“Falta de tiempo. Todos tienen exactamente el mismo número de horas al día. Ninguna otra cosa en el mundo es tan justa como la diaria asignación de tiempo. No existe algo como quedarse sin tiempo. El tiempo simplemente es (…) Entonces, si no te puedes quedar sin tiempo, ¿cuál es el problema? Las prioridades.

Sientes que te quedas sin tiempo porque te imaginaste que puedes hacer más de lo que en realidad puedes. Mucho más probable, de hecho, es el hecho de que estás gastando una inmensa cantidad de tiempo en cosas de baja prioridad y usando la falta de tiempo como una excusa para no hacer las cosas que tienen alta prioridad, pero que te asustan.

Después de todo, Jeff Bezos, OprahWinfrey y Ursula Burns han logrado hacer mucho más que cualquiera de nosotros con la misma cantidad de tiempo.

La táctica es finalmente comprometerse con aquellas cosas con alta prioridad y rehusarse a gastar tiempo en las que son de prioridad baja (¿incluyendo Instagram?)

Pero la estrategia es la parte complicada: enfrenta tus miedos y date cuenta de que puedes encontrar el tiempo para tus prioridades si no tuvieses miedo de lo que pudiese pasar”.

Este acertado análisis acerca de la falta de tiempo la escribió el experto en negocios SethGodin en su perfil de Instagram.

Cómo muchos grandes emprendedores, Godin entiende que en la correcta determinación de prioridades, está el secreto de su alta productividad. Porque al final, ¿qué significa ser productivo? No es hacer muchas cosas en un día, sino hacer lo que es fundamental para el desarrollo de tu empresa en los tiempos estipulados y de la forma más efectiva posible.

Por esto, empresarios como OprahWinfrey o ElonMusk no tienen listas de tareas por hacer con 8 ó 10 asignaciones, sino con 2 ó 3, y hasta quizás una sola tarea porque eso es lo más importante que deben culminar en el día. Es decir, su prioridad.

Nosotros, los emprendedores, podemos aprender mucho de estos emprendedores, porque al igual que nosotros, comenzaron con un sueño: crear sus propias empresas, desarrollarlas y escalarlas.

Pero bien sabemos que muchos no pasan de la primera etapa de este sueño: crear la empresa. Luego vienen los problemas, ya sean falta de dinero, de recursos o, por supuesto, de tiempo.

Y esa falta de tiempo se acentúa cuando tienes más de un cliente. Porque además de dedicar tiempo al crecimiento de tu empresa, debes cumplir con las tareas que esos clientes te han confiado y enfrentar las distintas situaciones en tu día a día de manera que no te generen estrés o malos ratos.

En este blog hemos hablado de varias técnicas de productividad que pueden ayudarte a culminar tus tareas, como la técnica del pomodoro o el uso de la técnica 80/20.

En esta oportunidad, queremos hablarte de una herramienta que tienes al alcance de tu mano, que es muy económica y que solo requiere de compromiso para que tenga el efecto deseado: el calendario.

Sí, sabemos que confías en tu memoria. Pero con tantas obligaciones más allá de tu trabajo, confiar solo en tu memoria en un error que no te puedes permitir. Y eso de anotar en papelitos por toda la casa, tampoco.

Entonces, búscate un calendario o una buena agenda y comencemos.

3 recomendaciones para usar tu calendario de forma efectiva

1.- Determina tus horas laborales:

Trabajar desde casa es todo un reto, y lo sabes. Si algo afecta de forma constante tu productividad es el hecho de no tener a alguien que vigile tu hora de llegada y tu hora de salida. Sí, al final lo que cuenta es que culmines en el tiempo programado las asignaciones que tus clientes te piden, pero no es vida que te quedes despierta hasta la madrugada para terminar esa tarea porque en el día no te dio tiempo.

Cuando dejas por escrito tu horario laboral, y haces un hábito de ese horario, tu mente y cuerpo se acostumbran a que esas son las horas de trabajo y que debes culminar tus tareas en ese espacio de tiempo.

Recuerda que además de educarte, debes educar a tus clientes. Infórmales de tu horario, para que se contacten contigo durante esas horas y así evitas responder mensajes o correos en momentos que no te convienen.

Claro que surgirán situaciones en las que debas extender tu jornada, pero tener un calendario con tu horario laboral determinado hará que estas circunstancias sean la excepción y no la regla.

2.- Determina tus bloques de trabajo con cada cliente:

Bien, ya tienes establecido cuál será tu horario de trabajo cada día. Digamos que trabajarás de 9 am a 12pm y de 3 pm a 6 pm. Ahora debes decidir qué cantidad de tiempo dedicarás a cada cliente. Por ejemplo, las asignaciones de cliente A las realizarás de 9 a 10:30 y las de cliente B de 10:30 a 12. De 3 a 4:30 te encargarás de revisión de las tareas de la mañana y el último bloque lo usarás para asuntos propios de tu emprendimiento.

¿Y de verdad esto puede funcionar? Funciona si tomamos como base lo que SethGodin dice del tiempo: establece prioridades.

Olvídate de hacer una “to do list” con más de 4 tareas por día. ¿Qué es prioridad con cada cliente y contigo misma? Cuando tengas la respuesta, ve al siguiente paso: “de estas tareas que debo sí o sí culminar hoy, ¿cuál es la prioridad?”. Y en ese orden las ubicarás en tu calendario del día de manera de ejecutar primero la prioridad y luego dedicarle tiempo a las otras tareas.

3.- Organiza tus descansos en el calendario:

Ajá, ¿pensaste que dejaríamos a tu libre albedrío los momentos de descanso? Pues no es así. En ese calendario diario deben estar incluidos los  momentos descanso que usarás para lo que sea que signifique para ti descansar: tomar un café, leer un libro, revisar internet, dar una caminata, meditar, hablar con una amiga, jugar con tus hijos, lo que sea.

Cuando sabes cuál es el momento de descansar, el trabajo fluirá sin contratiempos. Tu mente se prepara para dar el 100% de concentración porque sabe que en 20 o 25 minutos tendrá un espacio de esparcimiento. Así sea por solo 10 minutos, podrás distraerte y enfocarte en algo completamente distinto, que hará que tu cabeza no esté bajo presión y lograrás dar con soluciones más eficientes y creativas a los problemas de tus clientes.

La organización es la base del manejo efectivo del tiempo. Como dice SethGodin, tienes la misma cantidad de tiempo que cualquier otra persona en el mundo. Que te alcancen o no las horas, depende únicamente de ti. ¿Qué vas a hacer con tus 24 horas?

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