¡Felicidades! Has tomado la decisión que te ayudará a que tu emprendimiento crezca y escale: vas a contratar una asistente virtual.

La razón principal por la que vas a dar este paso es simple: quieres ser productivo. Porque tú entiendes que la productividad tiene que ver más con hacer esas tareas que son fundamentales para cumplir tus objetivos que con hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.

Tú sabes que para ser productivo hay que delegar. Y que delegar no es solo contratar personal fijo, sino también hacerse de un buen equipo de asistentes virtuales especializados.

Las asistentes se ocuparán de esas tareas que hay que hacer para que el negocio siga adelante, pero que no son el núcleo de tu emprendimiento. De ese núcleo te ocupas tú.

Así, por una fracción de lo que te costaría un empleado fijo, tendrás profesionales manteniendo tu empresa a tope. Maravilloso, ¿no crees?

Si es la primera vez que vas a contratar una asistente virtual, este artículo es para ti porque te revelaremos los 8 pasos previos para elegir a tu asistente.

Pero si ya antes has contratado una asistente virtual, pero no tuviste la mejor experiencia, este artículo también es para ti porque te dará las claves para que la experiencia sea gratificante.

Paso a paso para contratar una Asistente Virtual

1.- Descubre qué Asistente Virtual necesita tu empresa: Tómate un momento y escribe todas esas áreas necesarias para que tu empresa funcione. Anota también qué áreas requieren sí o sí de tu presencia y tu trabajo. Escribe las tareas que puedes delegar a una o varias asistentes virtuales. Por ejemplo, puedes necesitar ayuda en el área de SEO, servicio al cliente, diseño gráfico, desarrollo web, investigación, creación de contenidos, publicidad para redes, automatización, etc. Sabiendo el trabajo específico que requieres, puedes definir el perfil que estás buscando, tomando en cuenta talentos y habilidades.

2.- Busca sitios confiables para contratar a ese asistente virtual: Hay decenas de sitios en internet en donde teletrabajadores ofrecen sus servicios para ejecutar algunas de esas tareas que necesitas. Aunque es una opción válida, no la sugerimos porque no todo freelance tiene la mentalidad de una asistente virtual. Nuestra recomendación es que busques tus asistentes en una agencia de Asistentes Virtuales, como CiavGroup. En CiavGroup reclutamos asistentes especializadas en esas áreas de interés de tu empresa. Nos preocupamos por su constante capacitación y desarrollo de habilidades para que tu marca cuente siempre con colaboradores actualizados. Además, una agencia te garantiza un nivel óptimo de calidad y altos estándares de seguridad de tu información sensible. ¿Quieres saber más? Agenda una reunión en este enlace.

3.- Decide tu presupuesto: Una de las mayores ventajas de contratar asistentes virtuales está en que es una opción significativamente más económica que si contrataras empleados a tiempo fijo en la oficina. Sin embargo, esto no significa que una asistente sea “barata”. Al ser colaboradores especializados, tienen una tarifa mínima que cobran por hora o por proyecto. Aunque puedes negociar esa tarifa, ten en cuenta que la asistente, o la agencia, tiene todo el derecho de decidir cuánto cobra por sus servicios. Te recomendamos que saques muy bien tus cuentas. Siempre habrá una opción como por ejemplo, tomar un mínimo de horas que se ajuste a lo que puedes pagar.

4.- Define con detalle las características del trabajo: Antes de lanzar tu oferta, define con mucha claridad las características del trabajo que vas a solicitar. Incluye: las tareas específicas, las habilidades que esperas, la disponibilidad, las expectativas y hasta el presupuesto que dispones para este colaborador. Esto es muy importante, sobre todo si vas a buscar en sitios online de freelancers. Aunque te será de mucha utilidad también si optas por la agencia de asistentes virtuales.

5.- Selecciona las preguntas para la entrevista: Antes de comenzar la entrevista con tus candidatas, avisa con tiempo por cuál plataforma se van a conectar y si será llamada o videollamada. Te recomendamos una videollamada, así podrás ver a la candidata y establecer una conversación más amigable y fluida. Escribe las preguntas que son fundamentales para ti, pero deja espacio para momentos espontáneos. Pídele que te cuente un poco de su historia, cómo escogió esta profesión, a qué se dedicaba antes y si tiene un propósito de vida. Cuenta también un poco de tu historia para establecer una conexión desde el principio. Toma nota de lo que más te llame la atención para que compares entre todas las entrevistadas y tomes la mejor decisión.

6.- Ordena la casa: Antes de contratar, asegúrate de que todos tus procesos estén en orden. Es el momento perfecto para redactar un manual de trabajo en el que se especifique a qué se dedica tu empresa, qué procesos maneja, qué plataformas usa, en dónde está cada documento, cómo se organiza el trabajo. Si tu empresa es un desorden, sumar un colaborador solo amplificará ese desorden y hará que el trabajo sea pesado y no dé los resultados esperados. Si está todo perfectamente ordenado, fluirá sin mayores problemas.

7.- Prevé un período de prueba: Si estás buscando tu asistente en un sitio online de freelancers, te recomendamos que hagas una prueba antes de contratar a la candidata. Así puedes evaluar si cumple con los tiempos, si la comunicación es fluida y si cumple con las instrucciones. Algunas personas prefieren contratar de una vez y despedir en caso que la relación laboral no funcione. Pero esto es una pérdida de tiempo y recursos. Eso sí, recuerda que esa prueba debe ser paga. Acuerda el precio de la hora para la prueba y evalúa el resultado. Puedes considerar esta prueba como la primera etapa de capacitación, que siempre va a ser necesaria para que la asistente se adapte a tu forma y métodos de trabajar.

8.- Aclara todo y comunícate de forma efectiva: Una vez contratada la asistente, ten una reunión previa en la que aclaren todo, absolutamente todo lo relacionado al trabajo en sí, las plataformas digitales que usarán y los métodos de comunicación. Mantén siempre un canal de comunicación cordial y respetuoso. Crea confianza desde el primer momento. Piensa en que esta asistente ahora es tu compañera de trabajo y forman el equipo que llevará a tu empresa al éxito.

¿Es la primera vez que contratas una asistente virtual o ya tienes experiencia? Cuéntanos qué dudas tienes del proceso de contratación de una Asistente Virtual y con gusto te guiamos en el proceso.

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