Los Asistentes Virtuales podemos mover el mundo desde nuestra cuenta de Gmail. No solo nos sirve para enviar y recibir las comunicaciones de nuestros clientes, sino que funciona como nuestra agenda digital: recordatorios, documentos, nube y un sinfín de herramientas más que hacen nuestra vida mucho más fácil.

Google sabe que es pieza fundamental del equipo de trabajo de miles y miles de profesionales alrededor del mundo, ya sean Asistentes Virtuales, madres que teletrabajan o empleados de oficina. Por esta razón, su proveedor de correos en su versión de negocios evoluciona constantemente y se convierte en la mejor herramienta para cualquier trabajador. Y aún más, para los teletrabajadores como nosotros.

Durante 2018, la empresa implementó una serie de cambios importantes que abarcan no solo la organización de las bandejas de entrada, sino que apostó a la Inteligencia Artificial para mejorar los sistemas de seguridad y de seguimiento de correos importantes.

Como todo cambio, generó descontento entre muchos usuarios que se sentían demasiado cómodos con la versión clásica de Gmail. Sin embargo, a medida que ha pasado el tiempo, la mayoría ha visto más beneficios que desventajas en la nueva versión de Gmail.

Esta nueva versión se enfoca en lograr una integración más natural entre el correo electrónico y las herramientas de productividad compatibles con Google. Además, hizo mucho énfasis en optimizar la seguridad de todas tus comunicaciones así como de la información sensible que te envían tus clientes. Veamos los cambios más importantes en cuatro categorías: bandeja de entrada, barra de herramientas, inteligencia artificial y seguridad.

La nueva bandeja de entrada de Gmail

  • Organización de la bandeja de entrada: La nueva bandeja de entrada de Gmail puede organizarse de tres formas diferentes: default, cómoda o compacta. Cada una de estas opciones se relaciona con la forma como se agrupan los correos y que tantas comunicaciones quieres ver en tu bandeja.
  • Acceso rápido a los adjuntos en la versión default: Ya no necesitas abrir un correo para ver qué tipo de adjunto tiene un correo. Desde la bandeja de entrada, puedes ver el tipo de adjunto (texto, video, foto, etc) y el formato del mismo (pdf, jpeg, png, etc.). Esto agiliza la búsqueda de los adjuntos y optimiza tu tiempo.
  • Acceso sencillos a las funciones básicas: En la versión antigua de Gmail, para borrar un correo debías marcarlo e ir al ícono de basura en la barra superior. Ahora la tienes mucho más fácil porque solo debes desplazarte por encima del correo y hacer click en los íconos que se despliegan: archivar, eliminar, marcar como leído o no leído o activar el snoozer.
  • Incorporación del botón snoozer: Esta es una de las grandes maravillas de esta actualización de Gmail. Imagina que uno de tus clientes más exigentes te manda un correo relativamente importante un viernes por la noche, pero tú has dejado muy claro que no trabajas los fines de semana. ¿Qué puedes hacer? Con el botón snooze puedes seleccionar el correo e indicarle que a primera hora del lunes siguiente aparezca de primero en la bandeja de entrada. El correo desaparecerá de la bandeja de entrada, pero el lunes a las 7 am, Gmail te avisara que tienes un correo importante, como si acabara de llegar.

Barra de herramientas de Google

  • Acceso rápido a las herramientas: Al lado derecho de la pantalla, encontrarás la barra de herramientas con acceso directo a aquellas propias de Googley a las que son compatibles con Gmail. Allí encontrarás los íconos de Calendar, Keep o Docs, pero puedes agregar todas las que quieras, como Asana y Trello.
  • Las listas to-do: En esta misma barra de herramientas, tendrás acceso a tu lista de tareas pendientes, sin necesidad de tener que abrir otra pestaña. Recuerda que tu lista de tareas pendientes debe ser lo más corta y concisa posible, para evitar distracciones en tareas que te impedirán avanzar en tu trabajo más importante y urgente. Este es uno de los secretos de los grandes emprendedores mundiales.

Inteligencia Artificial en Gmail

  • Seguimiento de correos antiguos: Con ayuda de Inteligencia Artifical, Google ha desarrollado una tecnología que permite identificar qué correos importantes no has abierto o respondido. Cuando detecta uno de esos correos, los regresa al tope de la bandeja de entrada, con una advertencia que indica hace cuántos días llegó el mensaje y una notificación que dice “¿Quieres responder este correo? Estos recordatorios se llaman nudges y se pueden personalizar en la configuración de tu Gmail. Allí puedes decidir de quién recibir nudges o deshabilitarlos por completo.
  • Versión Offline de Gmail: Ahora puedes configurar tu Gmail para poder adelantar tareas mientras estas sin conexión a internet. Por ejemplo, puedes aprovechar el tiempo escribiendo algunos mensajes mientras estás en una sala de espera sin wifi. Esta función también te permite buscar y borrar correos y organizar la bandeja de entrada. Cuando tu teléfono o computador vuelva a conectarse a la red, todas las acciones que ejecutaste offline, se realizarán de forma automática.

Seguridad y confidencialidad

  • Sistemas de privacidad y seguridad más confiables: Si bien en su versión antigua. Gmail te advertía de un riesgo de phishing, el anuncio era tan discreto que corría el riesgo de pasar desapercibido. Ahora, la plataforma ha implementado una advertencia anti phishing del tamaño de un banner, que te advierte cuando estás en peligro.
  • Nuevo método de confidencialidad: Sabemos que la información de las empresas de tus clientes es muy sensible y debes tener mucho cuidado para evitar filtraciones y robo de datos. Para ayudarte en esta tarea, Gmail ha habilitado el envío de correo en modo confidencial. Cuando activas esta opción, el correo que envíes tendrá fecha de caducidad y el receptor solo podrá abrirlo si pasa la autenticación de dos pasos. El recipiente no podrá reenviar el correo, copiarlo, pegarlo, descargarlo ni imprimirlo. Para habilitar esta función en los correos que lo necesiten, solo tendrás que hacer click en el ícono de candado que verás en la barra inferior de la herramienta de composición de correos.

Es absolutamente normal sentir que nos sacan de nuestra zona de confort cuando suceden estos cambios en nuestras herramientas preferidas de trabajo. Sin embargo, pocas veces Google se equivoca con una decisión de rediseño. Dale una oportunidad a estas nuevas herramientas que Gmail pone a tu disposición y cuéntanos qué te parecen y cómo han modificado tu rutina de trabajo.

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