Ya te has decidido. Lo que necesitas para que tu empresa crezca es contratar una Asistente Virtual que se encargue de esas tareas que te toman mucho tiempo, que no sabes hacer o que no quieres hacer. Mientras la asistente ejecuta sus asignaciones, tú podrás enfocarte en el núcleo de tu compañía: eso verdaderamente importante que hace de tu empresa lo que es.

Sin embargo, ahora te llenas de otras dudas. Hay muchas preguntas que te debes responder antes de lanzarte a buscar un Asistente Virtual en Internet o en una agencia de Asistentes Virtuales. Porque si bien ya te respondiste las preguntas más básicas respecto al tema, ahora debes ir a profundidad.

Veamos en este artículo, esas 6 preguntas que te debes responder antes de contratar una Asistente Virtual para que estés absolutamente preparado al momento de dar el paso definitivo.

6 preguntas a responderte antes de contratar a tu primera Asistente Virtual

1.- ¿De verdad necesito una Asistente Virtual?

Si te lo preguntas de forma constante es porque ya sabes la respuesta.

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo. 24 horas. Es de las cosas más justas en el mundo. Sin embargo, a algunos emprendedores estas 24 horas no les alcanza para ejecutar todas las tareas relacionadas a su emprendimiento, mientras que a otros, hasta les sobran. ¿Por qué? Porque saben delegar funciones, ya sea a sus empleados (si los tienen) o a sus Asistentes Virtuales.

Si te ves inmerso en tu correo electrónico respondiendo preguntas y solicitudes de clientes, o sumergido entre un montón de facturas por pagar de tus proveedores y hasta te sientes atrapado creando contenido para tus redes sociales y no puedes ocuparte de solucionar el problema que realmente te atañe, necesitas ayuda urgente.

Sí, nadie sabe manejar todos estos aspectos de tu empresa como tú lo haces, y eso es realmente maravilloso. Contratar un Asistente Virtual te enseñará que tu empresa puede fluir sin que estés encima de cada uno de los procesos y que además existen otras maneras efectivas de ejecutar esas tareas. Es decir, te da libertad. Y esa libertad te permitirá enfocar todas tus energías en crear nuevas soluciones para tus audiencia.

2.- ¿Estoy preparado para contratar un Asistente Virtual?

Aunque un Asistente Virtual te será de mucha ayuda, debes tener claro que los primeros días serán difíciles porque el asistente no te conoce, no conoce tu empresa, no sabe qué tareas estarán bajo su responsabilidad, no sabe cómo te gusta trabajar y un largo etcétera.

Entonces, antes de que comience el “trabajo duro”, debes tomarte un tiempo para capacitarlo y enseñarle lo que debe saber para asumir esa tarea que le encomendado.

No se trata de imponerle una manera de hacer las cosas, porque tu asistente será un profesional que sabrá ejecutar esas tareas que tu requieres, sino de lograr comunicarse de forma efectiva en cuanto a procesos, programas, formas de comunicación, establecimiento de tiempos, etc. Si sientes que tienes el tiempo para dedicárselo a la preparación del Asistente, ve por ella porque verás que ese tiempo que le dediques te dará unos beneficios asombrosos en tu empresa.

3.- ¿Cómo debe ser la comunicación con la Asistente Virtual?

Cuando una persona trabaja a distancia, la comunicación es la clave para que el trabajo se efectúe de la forma correcta. Más allá de las herramientas digitales que existan en la actualidad para comunicarse (como Hangouts o Whatsapp), debes tener en cuenta los aspectos de una comunicación efectiva.

Por ejemplo, debes mantener el respeto por sobre todas las cosas, establecer de forma explícita expectativas, tareas, obligaciones y fechas de entrega, respetar las horas de trabajo y construir confianza, por ejemplo.

Sobre esta base, ya decidirán la manera con la que se comunicarán: correo electrónico, mensajería instantánea o videollamadas.

4.- ¿Debo medir el tiempo que le dedica a mi empresa?

Debes medir sus horas, solo si has pactado un precio por horas. Quizás, esta es una de las maneras más sencillas de comenzar a trabajar con un Asistente Virtual porque estableces unas horas y unas tareas a ejecutar en esas horas. Existen varias aplicaciones con las que medir el tiempo en los equipos de teletrabajo. Por ejemplo WhenIWork.com y Toggl Time Tracker son muy recomendadas. Sin embargo, ten en cuenta que el trabajo por horas no es la única opción disponible. Puedes acordar con tu Asistente Virtual un trabajo semanal, mensual y hasta por proyecto. Tú decides cuál es la mejor opción para ti, cómo medirán los avances y cómo se realizará el pago de los servicios.

5.- ¿Qué necesito de un Asistente Virtual?

Sé muy sincero contigo mismo en esta pregunta. ¿Necesitas a una persona que se encargue solo de ejecutar de forma exclusiva ciertas tareas mecánicas o prefieres a alguien que se pueda convertir en un compañero de trabajo? ¿Se te da mejor trabajar con mujeres o con hombres? ¿Prefieres una persona que trabaje de forma independiente o una que esté de forma constante enviando actualizaciones y pidiendo feedback?

Estas preguntas son fundamentales porque crearán el ambiente laboral que tú necesitas con el Asistente Virtual. Ahora, ¿cómo encontrar a esa persona ideal? Apóyate mucho en laentrevista previa a su contratación.

6.- ¿Qué habilidades suaves te gustaría que tuviera el asistente?

Las habilidades duras o hardskills son esas aptitudes que una persona ha aprendido en la universidad o con la experiencia laboral que le permiten ejecutar un trabajo. Por ejemplo, si necesitas un Asistente Virtual para tus redes, la persona debe tener habilidades de diseño y fotografía. Sin embargo, al momento de establecer una relación laboral a largo plazo (lo que muy probablemente pase con tu asistente), las habilidades blandas o softskills adquieren una importancia mayor. ¿Cuáles son estas habilidades blandas? Comunicación, cortesía, flexibilidad, integridad, empatía, responsabilidad, trabajo en equipo, entre otras.

Muchos jefes suelen enfocarse en las habilidades duras, pero los verdaderos líderes saben que las habilidades duras se pueden aprender con facilidad, mientras que las suaves son más complicadas de desarrollar y por esto buscan personas con habilidades suaves bien definidas.

Una vez que hayas respondido de la forma más sincera posible estas preguntas, ve por tu Asistente Virtual. Recuerda preguntar en tu círculo cercano si conocen algún profesional con el perfil que buscas o ir directamente a una agencia de Asistentes Virtuales como Ciav Group.

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