis expectativas desde el primer momento en el que conversamos?
  • ¿Entiende por qué espero ciertas cosas específicas de ella y de su trabajo?
  • ¿Esta persona se nota apasionada por lo que hace y está muy entusiasmada de llevar esa pasión a las tareas que podría asignarle?

Recuerda, que hayas encontrado a la persona ideal, no elimina el tiempo de capacitación que debes dedicarle para que ejecute de forma correcta el trabajo que le has asignado. Realizar un acompañamiento efectivo al principio creará una relación más duradera y amigable entre este equipo virtual y evitará futuros problemas.

¿Quieres ahorrarte el tiempo y esfuerzo de conseguir una Asistente Virtual especializada en un área profesional y con la que haya buena interacción? Existe una manera: delega este paso a una agencia de Asistentes Virtuales como Ciav Group.

En Ciav Group somos una empresa comprometida a simplificar la vida de cada uno de nuestros clientes, cuidando el recurso más importante que tenemos, el tiempo, proporcionándoles Asistencia Virtual para sus tareas y proyectos.

Contamos con un riguroso sistema de selección de Asistentes Virtuales especializados en las áreas administrativas, servicio al cliente, marketing digital y tele-mercadeo gestionando tareas recurrentes, urgentes e importantes.

Haz clic aquí y agenda una reunión con nosotros.

2.- Comienza con un trabajo pequeño:

Sabemos que acabas de contratar a un Asistente Virtual especializado en diseño porque quieres modificar tu logo, crear nuevos empaques para tus productos, cambiar el estilo de tu sitio web y modificar la imagen de tus redes sociales. Está claro que necesitas todos estos cambios para ayer porque no soportas ver esos feos diseños que hiciste hace años al lanzar tu marca al mercado.

Antes de asignar todas estas tareas a tu nuevo Asistente Virtual, debes saber algo: el éxito de los equipos virtuales radica en que el líder indique una sola tarea o una sola problemática a cada miembro de su equipo, para que el colaborador pueda enfocar toda su atención a ese problema y resolverlo de la mejor manera posible y en el tiempo indicado.

Algunas personas piensan que asignar todas las tareas en un solo momento hace que el asistente vaya pensando en paralelo la solución a cada una. Es decir, creen que podrá hacer un multitasking exitoso. Y ya sabemos que el famoso multitasking no es más que la muerte de la productividad. Dividir la atención en más de una tarea tiene como resultado no culminar ninguna a tiempo. O, en el peor de los casos, culminar las asignaciones solo por cumplir una fecha límite, sacrificando la calidad del trabajo.

Además, la acumulación de trabajo genera estrés, lo que sin duda tiene un impacto negativo en la salud.

En cambio, cuando asignas una tarea puntual, el Asistente puede dedicar todo su tiempo y atención a esa tarea y buscarle una solución exitosa en el tiempo pautado. Divide ese problema que tienes en tareas puntuales y asígnalas una por una hasta que todo el problema haya sido solucionado.

3.- Recuerda que estás trabajando con un ser humano igual a ti:

Es común que exista una relación fría y distante en los equipos virtuales. Al fin y al cabo no comparten un espacio físico y no conoces a tu colaborador.

Sin embargo, cuando tienes en cuenta que del otro lado hay una persona con historia, aspiraciones, problemas y sueños, podrás establecer una relación mucho más confiable y duradera.

Por ejemplo, muchas asistentes virtuales son madres que teletrabajan y tomaron la decisión de emprender para poder compartir más tiempo con sus hijos. También existen los asistentes hombres que decidieron crear su propia empresa con la experiencia que ya habían acumulado en otros trabajos y se enfrentan a los mismos temores que tú.

Estas personas necesitan, como cualquier trabajador, sentirse respetadas, escuchadas y apreciadas.

Y como a cualquier trabajador, si realmente quieres mantener una relación duradera con la Asistente Virtual, debes mantenerlo motivado, tener expectativas realistas en cuanto a su desempeño y tratarlo con respeto. Es decir, no esperes que esa diseñadora cree tu logo, la nueva imagen de tu web y de tus redes sociales en dos días. Por muy profesional y talentosa que sea eso no va a suceder y el cliente no debería menospreciarla por no cumplir con esta expectativa irreal.

En realidad es muy simple: trata a este nuevo colaborador como te gustaría que te trataran a ti. Además piensa en que formará parte de un buen equipo en el que están tú y él. No estás buscando un mejor amigo, pero sí alguien en quien confiar y con quien te sientas a gusto trabajando.

Trabajar con un colaborador a distancia no debería ser tan diferente de trabajar con un empleado en la oficina. Aunque algunos aspectos sean radicalmente diferentes, la base de la relación es la misma y las claves para llegar a ser un buen equipo: expectativas claras, tareas específicas y respeto.

Tags: ,,,,,,