Parece casi un cuento de hadas. Una damisela en peligro (tu emprendimiento), un furioso dragón (esa tarea te es indispensable, pero que no sabes ejecutar de forma correcta) y un héroe que aparece en el momento justo (una asistente virtual). Y luego que el héroe acaba con el dragón y salva a la damisela, viven felices para siempre… Linda historia, ¿no? Sin embargo, sabemos que es pura fantasía.

Aunque es cierto que contratar una asistente virtual supone una serie de beneficios para tu empresa, también existen ciertos retos asociados a esta elección. Y como todo en tu vida profesional, conocer esos retos con anterioridad te preparará para afrontarlo con estrategia y buena actitud.

Con seguridad te han hablado (y has leído) de los beneficios de contratar una asistente virtual para tu emprendimiento. Y te lo han presentado como ese cuento de hadas con el que comenzó este artículo. Sí, tener una asistente virtual a la mano para colaborar con las labores de tu empresa puede ser ese diferenciador que impulse tu marca al siguiente nivel. Desde ya te advertimos, no todo es color de rosas.

Como ya eres una empresaria experimentada, sabrás que todo en el mundo de los negocios viene con un reto asociado. De hecho, son los retos los que te permiten evolucionar y mejorar tu producto o servicio. ¿Por qué la contratación de una Asistente Virtual sería diferente?

Un reto es una situación complicada que debes enfrentar. No es un problema que te pone trabas en el camino, sino más bien se presenta como un escalón que, si lo asumes con responsabilidad y sabiduría, te llevará un paso más cerca de tus objetivos como empresa.

¿Quieres conocer los retos y las ventajas? ¡Por supuesto que sí! Comencemos con esos retos que sí o sí debes conocer para prepararte y afrontarlos con decisión.

3 retos al contratar una Asistente Virtual para tu empresa

1.- Pagarás un precio alto: Sí, el precio por hora de una asistente profesional especializada, bilingüe, con amplia experiencia en su campo de trabajo y conocedora de las herramientas tecnológicas más útiles del momento es alto. Y esa quizás será tu primera objeción al momento de decidir si realmente necesitas una asistente.

¿Has pensado si el valor que esa profesional dará a tu empresa vale lo que cuesta? ¿Cuál es el precio por poder dedicarte a las funciones que un CEO realmente debe ejecutar en lugar de estar haciendo cuentas, llevando las redes o diseñando empaques?

Una asistente virtual que conozca el valor de su trabajo sabe que debe cobrar un precio justo. Es lo que se espera. Igual como tú determinas el precio de tu producto o servicio de acuerdo al valor que tendrá para el cliente.

Más allá de sacar cuentas y ver cuánto te va a costar, estima cuánto valor proporciona a tu marca y cómo gracias a ese trabajo, podrás crecer y competir en un mercado complicado.

2.- No está a tu servicio 24/7: Este héroe que viene al rescate de la damisela en peligro no puede, ni debe, estar 24/7 a su servicio. El héroe deberá atender otros castillos y, por supuesto, descansar.

Si bien una asistente suele trabajar por horas, el horario laboral debe quedar estipulado en un contrato desde el principio. Así sabrás en qué momento puedes solicitarle tareas o comunicarte con ella y la asistente podrá determinar su horario para poder atender tus solicitudes con la profesionalidad esperada.

En caso de tener una solicitud especial fuera del horario, esto será una excepción que podrán manejar, sin malos entendidos o situaciones incómodas.

3.- Comunicación deficiente: La base fundamental de una buena relación entre cliente y Asistente Virtual es la comunicación efectiva. Sin embargo, sobre todo al comienzo, existen ciertas trabas en la comunicación que si no son atendidas con premura, pueden afectar la relación laboral.

¿Qué incluye una comunicación efectiva entre cliente y asistente virtual? Lo más evidente es establecer horarios, escoger vías para la comunicación (Whatsapp, correo electrónico, herramientas como Trello u otras), formas de entrega y recepción de asignaciones y espacios para la retroalimentación. Sin embargo, hay otros aspectos a considerar. Por ejemplo, debes dar espacio para que la asistente realice su trabajo con comodidad, confiar en su criterio y estar dispuesto a escuchar (y respetar) sus propuestas, así sean formas de trabajar muy distintas a las que tú estás acostumbrado.

3 ventajas de contratar una Asistente Virtual para tu empresa

1.- Ahorras dinero: Si bien antes te dijimos que sería costoso, la verdad es que vas a ahorrar dinero. No, nos estamos contradiciendo. Aunque a priori pensarás que esa asistente que tienes en mente cobra un monto alto por su trabajo, cuando saques bien tus cuentas y te des cuenta que no tendrás que pagar sueldo mensual, vacaciones o seguridad social entenderás que te estás ahorrando mucho dinero.

Una asistente virtual cobra por horas trabajadas o proyecto. Si sus tareas las ejecuta en 5 horas a la semana, eso es lo que pagarás. O si la necesitas para un proyecto de un mes, pagarás una tarifa previamente acordada por ese mes de trabajo. No más. ¿Aún piensas que es costoso?

2.- Hay alguien especializado trabajando justo en eso que necesitas: Continuando con el punto anterior. ¿Cuánto te costaría, en tiempo y dinero, contratar a un profesional especializado para que cubra un puesto full time en tu empresa para realizar tareas que bien se podrían ejecutar en unas horas a la semana?

Resulta que sí, debes tener un colaborador para que se encargue de las comunicaciones de tu empresa. Alguien con amplia experiencia, que tenga contacto en los medios influyentes y que maneje a la perfección ciertas herramientas que permitirán que tu mensaje llegue a la audiencia correcta. Pero no lo necesitas todos los días, sino en ocasiones muy puntuales. ¿Lo puedes hacer tú mismo? Solo si tienes ese perfil… y el tiempo para hacerlo. ¿No quieres encargarte de esa tarea? Contacta ya a tu agencia de Asistentes Virtuales de confianza, como CiavGroup, y agenda una cita para contratar a esa asistente virtual especializada.

3.- Enfocas tus esfuerzos en donde deben estar: Cuando ocupas tu tiempo en esas tareas que son vitales para el crecimiento de tu empresa y no tanto para su supervivencia llegas a conclusiones que te permiten escalar tu empresa.

¿Cuáles son las tareas de supervivencia? Aquellas que son necesarias (administración, contaduría, mantenimiento de sitio web, redes sociales, gestión de correo, atención al cliente, entre otras), pero que no representan un crecimiento importante de la marca.

Una Asistente Virtual especializada puede ejecutar algunas de esas tareas, de manera que tu empresa estará a salvo, mientras tú y tu equipo más esencial se encargan de crear nuevas soluciones para clientes o consumidores. Delegar esas tareas representa un ahorro de tiempo que vale oro.

Ahora que conoces alguno de los retos de contratar una Asistente Virtual y los evaluaste junto a sus ventajas podrás tomar una decisión educada que beneficie a tu empresa. Olvídate de los cuentos de hadas y crea tu propia historia. Una única y valiosa, como tu empresa y sus colaboradores.

¿Qué otro reto has enfrentado al contratar una Asistente Virtual y cómo lo superaste? Queremos escuchar tu historia.

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