Por fin tomaste la decisión, renunciaste a tu trabajo de oficina y te dedicas full time a ser Asistente Virtual (AV). Años de experiencia en tu profesión te permiten prestar un servicio de calidad a tus clientes y ayudarlos a que sus empresas crezcan, a la par que tu propio emprendimiento se fortalece.

Te preparas constantemente con cursos y actualizaciones en tu profesión, haces uso de las diferentes herramientas tecnológicas para optimizar tus comunicaciones y ejecuciones, tienes muy buena disposición para colaborar con tus clientes, pero pareciera que el día no te alcanza para cumplir con las tareas asignadas y te ves trabajando en horarios poco convencionales para poder cumplir con las fechas de entrega. Estás agotada y preocupada.

¿Habrá pasado por esto Jeff Benzos cuando estaba fundando Amazon u Oprah Winfrey al construir su emporio comunicacional? Es muy probable que estos grandes emprendedores pasaran por situaciones similares, pero supieron crear una organización propia que les permite ser productivos y aprovechar al máximo sus horas laborales (aunque con seguridad dormían muy poco).

El problema reside en que pasar de un horario formal en la oficina a trabajar en casa en el horario que más nos convenga nos da demasiada libertad y pensamos que el día es eterno. Entonces comenzamos a ocuparnos de otras tareas como las relacionadas con el cuidado del hogar u otras actividades no relacionadas a nuestras asignaciones. Dices: “Voy a lavar la ropa y luego me ocupo de mis tareas” y cuando nos damos cuenta, ya es muy tarde y aún tenemos trabajo por terminar.

La solución no es tan complicada. Organización. Organización. Organización. Y mucha disposición a cumplir con esa organización.

Grandes emprendedores del mundo han desvelado sus secretos en torno a la organización y la productividad. Estas dos prácticas han sido clave en el éxito de sus empresas. Pero antes de contarte cuáles son estas prácticas, repasemos algunas técnicas muy conocidas para ser más productivos.

Las técnicas más comunes de productividad

  • Cambios de hábitos en por lo menos 21 días: En nuestro artículo Cómo ser más productivo en solo 21 días o más te contamos que este mito surgió por la malinterpretación de un estudio del doctor Maxwell Maltz. El científico descubrió que se necesitan como mínimo 21 días para modificar una conducta. Tiempo después, la psicóloga Philippa Lally complementó esta información y concluyó que se requiere más de dos meses para que un nuevo hábito sea ejecutado de forma natural. En pocas palabras: no existe un camino corto para modificar una conducta. Si quieres ser más productivo, comienza a realizar pequeños cambios en tu rutina, pero sé constante en ellos y realiza esta actividad todos los días, sin falta.
  • Standing desk: Cada vez vemos con más frecuencia que tanto los trabajadores de oficinas como los emprendedores que trabajan desde casa o desde oficinas compartidas optan por pasar menos tiempo sentados ejecutando sus tareas. Estar sentado es cómodo y por lo tanto puedes caer en la tentación de perder más tiempo, revisando tus redes sociales en internet, por ejemplo. Pero, ¿qué pasa si en vez de estar sentado, ejecutas tus tareas de pie? Pues vas a estar menos cómodo y querrás concluirlas con rapidez para poder descansar un rato. A esta técnica se le denomina standing desk y consiste en tener el computador en un escritorio muy alto, en el que puedas escribir de pie. Muchas personas que han optado por esta técnica aseguran que su concentración y productividad han aumentado considerablemente y que pasar menos tiempo sentados no solo es provechoso para culminar sus tareas con tiempo, sino que trae buenos beneficios para su salud.
  • Técnica del pomodoro: Francesco Cirillo notó que dividir una tarea grande en pequeñas trozos aumenta la productividad. Así que ideó una técnica en la que fracciona una tarea grande y a cada trozo le asignaba un periodo de tiempo. De esta manera, hasta que ese periodo no concluía, no tomaba descansos ni pasaba a otra asignación. A su invento lo denominó técnica del pomodoro, ya que para medir el tiempo usaba un reloj de cocina con forma de tomate. La ejecución es muy sencilla: escoges la tarea a realizar, marcas 25 minutos en el temporizador, trabajas en la tarea hasta que suene el temporizador, te tomas un descanso de cinco minutos y vuelves a comenzar el ciclo. Si quieres conocer más a fondo esta técnica, ve a nuestro artículo Cómo ser productivo dividiendo las tareas en cortos períodos de tiempo: la técnica del pomodoro.

Así logran los grandes emprendedores ser productivos

El sitio web especializado en negocios y emprendimiento, Inc.com, determinó las cinco técnicas usadas por grandes emprendedores para ser muy productivo y aprovechar al máximo cada hora del día. Porque ellos, al igual que tú, disponen de 24 horas al día para encargarse de sus negocios, compartir con sus familias, descansar y estar en constante aprendizaje. ¿Qué los diferencia? Vamos a descubrirlo

1.- Enfocarse en una sola cosa a la vez: A estas alturas ya debes saber que el multitasking es una práctica tremendamente perjudicial para tu productividad. Hacer varias cosas al mismo tiempo solo tiene como resultado no concluir las tareas, terminarlas fuera del lapso establecido o hacerlas de manera ineficiente. Los grandes emprendedores se enfocan en una sola gran tarea a la vez y la ejecutan de la mejor manera posible. Una vez culminada, se mueven a la siguiente tarea.

2.- Dile no a las cosas que no ayudan al crecimiento de la compañía y agregan poco valor: Cuando somos emprendedores, es normal que sintamos que debemos decirle sí a todo para no molestar al cliente. Pero decir sí a todo, a pesar de que sabes que no es una buena decisión, solo detiene tu progreso y el de la empresa de tu cliente. El tiempo es el único activo que no puedes recuperar así que determina muy bien en qué lo vas a invertir.

3.- Corta las pérdidas con rapidez: “Si sabes que una persona, una estrategia, un producto o una asociación simplemente no te proporcionarán lo que necesitas, toma la difícil decisión antes y libera tus recursos para encontrar una solución que satisfaga tus necesidades comerciales reales”, asegura Inc. Es decir, deshazte con rapidez de esas personas, acciones, tareas o colaboraciones que no aporten a tu empresa o a la empresa de tu cliente. A veces, esto significa hasta culminar la relación laboral con un cliente difícil que no representa un reto profesional, sino que se convierte en una traba.

4.- Alimenta a los ganadores y mata de hambre a los perdedores: Invierte más tiempo y esfuerzo en esas acciones que te generan resultados más rentables. Inc advierte que esto aplica para personas, marketing y productos. No pierdas tiempo en estrategias o soluciones con un rendimiento pobre que no satisfaga tus necesidades ni las del cliente.

5.- Cultiva el espíritu y la mente abierta de aprendiz: Cree en el poder del “no sé”. No saber la respuesta o la solución a una problemática te obliga a investigar y estudiar. Es decir, te mantiene en constante aprendizaje. Y así sepas la solución a algo, pregúntate si es la opción más óptima o habrá una manera novedosa de resolverlo.

La productividad no se mide solo por la rapidez para hacer algo, sino por la capacidad de hacerlo lo mejor posible y sin perder tiempo, esfuerzo o dinero. Investiga las diferentes técnicas de productividad que existen y toma la que más se ajuste a tus necesidades, mientras pones en práctica estas 5 técnicas comunes de los grandes emprendedores. Tú podrías ser el próximo Mark Zuckerberg de la Asistencia Virtual.

¿Practicas alguna de estas técnicas? Cuéntanos tu secreto para ser productivo.

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