8 recomendaciones para evitar problemas con tu Asistente Virtual
En el siguiente blog te presentamos 8 recomendaciones para evitar los problemas con tu VA. En distintas ocasiones hemos hablado de las ventajas de trabajar con un Asistente Virtual: pagas por horas o por proyecto, ahorras en insumos y gastos de oficina, trabajas en colaboración con un profesional especializado que además puede estar en cualquier parte del mundo gracias a las bondades del teletrabajo, entre otras.
Y aunque pareciera que es un mundo laboral ideal, trabajar a distancia supone una serie de retos que debes afrontar. Muchas de estas situaciones incómoda, se pueden prevenir si sigues una serie de pasos básicos, pero fundamentales.
Presta atención a estas 8 recomendaciones que te traemos para evitar problemas con tu Asistente Virtual.
Evita dificultades con tu Asistente Virtual siguiendo estos pasos
1.- Fomenta la comunicación desde el primer momento:
Una buena comunicación es la clave del éxito entre un cliente y su asistente virtual. Desde el primer contacto, ya sea por medio de un sitio web de freelancers o por correo electrónico directo con el candidato, sé comunicativo en cuanto a tus objetivos, aspiraciones, necesidades y todo lo que creas que deba saber el asistente virtual. De igual manera, invítalo a que converse sobre sus expectativas y modos de trabajo. Evita guardar cualquier dato que consideres vital para que se dé una relación amable entre ambos. Aunque no estés buscando un amigo, la comunicación efectiva abre la puerta a una cordial relación de trabajo.
2.- Practica la retroalimentación:
La comunicación efectiva abre paso a una retroalimentación constructiva. En esa retroalimentación intenta abarcar temas relacionados a la realización de la tarea como tal, así como la actitud ante el trabajo. Siempre busca la crítica constructiva, de manera de que tanto la tarea como la relación salgan ganando. Ten un calendario para esta retroalimentación, para que el asistente virtual sepa en qué momentos se realizará. De igual manera, espera retroalimentación hacia ti.
3.- Da un tiempo para la capacitación del Asistente Virtual:
En tu plan de trabajo, destina una o dos semanas para acompañar al asistente en el proceso de entender la tarea para la que lo contrataste, ajustarse a las herramientas de trabajo, dar espacio al error y rectificación y comprender la cultura de tu empresa. Podría pasar que luego de este periodo aún cometa algunos errores, pero con un buen acompañamiento, estas situaciones pasarán con rapidez. Si omites la capacitación, podrías enfrentarte a errores constantes que retrasarán la entrega de las asignaciones y maltratarán la relación de trabajo.
4.- Escucha sus propuestas
Ese profesional cuyos servicios has contratado tiene una forma personal de hacer el trabajo. Y puede que sea mejor que la tuya o simplemente diferente, pero funcional. Escucha sus propuestas y si te parece que tienen sentido, permite que las ejecute a su manera. Podrías llevarte una sorpresa y descubrir una mejor manera de ejecutar tu trabajo. Si te opones de una a su forma de trabajar, encontrarás resistencia por su parte y la relación será más áspera. Ahora, si sus métodos no funcionan tan bien como esperabas, aprovecha la retroalimentación para hacérselo saber de forma amable.
5.- Deja por escrito los plazos de entrega y frecuencia de reuniones
No podemos hacer más énfasis en la importancia de hacer un contrato por escrito entre cliente y Asistente Virtual en el que se especifiquen aspectos como: duración del contrato, formas de pago, asignación de tareas, plazos de entregas, frecuencia de reuniones y cualquier otro detalle importante. En caso de no tener contrato, por lo menos envía un correo electrónico con los datos que consideres de importancia.
6.- Escoge una herramienta de comunicación:
Al momento de comenzar la relación de trabajo, llega a un acuerdo con el Asistente Virtual. ¿Qué prefieres: Comunicación por video llamadas, por mensajería instantánea, por correo electrónico, por alguna herramienta tipo Trello? Trata de escoger solo una herramienta para que los mensajes no se confundan.
7.- Conoce a tu asistente y sus limitaciones:
Si has contratado a una madre que trabaja como Asistente Virtual o a un hombre que teletrabaja en el tiempo libre luego de cumplir con su trabajo de oficina, es normal que existan ciertas limitaciones. Al momento de la entrevista con el candidato, has todas las preguntas necesarias que te den luces de la situación real de esta persona. Esto no quiere decir que debas elegir a una persona con disponibilidad exclusiva, sino que teniendo en cuenta sus limitaciones, podrás armar un plan de trabajo concreto y verdadero con el que puedas sacar el mejor provecho de ese excelente profesional que has contratado. Si asumes que ese asistente dedica el 100% de su tiempo a su emprendimiento, podrías llevarte un gran chasco.
8.- No aplaces las decisiones importantes:
Si la relación con el Asistente Virtual no ha sido del todo satisfactoria, no te sientes a gusto y no estás conforme con su trabajo lo mejor es dar por terminado el contrato laboral tan pronto como sea posible. Y quizás no es que el asistente sea “malo”, sino que simplemente no congeniaron. Aplazar una decisión como el fin de la relación laboral, puede tener como consecuencia resultados negativos en el desarrollo de tu empresa y producir altos niveles de estrés.
Recuerda que un Asistente Virtual es un emprendedor y como tal trabaja por cuenta propia. Muchas de las situaciones a las que se enfrenta son nuevas y puede cometer errores mientras va ganando más experiencia en el área.
Si deseas evitar a toda costa estos momentos incómodos, te recomendamos contratar a tu asistente a través de un Agencia de Asistentes Virtuales como CiavGroup.
En una agencia, los asistentes se rigen bajo un contrato y cualquier situación puede ser canalizada y resuelta por un superior que te asesorará en cuanto a lo que debes hacer. Esperamos que estas 8 recomendaciones te hayan sido muy útiles.
Si quieres más información de cómo contratar a un asistente a través de una agencia, no dudes en contactar a CiavGroup aquí.
