Cuando tomas la decisión de convertirte en un Asistente Virtual (VA por sus siglas en inglés) y comienzas a elaborar lo que será tu plan de negocios, te emociona la idea de la libertad que tendrás a partir de ese momento: sueñas con establecer tus propios horarios, ser tu jefe, trabajar desde casa o en un coworking, compartir más con tu familia y trabajar en eso que te apasiona.

Todo esto suena maravilloso, pero ¿es realmente así?

Emprender también implica una serie de responsabilidades que debes asumir. Cuando te conviertes en un trabajador por cuenta propia, como en el caso de los VA, tu negocio debe tener una estructura definida y una absoluta dedicación para que tenga éxito.

A partir de ese momento eres dueño, jefe y empleado y debes asumir cada rol de acuerdo a la situación que enfrentes. No es que la libertad no exista. Sí existe, pero viene acompañada de un compromiso muy grande que además es contigo mismo.

Cuando decidas emprender en tu empresa de VA debes establecer un modelo de negocio en donde se constituya cada área de la empresa como estructura organizacional, objetivos, misión, visión, aspectos económicos, aspectos legales, entre otros.

Esta es la parte sencilla porque existen cientos de manuales que te ayudarán a fundar tu empresa. Sin embargo, existen otros aspectos que hay que cuidar, que no están en manual alguno, y en los que la mayoría de los emprendedores se equivocan, lo que atenta contra su emprendimiento y hasta podría hacerles fracasar su proyecto.

5 errores a evitar

1.- Hacerlo todo: Uno de los errores más comunes de los emprendedores, ya sean VA o cualquier otra industria, es querer ocuparse de todo en sus nacientes empresas. Tenemos la falsa creencia de que nadie hará el trabajo tan bien como nosotros mismos. Es decir, existe un miedo profundo a delegar. Pero en el caso de los VA esto es muy contradictorio porque es una industria que comprende muy bien la importancia de delegar. Si le decimos a nuestros clientes que deleguen en nosotros esas tareas que les quitan tiempo y dinero, ¿por qué nos hacemos nosotros lo mismo? Si somos profesionales en diseño gráfico, pero no sabemos nada de administración, lo mejor es apoyarnos en algún colega, también VA, para que se encargue de estas áreas de nuestro emprendimiento.

2.- Trabajar 24/7: Una vez que la empresa arranca, nos damos cuenta de que depende solo y únicamente de la dedicación que tengamos. Sentimos que nos hacen falta más horas para poder ocuparnos de todo el trabajo que hemos asumido y entonces comenzamos a trabajar más horas de lo que lo haríamos en una oficina. Usamos nuestras horas de comida y descanso para trabajar y al final no logramos un mejor resultado, sino estar tan agotados que no podemos pensar ni ejecutar tareas de la mejor manera posible.

Es normal que esto suceda, sobre todo al principio de un emprendimiento, pero está en nosotros mismos organizar el tiempo para ser más productivos.

Te recomendamos que establezcas un horario laboral similar al que tienen las oficinas, de 7 horas. Tú decides si lo harás en las mañanas o en las tardes, pero debes comprometerte a trabajar únicamente en esas horas.

Además, mantén una agenda en donde dejes por sentadas cada una de las tareas que debas ejecutar ese día y la duración de cada una. Ajústate a esos horarios que has definido y verás cómo el tiempo te rinde y ya no trabajas horas extras.

3.- Intentar ser perfecto: De una te decimos: la perfección no existe y eso es bueno. Si retrasas la entrega de una tarea porque quieres que esté perfecta y sientes que no lo logras, solo estás frustrándote. Sí, tiene que haber unos parámetros que aseguren que un trabajo ha quedado bien hecho, pero si lo que estás buscando es perfección, te llevarás una desagradable sorpresa. Ahora, ¿por qué decimos que es bueno que no exista la perfección? Porque esa ausencia de perfección te obliga a ser cada día mejor que el anterior y a prepararte académicamente para que cada trabajo aporte algo nuevo al cliente.

Las única manera de ser mejores cada día es estudiando más, leyendo más, preguntando más. Y para esto son ideales las asociaciones de VA como la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA por sus siglas en inglés) que los agrupa, los pone en contacto unos con otros y provee herramientas y actualizaciones para ejecutar de forma más eficiente y óptima sus tareas.

4.- No usar la tecnología: Aunque el mundo analógico nos ha hecho los profesionales que somos, la tecnología nos brinda un sinfín de herramientas que optimizan nuestro trabajo. Para los VA, la tecnología es imprescindible, ya que nos permite mantenernos comunicados con nuestros clientes, compartir documentos de forma rápida, optimizar nuestro tiempo y hasta conseguir nuevos clientes por medio de canales como redes sociales o sitios webs. Sin lugar a dudas, un buen manejo de la tecnología nos aliviará el camino para ejecutar nuestras tareas de la mejor forma posible.

5.- Asumir cosas: Trabajar a distancia supone un reto muy grande ya que la comunicación no es cara a cara y no hay oportunidad de aclarar dudas de forma inmediata. Por esta razón, una comunicación clara y precisa es fundamental en toda relación asistente-cliente. Evita asumir cosas. Si no sabes algo, detén la ejecución de la tarea y pregunta.

Al comienzo de la relación, es importante tomarse unos días para definir muy bien los procesos de las tareas en conjunto con el cliente. Será un proceso un poco tedioso, pero les asegurará que haya cada vez menos errores y que cada tarea se realice con mayor rapidez y de forma más óptima hasta que ya el VA pueda ir solo.

La comunicación es la base de toda relación laboral entre clientes y VA. Procura que esa comunicación sea fluida, con canales definidos, que haya confianza y que sea oportuna.

Si deseas convertirte en VA e independizarte, pero no estás preparado aún para formar tu propia empresa, postúlate en una agencia de VA mientras llega el mejor momento para emprender.

Ciav Group es una agencia de VA que se encarga de reclutar a los mejores Asistentes de la región y los conecta con clientes de todo el mundo.

Nuestros asistentes tienen presencia en Estados Unidos y Latinoamérica, cuentan con educación universitaria y/o postgrado, son bilingües y acumulan más de cinco años de experiencia en sus áreas profesionales. Además, forman parte de nuestro sistema de educación contínua. Con nosotros, nunca dejarás de aprender cosas nuevas que te ayudarán a estar siempre actualizada y ofrecer el mejor trabajo a tus clientes.

En Ciav te ofrecemos la solidez de trabajar con una empresa experta en el área y que está comprometida con ayudarte a ser el mejor Asistente Virtual que puedas ser. Si deseas más información, no dudes en hacer click aquí y descubrir todo lo que te podemos ofrecer.

Parece que ser un Asistente Virtual conlleva más trabajo y menos libertades de las que pensaste en un inicio, pero no es así. Una vez que tengas claros todos los puntos, organices tu tiempo, busques ayuda, te apoyes en la tecnología y te mantengas en constante estudio, verás como todo forma parte de un hábito y no de una obligación.

¿Cometiste alguno de estos errores cuando iniciaste tu empresa de Asistente Virtual? ¿Como VA has necesitado contratar a otro VA para que te apoye en algunas tareas de tu propio emprendimiento?

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